Ablauf und Themengebiete des Projektmanagements

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Wie sieht der zeitliche Ablauf eines Projektes aus?

Je nach Aufgabenstellung und verwendeter Methodik läuft ein Projekt unterschiedlich ab. Stark vereinfacht geht es jedoch immer darum vordefinierte Managementaufgaben (z.B. Budgetmanagement, Risikomanagement) zu bearbeiten. Ebenso wie die prinzipiell zu bearbeitenden Aufgaben festgelegt sind, gibt es eine zunehmende Konkretisierung im Zeitverlauf eines Projektes.

Weitere Informationen zum Ablauf eines beispielhaften IT-Projektes finden Sie zum Beispiel hier. Ein Projekt beginnt mit der Initialisierung. In dieser Phase findet die Planung der Projektziele, Aufgaben und Ergebnisse, des Zeitaufwands und der Meilensteine, des Budgets und der Ressourcen sowie der Verantwortlichkeiten, der Gremien und der globalen Risiken statt. Danach folgt eine ausgeprägte Analyse des Ist-Zustandes. Denn bevor die Umsetzung startet, müssen die wesentlichen gegebenen Aspekte für die Projektdurchführung bekannt sein. Hier geht es zum Beispiel um zentrale Technologien des Unternehmens und die Mitarbeiter.

Mit Abschluss der Planung geht das Projekt in die Konzeptionsphase. Das heißt, der Projektmanager entwirft im Austausch mit allen Beteiligten und Stakeholdern einen Lösungsvorschlag sowie ein zugehöriges Maßnahmenprogramm. Die Ergebnisse aus der Ist-Zustand-Analyse werden in einen Soll-Zustand übertragen. Sofern das Projekt größer ist, empfiehlt es sich, eine Grobkonzeption durchzuführen und erst dann in die Feinheiten einzusteigen. Bei kleinen Projekten kann direkt eine Gesamtkonzeption erfolgen. Mit Abschluss der Konzeption geht das Projekt in die Umsetzung. Hierbei überwacht der Projektmanager den Fortschritt und reportet an die Außenstehenden. Außerdem muss er gegensteuern, wenn sich herausstellt, dass eine Sache aus dem Konzept nicht aufgeht.

Ist die Umsetzung abgeschlossen, ist zu prüfen, ob die Ziele gemäß Phase eins erreicht wurden und ob das Projekt erfolgreich war. Ob es bis hierhin länger gedauert hat oder nicht, hängt ganz von der Größe des Projektes und von der Anzahl an beteiligten Mitarbeitern ab. Außerdem davon, ob in der Initialisierungs- und Konzeptionsphase sauber gearbeitet wurde und bei der Umsetzung keine Schwierigkeiten auftraten, die ausgebessert werden mussten.

In agilen Projekten werden die Phasen der Konzeption und Umsetzung mehrfach, teilweise zigfach, durchlaufen. Im agilen Projektmanagement werden im Rahmen der Initialisierung nur die wesentlichen Rahmenbedingungen und Eckpfeiler definiert. Dazu gehören z.B. das insgesamt zur Verfügung stehende Budget und die Stufen, in denen der Reifegrad des zu entwickelnden Produkts (allgemein: des Projektergebnisses) erhöht wird.

Die bedeutendsten Themengebiete des Projektmanagements

Das Projektmanagement umfasst einen Querschnitt diverser verschiedener Themengebiete eines jeden Unternehmens. Je nach Branche und Projektart werden den resultierenden Themengebieten innerhalb der Projekte unterschiedlich hohe Prioritäten zugewiesen. Neben dem allgemeinen Projektablauf treten folgende Themen häufig im Projektmanagement auf:

  • Planung – Neben Überwachung und Steuerung fällt die Projektplanung in den Aufgabenbereich des Projektmanagers.
    Hierunter versteht man unter anderem: Planung des Leistungsumfangs, Kosten- und Finanzierungsplanung, Terminplanung und die Ressourcenplanung
  • Controlling – Überwachung und Steuerung gelten als Erfolgsmaßnahmen im Projekt. Eine kontinuierliche Leistungsbewertung, die Schätzung künftiger Prognosen und die Entscheidung über Steuermaßnahmen sind essentiell. Gemeinsam mit seinem Team liegt es am Projektmanager, diese Maßnahmen entsprechend umzusetzen und die nötigen Skills anzuwenden.
  • Projektabschluss – Projektabschlussbericht, die Abnahme durch den Auftraggeber, das Auflösen des Projektteams und eine zuverlässige Nachkalkulation stehen am Ende eines Projekts im Vordergrund der Aktivitäten
  • Information und Kommunikation – diese Bestandteile sind essentiell im Projektmanagement und beeinflussen deutlich den jeweiligen Zielerreichungsgrad. Durch verschiedene Maßnahmen wird im Projekt ein Kommunikations- und Informationsfluss gewährleistet
  • Risikomanagement – Identifizierung, Analyse und Steuerung bei eintretenden oder bevorstehenden Projektrisiken ist Aufgabe des Projektleiters. Diesem gilt es, die Risiken zu kategorisieren und entsprechende Reaktionen bzw. Gegenmaßnahmen einzuleiten
  • Qualitätsmanagement – diese Managementdisziplin ist dem jeweiligen Projektmanagement übergeordnet und regelt Qualitätsstandards und Rahmenbedingungen des gesamten Unternehmens. So ist festzuhalten, dass ein internes Qualitätsmanagement den Erfolg steigern kann und das Gesamt-Qualitätsmanagement des Unternehmens eine Kontrollinstanz darstellt
  • Soft-Skills – während der Durchführung eines Projekts sind verschiedene Fähigkeiten und Kenntnisse des Verantwortlichen von Nöten. Neben detaillierten Management-Kenntnissen sind die sozialen und menschlichen Aspekte wie Führungskompetenz, Konfliktlösungsfähigkeit oder Stressbewältigung keinesfalls zu vernachlässigen

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