Aufgaben nach Kanban im Projekt

Wie bereitet man ein Kanban-Projekt vor?

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Weiter oben erhielten Sie Einblick in den grundsätzlichen, in drei Schritte aufgeteilten Ablauf der Vorbereitung und Durchführung des Kanban-Prozesses. Natürlich beleuchtet dieser aber nur den Kern und nicht das, was vorbereitend oder drumherum passiert. Das liegt daran, dass Kanban – ebenso wie die meisten agilen Projektmanagement-Ansätze – nur ebendiesen Grundablauf vorgibt, ohne Beachtung beispielsweise einer intensiven und bei jedem Projekt zu empfehlenden Vorbereitungsphase.

Vorbereitungsphase mit Eckpfeiler-Definition

Projekte bestehen aus mindestens zwei Phasen, nämlich einer Initialisierungshase sowie einer Umsetzungsphase. Gegebenenfalls kommen noch weitere Phasen hinzu. Die Umsetzungsphase wird durch den Kanban-Prozess vollumfänglich abgedeckt. Mit dem Kanban-Board werden sämtliche Arbeitsschritte strukturiert. Auch wenn die Initialisierungsphase in Kanban keine Erwähnung findet, sollten Sie sie durchlaufen. Die Initialisierung eines Projekts dient einer soliden Vorbereitung. In ihr werden die inhaltlichen Eckpfeiler definiert. Wesentlich ist in diesem Zusammenhang die präzise Festlegung der zu erarbeitenden Ergebnisse. Die Eckpfeiler-Definition stellt den wesentlichen ersten Schritt bei jedem Projekt dar. Dies ist unabhängig davon, ob Sie es klassisch oder agil durchführen. Im Rahmen der Eckpfeiler-Definition werden noch weitere Parameter geplant, etwa das erforderliche Budget und die zur Umsetzung der Ergebnisse benötigten internen Ressourcen. Die Ausarbeitung mit sämtlichen Planungen vor Projektstart nennt man Projektaufsatz. Dabei handelt es sich typischerweise um eine PowerPoint-Präsentation, die man einem Lenkungsausschuss vorstellt und von ihm freigeben lässt. Eine gute Projektvorbereitung ist Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Projekt. Die Projektvorbereitung ist hier im Detail beschrieben.

Die Aufgaben des Projektmanagers nach Kanban

Die Vorbereitungsphase ist nach Abschluss des Kick-offs beendet. Die Arbeit des Projektmanagers hört an dieser Stelle gemäß der allgemeinen Aufgaben eines Projektmanagers jedoch noch nicht auf. Im gesamten weiteren Projektverlauf kümmert er sich parallel um das übergreifende Projektmanagement. Hier sind die typischen Aktivitäten des klassischen Projektmanagements relevant.

Der Projektmanager bei Kanban
  • Feststellen der Ergebnisqualität: Das Ergebnis ist der Kern des Projekts. Alles fokussiert hierauf. Dementsprechend hat der Projektmanager stets ein Auge auf die Ergebnisqualität und gleicht sie mit den am Anfang definierten Zielen ab. Sofern die Ergebnisqualität nicht passt, ergreift der Projektmanager entsprechende Schritte. Zum Beispiel kann es vorkommen, dass die Übergabe der Projektinhalte im Kick-off nicht verständlich genug war, womit ein Nach-Briefing erforderlich ist, um das Kanban-Team auf die richtige Spur zu bringen.

  • Budgetcontrolling: Es ist ein wesentlicher Schritt im Projektmanagement, noch vor Projektstart die Kosten des Projekts gut abzuschätzen. Dass die tatsächlichen Kosten im Rahmen bleiben, muss der Projektmanager während des Projekts immer wieder kontrollieren.

  • Risikomanagement: Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass Probleme idealerweise nicht entstehen und dass entstandene Probleme schnellstmöglich geklärt werden. Er muss wesentliche Risikoherde schon vorab kennen und kontinuierlich Gegensteuerungsmaßnahmen hierfür entwickeln.

  • Durchführung von Lenkungsausschusssitzungen: Der Lenkungsausschuss ist das höchste Gremium im Projekt und hat übergreifende Entscheidungsbefugnisse. Der Projektmanager muss regelmäßig an den Lenkungsausschuss reporten, um ihn auf dem aktuellen Stand zu halten. In bestimmten Fällen können sich wesentliche Änderungen am Projekt ergeben, welche der Projektmanager nach der Lenkungsausschusssitzung an das Kanban-Team übermitteln muss.

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