Das Prozessmanagement

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Inhaltsverzeichnis

Definition – Prozessmanagement in Kürze:

Der Begriff Prozessmanagement beschreibt die Planung, die Durchführung und das abschließende Controlling inkl. der Optimierung von Unternehmensprozessen. Ein Unternehmensprozess wird hier als eine Abfolge aufeinanderfolgender Aufgaben angesehen. Als Grundlage dient hier die Wertschöpfungskette. Durch die Bereitstellung verschiedener Informationen können so die Abläufe innerhalb des Unternehmens dargestellt und optimiert werden. Letztendlich kann so der Grundstein für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) gelegt werden.

Ziele des Prozessmanagements

  • Steigerung der Effizienz

  • Steigerung der Qualität

  • Optimierung der Flexibilität

  • Senkung der Kosten

Die Unternehmensorganisation als Grundlage für eine nachhaltige Wertschöpfung

Die Organisation eines jeden Unternehmens besteht aus einer Vielzahl an komplexer Prozesse, die häufig undurchsichtig und unübersichtlich sind. Diese Geschäftsprozesse repräsentieren jedoch eine Art wertschöpfende Aktivität, mit dem Hauptziel, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zukünftig sicherzustellen. Grundsätzlich beschreibt ein Prozess einen bestimmten Input, welcher mit verschiedensten Ressourcen innerhalb des Unternehmens modifiziert wird, wodurch ein spezifischer Output generiert wird. Diese Prozesse effizient zu gestalten, führt zu einer ressourcenschonenden Arbeit wodurch Kosteneinsparungen erzeugt werden und schließlich zu der Erreichung der strategischen Unternehmensziele. Aufgrund dieses kausalen Zusammenhangs sollte die kontinuierliche Prozessoptimierung niemals vernachlässigt werden.

Das haben wir immer schon so gemacht!

Unknown

Dieser Satz ist immer noch weit verbreitet und beschreibt eine bestimmte Haltung der Menschen in diesem Kontext. Erneuerungen sind immer Mehrarbeit, mehr Arbeit ist immer mehr Stress und mehr Stress möchte einfach keiner freiwillig ausgesetzt sein. Daher liegt es in der Natur des Menschens, eine solche Haltung an den Tag zu legen.

Stillstand ist Rückschritt.

Rudolf von Bennigsen-Foerder, deutscher Topmanager

Unternehmerisch betrachtet, ist dies jedoch ein fataler Zustand: „Stillstand ist Rückschritt.“ hat bereits Rudolf von Bennigsen-Foerder (deutscher Topmanager) gesagt. Und genau das beschreibt den Grund einer kontinuierlichen Prozessoptimierung. Nur durch saubere, moderne und implementierte Geschäftsprozesse lassen sich die angestrebten Maximalwerte der strategischen Unternehmensziele erreichen. Viele Unternehmen verschenken dieses Wertschöpfungspotential dadurch, dass sie selbst an alten Strukturen festhalten und weitaus weniger Hinterfragen und Erneuern, als sie sollten.

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Process Mining: intelligente Unternehmensprozesse als KVP

Einer der wichtigsten Fortschritte hin zu der Entwicklung von intelligenten Prozessen ist das Process Mining. Es ist im Data Mining angesiedelt und beschäftigt sich ausschließlich mit der Analyse und Auswertung von zentralen Ereignisdaten heutiger Informationssysteme. Die Grundlage für dieses Vorgehen ist eine Abbildung (zumindest teilweise) der zu betrachtenden Geschäftsprozesse in IT-Systemen. Falls dies unvollständig ist, wird es automatisch ergänzt und komplettiert.

Wie funktioniert Process Mining?

Das Process Mining erfolgt grundsätzlich auf drei verschiedene Vorgehensweisen mit den Komponenten Erkennung, Übereinstimmungsprüfung und Erweiterung. Für ein leichteres Verständnis lassen sich diese drei Möglichkeiten wie folgt darstellen:

  • Erkennung:
    Aus vorhandenen Daten werden die Prozesse in einem Modell veranschaulicht und komplettiert.
  • Übereinstimmungsprüfung:
    Das erstellte Modell wird mit dem gewünschten Soll-Prozessdaten abgeglichen und angepasst.
  • Erweiterung:
    Für die Optimierung wird das entstandene Soll-Modell auf Verbesserungspotentiale geprüft und entsprechend erweitert.

Dieses Ergebnis liefert die Grundlage zur späteren umfassenden Prozessoptimierung und Prozessaktualisierung. Es wird innerhalb des kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) angesiedelt.

Gefahren bei der Anwendung

Eine der größten Herausforderungen des Data Minings stellt die klare Zuordnung von Ereignisdaten dar, die über eine Vielzahl von Quellen verteilt und unterschiedlich definiert werden können. Beispielsweise könnten Mitarbeiterdaten im ersten Fall über den Namen aufrufbar sein und im weiteren Fall über die persönliche Sozialversicherungsnummer.

Auch ist es oft der Fall, dass die resultierenden Daten mit Konzeptverschiebungen zu kämpfen haben und im Kontext interpretiert werden müssen. Beispielsweise kann eine schlechte Call-Center-Betreuung einen Anstieg an eingehenden E-Mails hervorrufen oder es existieren saisonale Unterschiede, wie ein erhöhter Absatz zu Weihnachten.

Generell ist festzuhalten, dass die Ergebnisqualität mit der Qualität der Interpretationsfähigkeit steigt. Bei größerem oder mehrmaligem Gebrauch eignet sich dadurch die Investition in eine hochwertige Analysesoftware.

Selbstlernende und selbstheilende Prozesse

Die Korrelation der Komponenten Problemerkennung (Vorhersage), Problembeseitigung (Heilung) und eigenständige Prozessoptimierung (Lernen) bildet oftmals das Zielbild eines guten Prozessmanagements in Unternehmen ab. So kann ein automatisierter kontinuierlicher Verbesserungsprozess ins Leben gerufen werden.

Zum Verständnis kann man den durchzuführenden Prozess innerhalb der selbstlernenden Vorgehensweise wie folgt darstellen:

  1. „Was ist passiert?“
    – Einordnung des Ereignisses im gesamten Prozessverlauf
  2. „Was passiert hier grade?“
    – Beantwortung der Frage, was als nächstes im Prozess erfolgen sollte
  3. „Passt die Aktion zum vorhergesagten Ergebnis?“
    – Ist alles korrekt, tritt das erwartete Ergebnis ein und der Prozess ist korrekt abgelaufen. Findet jedoch eine Abweichung oder ein Fehler statt, tritt Schritt Nummer 4 ein
  4. „Was könnte/wird passieren?“
    – Durch die Abweichung des zu erwartenden Prozesses wird auf ein Fehlverhalten aufmerksam gemacht und ein unmittelbarer Handlungsbedarf wird ersichtlich
  5. „Was müsste für ein besseres Ergebnis passieren?“
    – Diese Fragen wird letztendlich von einem intelligenten Algorithmus beantwortet, wodurch kommende Prozesse selbstlernend angepasst werden

Wenn Prozesse letztendlich in der Lage sind, vorausschauend Fehler zu vermeiden und selbstständig Prozessoptimierungen durchzuführen, so spricht man von einer Prozessautonomie bzw. von „intelligenten Prozessen“.

Die Prozessoptimierung als Erfolgsrezept

Was ist die Nulloption?

Man kann sagen, dass Prozesse immer ihren Weg finden. Egal ob dieser vom Menschen beeinflusst wird, oder ob er einfach geschieht. Dies kann man kurz mit einer einfachen Straße vergleichen: Wenn man diese sich selbst überlässt, passiert in der Zukunft nicht nichts, sondern die Straße wird schlechter, weil die Natur sich das Feld zurückerobern wird. Analog kann man dies auch auf Prozesse in Projekten oder Unternehmen beziehen. Sie entwickeln und verändern sich stetig aufgrund verschiedenster äußerer Einflüsse und potenzielle Fehler oder Gefahren können nur durch eine kontinuierliche Betrachtung dieser Vorgehensweisen vorgebeugt werden. Überlässt man also Prozessen durch Nichtstun sich selbst, fehlen sämtliche Prozessverbesserungen und man spricht von einer Nulloption.

Welche Gegensteuerungsmaßnahmen gibt es?

Um einer Nulloption entgegen zu wirken, können multiple Wege eingeschlagen werden. Diese sind nicht immer ganz klar abzutrennen, aber können wie folgt klassifiziert werden:

  • Prozessdesign und Reengeneering:
    Neudenken und Neuschaffen von Prozessen zur Leistungsverbesserung
  • Restrukturierung:
    Geplanter organisatorischer Wandel für eine verbesserte Effizienz
  • Business Process Outcourcing:
    Übergabe von bestimmten Prozessen an externe Dienstleister
  • Shared Service Center:
    Verlagerung von Aufgaben oder Tätigkeiten an externe Dienstleister
  • Geschäftsprozessoptimierung:
    Projekt zur Analyse und Verbesserung komplexer Prozessverbesserungen
  • Kontinuierliche Prozessverbesserung:
    Stetige punktuelle Verbesserung einzelner Prozessschritte des Gesamtprozesses (KVP)

Wie erfolgt die Prozessentwicklung?

Die Prozessentwicklung kann grundsätzlich in verschiedene Phasen eingeteilt werden, wobei die Übergänge teilweise verschwimmen. Schematisch dient diese Abbildung als Übersicht:

Ablauf der Prozessentwicklung

Eine genaue Erläuterung der einzelnen Phasen in dieser Abbildung findest du hier.

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Werkzeuge und Tools für die Durchführung der Prozessoptimierung

In der Managementberatung kommen einige Werkzeuge und Tools im Bereich der Prozessoptimierung häufig zum Einsatz. Diese können mit gutem Gewissen als ein Best-Practice-Vorgehen betitelt werden. Einige davon sind im Folgenden erläutert:

Umsetzung und Prozessworkshop

Möchte man als Projektleiter eine Prozessoptimierung in einem Unternehmen oder einer geschlossenen Abteilung durchführen, so sollte man neben den oben aufgeführten Kenntnissen zum Hintergrund des Prozessmanagements an sich das folgende Vorgehen kennen und begreifen:

Zur optimalen Durchführung eines derartigen Prozesses eignet sich ein Prozessworkshop im jeweiligen Projekt bzw. Unternehmen. So werden die bestehenden Kenntnisse und das Hintergrundwissen mit dem Expertenwissen eines erfahrenen Projektleiters verknüpft. Oftmals werden beteiligte Mitglieder „Unternehmensbind“ was zudem die Einbindung eines externen Experten zur Durchführung dieses Workshops bekräftigt. Ohne Vorurteile kann der Prozess auf diese Weise objektiv begutachtet und optimiert werden.

Experten-Service und Prozesshilfen

Das beschriebene Vorgehen zur Prozessoptimierung kann und sollte nicht von einem unwissenden Projektleiter in Eigenregie durchgeführt werden. Ganz im Gegenteil: Häufig eignet sich ein professionell durchgeführter Projektworkshop viel besser, um eine bestmögliche Prozessabfolge zu etablieren und die besten Ergebnisse erzielen zu können. Die Kosten eines solchen Workshops sind je nach individuellen Bedarfen festzulegen und werden durch die künftig optimierten Abläufe stets ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen.

Gerne beraten Sie Experten der Grunenberg & Comp. GmbH in solchen Fachgebieten. Bei Bedarf können Sie diese gerne auf der zugehörigen Website kontaktieren.

Weitere Leistungen von uns für dich!

Neben IQProcess bieten wir noch eine Reihe von Professional Services an. Schau gerne einmal rein. Falls du weitere Informationen benötigst, oder du dich nicht sicher bist, was zu deinem Anliegen passt, steht unser Support dir gerne zur Seite.

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