Dokumentenflussdiagramm – Digitale und papierhafte Dokumente in Prozessen

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Dokumentenflussdiagramm – Definition

Das Dokumentenflussdiagramm zeigt den Fluss von papierhaften und elektronischen Dokumenten zwischen den verschiedenen Einheiten eines Unternehmens. Diese Flussdiagramme sind ein effizientes Mittel, um verschiedene Arbeitsabläufe innerhalb einer Organisation nachzuvollziehen, zu analysieren, zu verbessern sowie zu dokumentieren. Die Besonderheit bei Dokumentenflussdiagrammen im Vergleich zu anderen Flussdiagrammarten ist; sie werden von links nach rechts gelesen, da sie den Fluss von Dokumenten über verschiedene Geschäftseinheiten hinaus veranschaulichen. Nutzer können ein Dokumentenflussdiagramm erstellen, indem sie das Diagramm zunächst in Spalten und Abteilungen unterteilen, die innerhalb einer Organisation tätig sind. Im Vergleich zu anderen Flussdiagrammarten vereinfacht ein Dokumentenflussdiagramm die Darstellung für Mitarbeiter und Manager, die genaue Position der Dokumente innerhalb einer Organisation zu erkennen. Unternehmen können Dokumentenflussdiagramme verwenden, um die Geschäftsleitung über die wesentlichen Dokumentenflüsse und Dokumentenkontrollpunkte zu informieren. Dokumentenflussdiagramme sind stets unabhängig von Annahmen und Prognosen. Diese Hilfsmittel bieten auch einen klaren Überblick über die Geschäftsprozesse und unterstützen ein Unternehmen dabei, seine Prozessziele zu erreichen.

Ein Dokumentenflussdiagramm (englisch: document flow chart) ist eine spezifische Ausprägung des FlussdiagrammsFlussdiagramme sind wiederum eine spezifische Ausprägung des Ablaufdiagramms, das ohne Normierung (z.B. in Bezug auf die Art der Symbole) allgemein zur Darstellung von Prozessen, Algorithmen, Entscheidungen etc. dient. Auf dieser Website ist die Gratis-App IQProcess ohne Barriere verfügbar, mit der Dokumentenflussdiagramme, Datenflussdiagramme, Flussdiagramme und ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) stringent modelliert werden können.

Elemente eines Dokumentenflussdiagramms

Bestimmte Elemente werden verwendet, um ein Dokumentenflussdiagramm erfolgreich zu erstellen. Die Beschreibung von den Elementen wird im Folgenden und eine Darstellung von Symbolen werden zum Ende des Kapitels vorgenommen .

1. Grenzstelle

Ein Grenzstelle kann als der Anfang oder das Ende eines Geschäftsprozesses sein. Die Stelle wird durch ein rundes Rechteck dargestellt.

2. Aktivität

Eine Aktivität wird dargestellt als ein Rechtecks mit runden Ecken. Wie der Name vermuten lässt, sind die Aktivitäten die Aufgaben, die von dem jeweiligen Verantwortlichen ausgeführt werden. Es gibt drei Arten von Aktivitäten: Die Arten sind Tasks, Subprozesse, und Aufrufaktivitäten. Eine Aktivität kann zusätzlich ein Piktogramm (z.B. Nachricht, Signal) enthalten, das in dem Hauptsymbol (dem Rechteck der Aktivität) dargestellt wird. Die Darstellung einer Aktivität wird am Ende dieses Kapitels vorgenommen. Beispiele für gängige Aktivitäten sind „Gerät einschalten“ oder „Anmeldung durchführen“.

3. Entscheidung

Eine Entscheidung stellt einen Punkt in dem Diagramm dar, an dem genau eine oder mehrere interne oder externe Entscheidungen getroffen werden. Dieses Element besteht aus einer Verzweigung und wird als Diamant gezeichnet.

4. Fluss

Der Fluss (Datenfluss) zeigt die Übertragung von Informationen (manchmal auch Materialien) von einem Element des Systems zu einem anderen. Das Symbol des Flusses ist eine Pfeillinie. Flüsse verbinden Prozesse, Datenspeicher und Terminatoren miteinander. Beispielsweise kann ein Datenfluss Prozesse wie Rechnungsstellung oder Eingabe von Anmeldedaten sein.

5. Datenspeicher

Ein Datenspeicher bietet Aktivitäten die Möglichkeit, Informationen außerhalb des Geschäftsprozesses dauerhaft zu speichern oder zu aktualisieren. Ein Datenspeicher kann z.B. ein Cloud-System sein. Ein Zylinder-Symbol stellt einen Datenspeicher dar.

6. Dokument

Die Aktivitäten eines Geschäftsprozesses benötigen häufig eine Inputdatei als Information oder die Aktivitäten produzieren wichtige Informationen als Output, der zu für weitere Prozessschritte benötigt wird. Solche Input/Output-Vorgänge werden mit den jeweiligen Aktivitäten verknüpft, um den Informationsfluss nachvollziehbar zu visualisieren.

7. Swimlane

Eine Swimlane wird zur Unterteilung der Flussobjekte nach Verantwortlichkeiten genutzt. Die Swimlanes stellen die verantwortlichen Teilnehmer bzw. Organisationseinheiten dar. Diese unterteilten Bahnen als Element können beispielsweise eine ganze Abteilung oder einen Geschäftsbereich darstellen, z.B. den Vertrieb oder die Produktion. Auch verschiedene Teilnehmer, wie ein Verkäufer, ein Angestellter oder ein Geschäftsführer können mit Hilfe der Lanes repräsentiert werden.

Dokumentenflussdiagramm-Elemente

Leitfaden zur Erstellung eines Dokumentenflussdiagramms

Mit dem folgenden Leitfaden kannst du dein Dokumentenflussdiagramm einfach erstellen. Folge dazu den angegebenen Schritten. Zusätzlich wird jeder Schritt anhand eines Beispiels erläutert.

1. Zuerst wird das Problem identifiziert. Welcher Prozess soll modelliert werden?

In diesem Beispiel gehen wir von einem Dokumentenmanagementprozess aus.

2. Im nächsten Schritt erstellst du eine vollständige Liste aller möglichen Aktivitäten und Swimlanes

Hier wird noch keine Reihenfolge von den Elementen eingeführt.

Aktivität Swimlane
Archivieren Geschäftsführer
Ausführen Manager
Freigeben Verwaltungsstelle
Entwurf erstellen Abteilung
Überprüfung
Gegenzeichnung
Zulassung
Unterschreiben und ausstellen
Drücken

3. Du ordnest die Aktivitäten den Swimlanes zu

Hier legst du fest, welche Organisationseinheit oder welche Person (Swimlane) für welche Aktivitäten verantwortlich ist.

Geschäftsführer Manager Verwaltungsstelle Abteilung
Unterschreiben und ausstellen Zulassung Entwurf erstellen Ausführen
Überprüfung Gegenzeichnung
Drücken
Freigeben
Archivieren

4. Im nächsten Schritt legst du Anfang und Ende deines Prozesses fest

Gemäß Definition müssen der Anfang und das Ende ein Terminator-Symbol (externe Entität) sein.

Anfang Ende
Entwurf erstellen Archivieren

5. Du verknüpfst neben Anfang und Ende weitere Elemente mit zugehörigen Elementen

Hier werden die Elemente Datenelement und Entscheidung ausgewählt und mit den zugehörigen Aktivitäten verknüpft.

Weitere Elemente Verbundene Element(e)
Datenelement – Entwurf Anforderung Entwurf erstellen
Entscheidung – Ist eine Gegenzeichnung erforderlich? Zwischen „Entwurf erstellen“ und „Überprüfung/Gegenzeichnung“

6. Lege die Reihenfolge der Aktivitäten, Swimlanes und weitere Elemente fest

Aktivität Swimlane Weitere Elemente
Entwurf erstellen Verwaltungsstelle Datenelement – Entwurf Anforderung
Entscheidung – Ist eine Gegenzeichnung erforderlich?
Überprüfung Verwaltungsstelle
Gegenzeichnung Abteilung
Zulassung Manager
Unterschreiben und ausstellen Geschäftsführer
Drücken Verwaltungsstelle
Freigeben Verwaltungsstelle
Ausführen Abteilung
Archivieren Verwaltungsstelle

7. Du öffnest IQProcess

Die Software IQProcess zur Erstellung von Flussdiagrammen findest du hier: https://project-base.org/iqprocess. Es ist keine Anmeldung oder Registrierung erforderlich. Das folgende Bild zeigt den Arbeitsbereich von IQProcess:

IQProcess-Leitfaden-1

8. Erstelle alle Symbole für die benötigten Grenzstellen, Aktivitäten, Swimlanes und weitere relevante Elemente

Hier sind zusätzlich zu allen Elementen die Symbole für die Grenzstellen zu erstellen.

Dokumentenflussdiagramm-Leitfaden-4

9. Ordne deinem Dokumentenflussdiagramm alle Elemente zu

Du hast jetzt alle Symbole auf deiner Arbeitsfläche zur Verfügung. Du kannst dein Dokumentflussdiagramm erstellen, indem du die Elemente in der richtigen Reihenfolge verbindest. Die folgende Abbildung veranschaulicht diesen Schritt:

Dokumentenflussdiagramm-Leitfaden-5

Du kannst den obigen Entwurf hier herunterladen, um in dem App hochzuladen und weiter zu arbeiten

Vor- und Nachteile eines Dokumentflussdiagramms

Vorteile

  • Die Dokumentflussdiagramme sind einfach und klar zu verstehen. Daher können sie auch von Mitarbeitern ohne technische Kompetenzen leicht gelesen und nachvollzogen werden.

  • Diese Art von Flussdiagramm kann die Aktivitäten verschiedener Akteure präsentieren bzw. zusammenfassen.

  • Es ist eine transparente und konkrete Art und Weise, den Dokumentationsprozess zu veranschaulichen.

Nachteile

  • Änderungen können bei der Verwendung von Flussdiagrammen viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies liegt daran, wenn ein Prozess geändert werden muss, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit das Flussdiagramm in weiten Teilen bzw. gesamthaft anzupassen.

  • Wenn ein Prozess relativ komplex ist, kann ein Prozessablaufdiagramm unübersichtlich und schwerfällig aussehen. Das macht es für das Management schwer nachvollziehbar und ist damit weniger geeignet für eine schnelle Übersicht aus Managementperspektive.

Dokumentenflussdiagramm – Test und Testverfahren

Es existieren bisher keine spezifischen Testverfahren für Dokumentenflussdiagramme. Die Überprüfung kann jedoch gut durch bestehende quantitative und qualitative Methoden erfolgen:

  • Eine qualitative Betrachtung ist z.B. durch ein Experten-Review möglich. Gemeinsame Diskussionen über die Prozesse und mögliche Anknüpfungspunkte bieten eine gute Möglichkeit, den Prozess auf „Papierebene“ zu validieren und zu testen. Ein Test des Prozesses nach dem „trial-and-error-Prinzip“ ist in vielen Fällen ein gangbarer Weg.
  • Eine weitere qualitative Methode besteht in der Anwendung der Fragetechnik. Stelle dir Fragen, wie beispielsweise: Folgt immer Schritt B nach Schritt A? Beschreibt mein Prozess den gegenständlichen Sachverhalt vollständig? Gibt es weitere Fallunterscheidungen? Ist die Prozessdarstellung für außenstehende Dritte nachvollziehbar? In diesem Zusammenhang können die 5Ws (Was?, Wer?, Wann?, Wie? Warum?) gut angewendet werden, um sowohl Vollständigkeit als auch Aussagekraft zu testen. Sind die 5Ws ausführlich beantwortet, ist in der Regel die Vollständigkeit auf einem hohen Niveau gegeben. Sind die jeweiligen Aspekte klar und für einen Außenstehenden verständlich dargestellt, ist dein Dokumentenflussdiagramm zudem aussagekräftig.
  • Quantitativ lassen sich viele Prozesse durch die Aussagen- bzw. Prädikatenlogik überprüfen. Hierbei werden Aussagen getroffen, die entweder wahr oder falsch sein können und anhand der inhaltlichen Verbindungen zueinander überprüft werden.

Dokumentenflussdiagramm – ein Beispiel

Als weiteres Beispiel für das Dokumentenflussdiagramm wird der Prozess der Bedarfsabfrage bis zur Auftragserstellung betrachtet. Der Prozess fängt mit der Erkennung des Bedarfs an und endet mit der Vorbereitung des Auftrags.

Nachdem der Bedarf durch den Versender erkannt bzw. konkretisiert wurde, wird die Bedarfsabfrage vorbereitet. Im Anschluss ist das Symbol einer Entscheidung in der Abbildung dargestellt. Um die Entscheidung zu treffen, ist eine Überprüfung der Bedarfsabfrage notwendig. Wenn die Überprüfung erfolgt ist, dann ist der nächste Schritt somit die Auswertung der Anfrage. Der Folgeschritt ist wiederum ein Entscheidungsbaum, ob die Bedarfsabfrage durchgeführt werden soll. Nach der Genehmigung wird das Preisangebot geprüft. Nach eingehender Prüfung ist zu entscheiden, ob das vorliegende Angebot angenommen wird. Im weiteren Schritt wird das Angebot überarbeitet und erneut geprüft. Das Angebot wird schließlich angenommen und ein Auftrag für dasselbige vorbereitet.

Dokumentenflussdiagramm-Beispiel

Du kannst den obigen Entwurf hier herunterladen, um in dem App hochzuladen und weiter zu arbeiten