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Definition Stabs-Projektorganisation
Die Stabs-Projektorganisation ist eine Form der Matrixorganisation, in der der Projektleiter oder hier besser der Projektkoordinator direkt der Geschäftsleitung untersteht.
Daher hat er eine Stabstelle außerhalb der Linienorganisation inne. Die einzelnen Mitglieder im Team bleiben in ihren Organisationseinheiten und arbeiten nur in Teilzeit an dem Projekt mit.Der Projektleiter hat auch hier gegenüber den Teammitgliedern keine Weisungsbefugnis. Allerdings hat er sowohl gegenüber Geschäftsführer als auch gegenüber dem Projektteam Informations- und Beratungsbefugnisse. Durch seinen kurzen Kommunikationsweg zum Geschäftsführer kann er den Projektverlauf stärker beeinflussen als in einer schwachen Matrixorganisation oder Einfluss-Projektorganisation. Außerdem ist er nicht mehr Teil der Linienorganisation, sondern in Vollzeit dem Projekt zugeordnet.
Die Stabs-Projektorganisation ist typisch für Unternehmen, in denen nur wenige, dafür aber strategisch wichtige Projekte durchgeführt werden. Außerdem bietet sie sich bei kleineren und mittleren Projekten an. Da die Mitglieder der Projektteams jedoch zusätzlich noch ihre Aufgaben in der Linienorganisation ausüben und dem Projekt nur in Teilzeit zur Verfügung stehen, ist diese Vorgehensweise für größere Projekte nicht geeignet.
Vorteile einer Stabs-Projektorganisation
Der Vorteil dieser Organisationsform liegt im geringen Aufwand beim Einrichten im Vergleich zum Wechsel zu einer reinen Projektorganisation sowie der leichteren Implementierung von Projekten. Da die Mitarbeiter weiterhin in ihrem Aufgabenbereich tätig sind, fallen keine strukturellen Maßnahmen an. Das Tagesgeschäft kann parallel weiterlaufen.Hierin liegt jedoch auch die Möglichkeit, dass es beim Projektteam zu Konflikten zwischen der Linien- und der Projekttätigkeit kommt. Dadurch können Projektaufgaben verspätet abgeschlossen oder Mitglieder kurzfristig aus dem Projekt abgezogen werden.
Stabs-Projektorganisation – Umfangs- und Änderungsmanagement
Eine Stabs-Projektorganisation ist im Projektmanagement dem Umfangs- und Änderungsmanagement zuzuordnen. In dieser Aufgabengruppe geht es darum, für alle im Projekt getroffenen Annahmen und Festlegungen einen strukturierten Prozess für deren Änderung zu etablieren. Typische Sachverhalte über deren Änderung gemäß eines strukturierten Prozess entschieden werden sind Budgets, Zeitpläne und Produkt- bzw. Ergebniseigenschaften. Strukturierte Änderung bedeutet, dass die Änderung auf einem hierfür vorgeschriebenen Weg und in einem definierten Format beantragt wird. Es ist festgelegt, wer über eine Änderung entscheiden darf und wer anschließend davon in Kenntnis zu setzen ist. Alle Änderungen werden typischerweise protokolliert und archiviert. Das Umfangs- und Änderungsmanagement ist eine zentrale Aufgabengruppe im Projektmanagement. Wesentliche inhaltliche Schnittstellen bestehen zu den Aufgabengruppen Zeitmanagement, Budget-/Kostenmanagement, Produkt-/Qualitätsmanagement und Ziel-/Scopemanagement. Das Umfangs- und Änderungsmanagement ist gleichermaßen für klassische wie auch für agile Projekte relevant. In der agilen Welt wird es typischerweise in Bezug auf konkreter Aufgaben im jeweiligen Sprint angewendet. Bei klassischen Projekten ist es deutlich weiter gefasst, da hier alle zentralen Aufgabengruppen, wie Risikomanagement, Budget-/Kostenmanagement und Zeitmanagement Berücksichtigung finden.
Eine Stabs-Projektorganisation ist ein häufig anzutreffender Aspekt. Die Kenntnis ist empfehlenswert. Dieses Glossar erklärt noch weitere Aspekte des Umfangs- und Änderungsmanagements. Diese sind:
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