Einführung einer agilen Organisation

Wie führen Sie die agile Organisation idealerweise ein?

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Da es sich bei der Reorganisation eines Unternehmens hin zur einer agilen Struktur um ein Projekt handelt, durchlaufen Sie quasi einen gewöhnlichen Projektablauf. Dabei sind die Ansätze des klassischen Projektmanagements zu empfehlen. Der Faktor Planbarkeit spricht dafür, aber auch ganz einfach der Typ der Aufgabe „Reorganisation“. Denn eine agile Organisation – als spätere Grundlage für alles – muss einmal aufgestellt werden und dann funktionieren. Man kann sie nicht, wie es im agilen Projektmanagement der Fall wäre, in einzelne Inkremente zerlegen und in kurzen Sprints dynamisch umsetzen. Würde das Unternehmen mehr als ein halbes Jahr immer weiter an seiner Organisation feilen, gäbe es ein Chaos. Erst wenn die agile Organisation einen soliden Reifegrad erreicht hat, ist eine evolutorische Weiterentwicklung möglich und sinnvoll.

Was sind die vier Phasen der Einführung einer agilen Organisation?

Initialisierungsphase

Sie beginnen mit einer stark planungsgeprägten Initialisierungsphase. In dieser ersten Phase geht es darum, die Ziele und Rahmenbedingungen für das Projekt „Einführung der agilen Organisation“ zu erarbeiten. Sie definieren die Eckpfeiler des Projekts, auf denen es nachher verbindlich aufbaut, schätzen die benötigten Ressourcen und gegebenenfalls das benötigte Budget, führen eine Risikoplanung durch und fassen sämtliche Kalkulationen und Informationen im sogenannten Projektaufsatz zusammen. Danach legen Sie diesen konkreten Vorgehensvorschlag dem Lenkungsausschuss als Entscheidungsgremium vor und lassen sich Ihr Projekt freigeben.

Ist-Analyse

Die zweite Phase ist die Ist-Analyse. Der Projektaufsatz wurde zu diesem Zeitpunkt bereits freigegeben und das Projekt durfte offiziell starten. Jetzt ist es die Aufgabe, die aktuelle organisatorische Situation im Unternehmen transparent zu analysieren. Hierbei geht es nicht nur darum, die originäre Linienorganisation auf einem Blatt Papier aufzuzeichnen, sondern es sind auch die bis dato etablierten wesentlichen Prozesse, Technologien sowie Verantwortlichkeiten untereinander festzuhalten. An dieser Stelle ist Fokus entscheidend. Analysieren Sie nur die Aspekte, die Sie für die spätere Reorganisation benötigen.

Konzeption

Mit diesen Ergebnissen in der Hinterhand, können Sie in die dritte Phase und somit in die konkrete Konzeption der agilen Organisation einsteigen. Das Ergebnis soll eine optimal funktionierende, dynamische Unternehmensstruktur sein. Diese Struktur wird durch das Organigramm der agilen Organisation sowie ihre Berichtswege und zusätzliche Regeln der Zusammenarbeit dargestellt. Achten Sie bei der Konzeption der Organisation auf die konsequente Anwendung der drei Designprinzipien einer agilen Organisation.

Umsetzungsphase

In der Umsetzungsphase, der vierten und letzten Phase, machen Sie aus den Planungen Realität. Die agile Organisation entsteht. Zwischen den einzelnen Phasen rückt der Lenkungsausschuss übrigens mehrfach in den Mittelpunkt. Denn er nimmt die jeweiligen Phasenergebnisse ab und sorgt so für einen glatten und deutlichen Phasenübergang. Auch aus diesem Grund sollten die Phasenergebnisse so konkret und detailliert wie möglich ausgearbeitet werden. Das verhindert auch ein „Zurück an den Anfang“, das insbesondere im klassischen Projektmanagement nicht vorkommen sollte.

Was sind die wesentlichen Instrumente und Ergebnisse im Projektverlauf?

  • WirtschaftlichkeitsberechnungAgile Organisationen müssen sich rechnen. Wenn Sie in der Initialisierungsphase herausfinden, dass sie sich bei Ihnen nicht rechnen wird, ist der Plan bereits ad acta zu legen.

  • Gremienaufstellung – Für die Entscheidungen bezüglich der Reorganisation sind klare Verantwortlichkeiten festzulegen und somit Gremien zu bilden, die zu weitreichenden Entscheidungen berechtigt sind.

  • Risikokenntnis – Eine agile Organisation einzuführen, ohne sich vorab über die Risiken Gedanken gemacht zu haben, ist hochriskant.*

  • Klare Konzeption und Kommunikation – Bevor auch nur die erste Einheit gebildet wird, hat eine klare Konzeption vorzuliegen. Sie umfasst das Organigramm, die Regeln innerhalb der agilen Organisation sowie eine Produktverteilung auf die einzelnen Organisationseinheiten. Sämtliche betroffenen Mitarbeiter sind über das Vorhaben zu unterrichten. Insbesondere dazu, was in der Übergangsphase passiert, wenn die einen Bereiche schon agil sind und die anderen noch nicht.

  • Regelwerk – Im Zuge des Regelwerks ist zu überlegen, ob ein oder mehrere Mitarbeiter die Rolle des Methodenexperten übernehmen und die Regeln zu den Einheiten transportieren sowie dabei helfen, diese umzusetzen.

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