Dokumentenflussdiagramm – Digitale und papierhafte Dokumente in Prozessen
Dokumentenflussdiagramm – Definition
Das Dokumentenflussdiagramm zeigt den Fluss von papierhaften und elektronischen Dokumenten zwischen den verschiedenen Einheiten eines Unternehmens. Diese Flussdiagramme sind ein effizientes Mittel, um verschiedene Arbeitsabläufe innerhalb einer Organisation nachzuvollziehen, zu analysieren, zu verbessern sowie zu dokumentieren. Die Besonderheit bei Dokumentenflussdiagrammen im Vergleich zu anderen Flussdiagrammarten ist; sie werden von links nach rechts gelesen, da sie den Fluss von Dokumenten über verschiedene Geschäftseinheiten hinaus veranschaulichen. Nutzer können ein Dokumentenflussdiagramm erstellen, indem sie das Diagramm zunächst in Spalten und Abteilungen unterteilen, die innerhalb einer Organisation tätig sind. Im Vergleich zu anderen Flussdiagrammarten vereinfacht ein Dokumentenflussdiagramm die Darstellung für Mitarbeiter und Manager, die genaue Position der Dokumente innerhalb einer Organisation zu erkennen. Unternehmen können Dokumentenflussdiagramme verwenden, um die Geschäftsleitung über die wesentlichen Dokumentenflüsse und Dokumentenkontrollpunkte zu informieren. Dokumentenflussdiagramme sind stets unabhängig von Annahmen und Prognosen. Diese Hilfsmittel bieten auch einen klaren Überblick über die Geschäftsprozesse und unterstützen ein Unternehmen dabei, seine Prozessziele zu erreichen.
Ein Dokumentenflussdiagramm (englisch: document flow chart) ist eine spezifische Ausprägung des Flussdiagramms. Flussdiagramme sind wiederum eine spezifische Ausprägung des Ablaufdiagramms, das ohne Normierung (z.B. in Bezug auf die Art der Symbole) allgemein zur Darstellung von Prozessen, Algorithmen, Entscheidungen etc. dient. Auf dieser Website ist die Gratis-App IQProcess ohne Barriere verfügbar, mit der Dokumentenflussdiagramme, Datenflussdiagramme, Flussdiagramme und ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) stringent modelliert werden können.
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Elemente eines Dokumentenflussdiagramms
Bestimmte Elemente werden verwendet, um ein Dokumentenflussdiagramm erfolgreich zu erstellen. Die Beschreibung von den Elementen wird im Folgenden und eine Darstellung von Symbolen werden zum Ende des Kapitels vorgenommen .
1. Grenzstelle
Ein Grenzstelle kann als der Anfang oder das Ende eines Geschäftsprozesses sein. Die Stelle wird durch ein rundes Rechteck dargestellt.
2. Aktivität
Eine Aktivität wird dargestellt als ein Rechtecks mit runden Ecken. Wie der Name vermuten lässt, sind die Aktivitäten die Aufgaben, die von dem jeweiligen Verantwortlichen ausgeführt werden. Es gibt drei Arten von Aktivitäten: Die Arten sind Tasks, Subprozesse, und Aufrufaktivitäten. Eine Aktivität kann zusätzlich ein Piktogramm (z.B. Nachricht, Signal) enthalten, das in dem Hauptsymbol (dem Rechteck der Aktivität) dargestellt wird. Die Darstellung einer Aktivität wird am Ende dieses Kapitels vorgenommen. Beispiele für gängige Aktivitäten sind „Gerät einschalten“ oder „Anmeldung durchführen“.
3. Entscheidung
Eine Entscheidung stellt einen Punkt in dem Diagramm dar, an dem genau eine oder mehrere interne oder externe Entscheidungen getroffen werden. Dieses Element besteht aus einer Verzweigung und wird als Diamant gezeichnet.
4. Fluss
Der Fluss (Datenfluss) zeigt die Übertragung von Informationen (manchmal auch Materialien) von einem Element des Systems zu einem anderen. Das Symbol des Flusses ist eine Pfeillinie. Flüsse verbinden Prozesse, Datenspeicher und Terminatoren miteinander. Beispielsweise kann ein Datenfluss Prozesse wie Rechnungsstellung oder Eingabe von Anmeldedaten sein.
5. Datenspeicher
Ein Datenspeicher bietet Aktivitäten die Möglichkeit, Informationen außerhalb des Geschäftsprozesses dauerhaft zu speichern oder zu aktualisieren. Ein Datenspeicher kann z.B. ein Cloud-System sein. Ein Zylinder-Symbol stellt einen Datenspeicher dar.
6. Dokument
Die Aktivitäten eines Geschäftsprozesses benötigen häufig eine Inputdatei als Information oder die Aktivitäten produzieren wichtige Informationen als Output, der zu für weitere Prozessschritte benötigt wird. Solche Input/Output-Vorgänge werden mit den jeweiligen Aktivitäten verknüpft, um den Informationsfluss nachvollziehbar zu visualisieren.
7. Swimlane
Eine Swimlane wird zur Unterteilung der Flussobjekte nach Verantwortlichkeiten genutzt. Die Swimlanes stellen die verantwortlichen Teilnehmer bzw. Organisationseinheiten dar. Diese unterteilten Bahnen als Element können beispielsweise eine ganze Abteilung oder einen Geschäftsbereich darstellen, z.B. den Vertrieb oder die Produktion. Auch verschiedene Teilnehmer, wie ein Verkäufer, ein Angestellter oder ein Geschäftsführer können mit Hilfe der Lanes repräsentiert werden.
Leitfaden zur Erstellung eines Dokumentenflussdiagramms
Mit dem folgenden Leitfaden kannst du dein Dokumentenflussdiagramm einfach erstellen. Folge dazu den angegebenen Schritten. Zusätzlich wird jeder Schritt anhand eines Beispiels erläutert.
1. Zuerst wird das Problem identifiziert. Welcher Prozess soll modelliert werden?
In diesem Beispiel gehen wir von einem Dokumentenmanagementprozess aus.
2. Im nächsten Schritt erstellst du eine vollständige Liste aller möglichen Aktivitäten und Swimlanes
Hier wird noch keine Reihenfolge von den Elementen eingeführt.
Aktivität | Swimlane |
---|---|
Archivieren | Geschäftsführer |
Ausführen | Manager |
Freigeben | Verwaltungsstelle |
Entwurf erstellen | Abteilung |
Überprüfen | |
Gegenzeichnen | |
Zulassen | |
Unterschreiben und ausstellen | |
3. Du ordnest die Aktivitäten den Swimlanes zu
Hier legst du fest, welche Organisationseinheit oder welche Person (Swimlane) für welche Aktivitäten verantwortlich ist.
Geschäftsführer | Manager | Verwaltungsstelle | Abteilung |
---|---|---|---|
Unterschreiben und ausstellen | Zulassen | Entwurf erstellen | Ausführen |
Überprüfen | Gegenzeichen | ||
Freigeben | |||
Archivieren |
4. Im nächsten Schritt legst du Anfang und Ende deines Prozesses fest
Gemäß Definition müssen der Anfang und das Ende ein Terminator-Symbol (externe Entität) sein.
Anfang | Ende |
---|---|
Entwurf erstellen | Archivieren |
5. Du verknüpfst neben Anfang und Ende weitere Elemente mit zugehörigen Elementen
Hier werden die Elemente Datenelement und Entscheidung ausgewählt und mit den zugehörigen Aktivitäten verknüpft.
Weitere Elemente | Verbundene Element(e) |
---|---|
Datenelement – Entwurf Anforderung | Entwurf erstellen |
Entscheidung – Ist eine Gegenzeichnung erforderlich? | Zwischen „Entwurf erstellen“ und „Überprüfen/Gegenzeichen“ |
6. Lege die Reihenfolge der Aktivitäten, Swimlanes und weitere Elemente fest
Aktivität | Swimlane | Weitere Elemente |
---|---|---|
Entwurf erstellen | Verwaltungsstelle | Datenelement – Entwurf Anforderung |
Entscheidung – Ist eine Gegenzeichnung erforderlich? | ||
Überprüfen | Verwaltungsstelle | |
Gegenzeichnen | Abteilung | |
Zulassen | Manager | |
Unterschreiben und ausstellen | Geschäftsführer | |
Verwaltungsstelle | ||
Freigeben | Verwaltungsstelle | |
Ausführen | Abteilung | |
Archivieren | Verwaltungsstelle |
7. Du öffnest IQProcess
Die Software IQProcess zur Erstellung von Flussdiagrammen findest du hier: https://project-base.org/iqprocess. Es ist keine Anmeldung oder Registrierung erforderlich. Das folgende Bild zeigt den Arbeitsbereich von IQProcess:

8. Erstelle alle Symbole für die benötigten Grenzstellen, Aktivitäten, Swimlanes und weitere relevante Elemente
Hier sind zusätzlich zu allen Elementen die Symbole für die Grenzstellen zu erstellen.
9. Ordne deinem Dokumentenflussdiagramm alle Elemente zu
Du hast jetzt alle Symbole auf deiner Arbeitsfläche zur Verfügung. Du kannst dein Dokumentflussdiagramm erstellen, indem du die Elemente in der richtigen Reihenfolge verbindest. Die folgende Abbildung veranschaulicht diesen Schritt:
Du kannst den obigen Entwurf hier herunterladen, um in der App hochzuladen und weiter zu arbeiten
Vor- und Nachteile eines Dokumentflussdiagramms
Vorteile
Nachteile
Dokumentenflussdiagramm – Test und Testverfahren
Es existieren bisher keine spezifischen Testverfahren für Dokumentenflussdiagramme. Die Überprüfung kann jedoch gut durch bestehende quantitative und qualitative Methoden erfolgen:
Dokumentenflussdiagramm – ein Beispiel
Als weiteres Beispiel für das Dokumentenflussdiagramm wird der Prozess der Bedarfsabfrage bis zur Auftragserstellung betrachtet. Der Prozess fängt mit der Erkennung des Bedarfs an und endet mit der Vorbereitung des Auftrags.
Nachdem der Bedarf durch den Versender erkannt bzw. konkretisiert wurde, wird die Bedarfsabfrage vorbereitet. Im Anschluss ist das Symbol einer Entscheidung in der Abbildung dargestellt. Um die Entscheidung zu treffen, ist eine Überprüfung der Bedarfsabfrage notwendig. Wenn die Überprüfung erfolgt ist, dann ist der nächste Schritt somit die Auswertung der Anfrage. Der Folgeschritt ist wiederum ein Entscheidungsbaum, ob die Bedarfsabfrage durchgeführt werden soll. Nach der Genehmigung wird das Preisangebot geprüft. Nach eingehender Prüfung ist zu entscheiden, ob das vorliegende Angebot angenommen wird. Im weiteren Schritt wird das Angebot überarbeitet und erneut geprüft. Das Angebot wird schließlich angenommen und ein Auftrag für dasselbige vorbereitet.
Du kannst den obigen Entwurf hier herunterladen, um in dem App hochzuladen und weiter zu arbeiten
Du braucht weitere Informationen und ein vollwertiges Tool für deine Arbeit mit deinen Flussdiagrammen? Unser Leitfaden hilft dir weiter: Flussdiagramme online erstellen.