Beschaffungsprozess von Rohwaren und Vorprodukten der Holzindustrie als Flussdiagramm

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In diesem Beispiel wird die Flussdiagrammnotation nach ISO 66001 verwendet, um einen typischen Beschaffungsprozess eines Möbelherstellers zu visualisieren. Die Prozesskette beginnt mit der Erkennung des Bedarfs von Rohwaren und Vorprodukten des Möbelproduzenten und endet mit dem Empfang der jeweiligen Produkte. Zur besseren Übersicht wird der Prozess im Folgenden in vier Grafiken unterteilt, die jeweils separat erläutert werden.
Die Prozesskette gilt beispielsweise in der Industrie für die Unternehmen Frommholz, Rolf Benz, Walter Knoll, usw.

Dieses Beispiel ist noch ausführlicher auch als ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) auf project-base zu finden. Allgemeine Informationen zum Flussdiagramm findest du hier.

Nachdem der Bedarf bekannt ist, wird ein Abgleich mit den im Lager vorrätigen Rohwaren und Vorprodukten vorgenommen. Typischerweise werden Bedarf und Lagerhaltung in einem ERP-System gespeichert. Der Bedarfsabgleich erfolgt in der Regel vollautomatisiert.

Die beiden vordefinierten Prozesse würden an anderer Stelle dargestellt werden und werden hier noch symbolisch erwähnt.

Flussdiagramm-Beispiel-1-1

Die möglichen Ereignisse nach dem Bedarfsabgleich sind „Bedarf im Lager vorrätig“, „Lieferant zur Beschaffung bekannt“ oder „Neuer Lieferant benötigt“. Aufgrund des „EXKLUSIV-ODER“ wird genau eins der drei möglichen Ereignisse ausgelöst. Wenn die Produkte bereits vorrätig sind, wird der Prozess erfolgreich beendet. Die Notwendigkeit eines neuen Lieferanten führt zum Start eines separaten Prozesses, der weiter unten dargestellt ist. Der Anfang dieses separaten Prozesses der Suche nach einem neuen Lieferanten ist durch den rechten Ereignis-Block gegeben. Dieser dient als Sprungmarke zu dem neuen Prozess, der weiter unten hier zu sehen ist. Das dritte Ereignis ist „Lieferant zur Beschaffung bekannt“, das die Funktion „Beschaffungsauftrag formulieren und prüfen“ anstößt. Nachdem Ereignis „Auftrag erstellt“ wird der Beschaffungsauftrag an den Lieferanten versendet.

Flussdiagramm-Beispiel-1-2

Durch die Bestellung werden zwei Funktionen parallel ausgelöst. Die Produkte werden erwartet und der Auftrag wird in einer Datenbank gespeichert. Typischerweise erfolgt die Speicherung des Beschaffungsauftrags in dem ERP-System des Unternehmens. Sind die Produkte eingetroffen, ist der Prozess erfolgreich abgeschlossen. Der Prozess geht weiter an anderer Stelle hier, wenn die Produkte nicht eingetroffen sind.

Zusätzlich wird typischerweise eine Bewertung des Lieferanten vorgenommen. Wesentliche Kriterien der Leistungsbeurteilung sind die Geschwindigkeit der Lieferung und das Übereinstimmen der vereinbarten Produktmerkmale mit denen der erhaltenen Produkte.

Flussdiagramm-Beispiel-1-3

In dem Fall, in dem das bzw. die Produkte nicht eingetroffen sind, werden parallel zwei Funktionen ausgelöst. Der Lieferant wird einerseits kontaktiert und andererseits wird das Problem analysiert. Die Bandbreite der gleichen Funktionen werden erneut ausgelöst, bis das Problem gefunden und erfolgreich gelöst ist. Die Problemlösung löst die Funktion des Wartens auf das Produkt aus.

Flussdiagramm-Beispiel-1-4

Dieser Schritt wird von hier verlinkt, wenn es ein Bedarf eines neuen Lieferants gibt. Der Prozess der Suche nach einem neuen Lieferanten beginnt mit der Ermittlung von vielen Lieferanten, die die Anforderungen prinzipiell erfüllen. Die in der Regel lange Liste der möglichen Lieferanten nennt man „Long List“. Typischerweise werden diese Lieferanten anhand von zentralen Auswahlkriterien (z.B. Bonität, Qualität, Erfahrungen im eigenen Unternehmen) bewertet. Diejenigen Lieferanten, die die Anforderungen gut erfüllen, kommen auf die „Long List“, die die engere Auswahl repräsentiert.

Zur Vereinfachung wird in dem dargestellten Prozess auf eine Vorselektion der Lieferanten verzichtet und es wird eine Angebotsanfrage an die Lieferanten gerichtet. Falls Lieferanten ihr Angebot nicht rechtzeitig abgeben, erfolgt eine (einmalige) Erinnerung. Dies erfolgt durch die Funktion „Erinnerungsnachricht schicken“. Nachdem Eingang der Angebote wird die Funktion „Angebote analysieren und Lieferant auswählen“ ausgeführt. Das Ergebnis besteht in einem Anbieterentscheid, repräsentiert durch das Ereignis „Lieferant ausgewählt“. Nach diesem Ereignis wird die Funktion Beschaffungsauftrag formulieren und prüfen.

Flussdiagramm-Beispiel-1-5

Wie wir sehen können weitere Prozessschritte folgen oder auch vordefinierte Prozesse eingebunden werden. Eine Weiterführung dieses Beispiels in EPK-Notation ist hier zu finden.

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