Prozessmanagement 4.0

Geschäftsprozesse im digitalen Zeitalter

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Inhaltsverzeichnis

Definition – Das digitale Zeitalter in Kürze:

Das „Digitale Zeitalter“ ist in aller Munde und bezeichnet die aktuelle Epoche beziehungsweise Periode, in der wir leben. Grob kann man sagen, dass dies im Jahre 1990 durch die Vernetzung von Computern gestartet ist und im Laufe der Jahre über die Akzeptanz der mobilen Endgeräte bis hin zur Verschmelzung der realen und der digitalen Welt reicht.

Das digitale Zeitalter zeichnet sich durch mehrere zentrale Eigenschaften aus. Diese sind meist nicht klar abzugrenzen: Digitalisierung, Vernetzung, Mobilität und Miniaturisierung.

Exkurs: Jeff Bezos, Gründer von Amazon:

Jeff Bezos hat in einem Brief die wichtigsten seiner Management-Weisheiten preisgegeben:

No.1: „Kunden wissen nicht, was sie wollen.“

No.2: „Hinterfrage deine Prozesse.“

Dies zeigt an einem Vorzeigeunternehmen im digitalen Zeitalter die Wichtigkeit der Unternehmensprozesse im Kontext. Leider wird in vielen Unternehmen ein falsches Bild dahingehend vertreten oder die Priorität der Prozessoptimierung ist recht gering gehalten.

Der digitale Wandel als Chance:

  • Bestehende analoge Tools nutzen; Geschäftsprozesse sauber beschreiben, steuern, optimieren

  • Den digitalen Wandel mit einer State-of-the-Art-Prozessoptimierung einleiten

  • Dieses Vorgehen als Chance für einen kulturellen Wandel und Weiterentwicklung sehen

Du brauchst Hilfe, wie du deine Prozesse richtig darstellen kannst? Dann schaue hier im Leitfaden vorbei: Flussdiagramme online erstellen.

Geschäftsprozesse als Schlüssel zum digitalen Wandel

Grundsätzlich kann und sollte sich kein Unternehmen in seiner Komfortzone aufhalten, wenn es einmal gut laufen sollte. Der Veränderungsdruck von äußeren Umständen eines jeden Unternehmens zwingt zu neuen Methoden und Handlungsweisen, damit der Geschäftszweig weiterhin wettbewerbsfähig bleiben kann.

Beispielsweise durch den 3D-Druck, die Entstehung neuer Geschäftsmodelle mit einem On-Demand-Prinzip sind Unternehmen gezwungen auf komplementäre Weise zu agieren. Niemand hätte vor 15 Jahren geahnt, dass das Fernsehprogramm durch verschiedene Online-Streaming-Dienste abgelöst wird und sich eine ganz neue Zielgruppe bildet.

Es ist festzuhalten, dass bei diesen Prozessveränderungen die Komponente „Digitalisierung“ ausschlaggebend und am spürbasten ist.

In einer derart digitalisierten Gesellschaft haben Geschäftsprozesse und Prozesse generell einen sehr hohen Stellenwert. Sie spiegeln wider, wie konkurrenzfähig das Unternehmen ist und sind „Augen“ und „Ohren“ für die Managementebene. Auf der einen Seite dienen diese Kennzahlen, um Trends zu enddecken, auf verändertes Nutzungsverhalten reagieren zu können oder bestmögliche Angebote machen zu können. Auf der anderen Seite spiegeln sie den Optimierungsbedarf innerhalb des Geschäftsprozesses wider, können Kosten reduzieren und Zeitersparnis bringen.

Wie komme ich von rudimentären Daten zu optimalen Prozessabläufen?

Die Datenerhebung in Unternehmen ist nicht nur für den Prozessablauf wichtig, sondern kann multiple Aussagen über das Unternehmen treffen. Nähere Informationen rund um die Performance-Kennzahlen in Unternehmen findest du im separaten Artikel.

Im Bereich des Prozessmanagements ist die Datenaufbereitung auf verschiedenen Reifegraden möglich. Je höher der erreichte Reifegrad ist, desto aussagekräftiger ist die Kennzahl und kann verarbeitet werden. Die verschiedenen Reifegrade der Prozessdigitalisierung von Geschäftsprozessen kann kurz so dargestellt werden:

  1. Stufe: Rudimentäre, ungefilterte Daten
    Ohne eine Systematik zu verfolgen, werden an verschiedenen Stellen im Unternehmen Daten erhoben und gesammelt. Oft ist die Datenbasis lückenhaft und redundant. Es sind in der Regel keinerlei Tools zur Visualisierung vorhanden und die Zuordnung der Daten anhand von Identifikationsmarken ist nicht gegeben. Eine sinnvolle Auswertung nimmt viel Zeit in Anspruch und ist nur begrenzt möglich.
  2. Stufe: Ad-hoc-Reporting
    Gegebenenfalls existieren Standard-Reports in den bestimmte Kennzahlen eingetragen und weiter berechnet werden. Es handelt sich hierbei um vorkonfigurierte Parameter, die nicht individuell ausgewertet werden können. So ist eine tiefere Analyse der Kennzahlen nicht möglich.
  3. Stufe: Drill-Down
    Durch eine teilweise Aufbereitung der erhobenen Daten werden Datenbestände analysiert und kategorisiert. Einzelne Prozesse können durch das Drill-Down-Verfahren genauer betrachtet werden, um ein bestimmtes Verhalten zu einem Zeitpunkt erklären zu können. Hier werden ähnlich wie in der ersten Stufe lediglich Daten betrachtet, Modelle oder Zukunftsaussagen können nicht gemacht werden.
  4. Stufe: Präskriptive Analysefähigkeit
    Hier wird erstmals ein Prozessmodell verwendet, das die Daten mit Betrachtung in die Vergangenheit näher beschreibt. Es sind allerdings ausschließlich statische Modelle, die Richtwerte präsentieren. Aussagen über zukünftige Ereignisse können jedoch nicht gegeben werden, da externe Einflüsse wie beispielsweise Durchlaufzeiten und der Ressourceneinsatz nicht berücksichtigt werden.
  5. Stufe: Prädikative Analysefähigkeit
    Um Aussagen über zukünftige Begebenheiten treffen zu können, muss anstelle des statischen Prozessmodells eine Fähigkeit zur weiteren Datenverarbeitung gegeben sein. Nur unter der stetigen Berücksichtigung von Echtzeitdaten entlang des gesamten Prozesses können Vorhersagen über zukünftige Ereignisse getätigt werden.
  6. Stufe: Prozessautonomie
    Im letzten und höchsten Reifegrad der Prozessdigitalisierung werden intelligente Prozesse berücksichtigt. Durch eine gewisse Art vorausberechnender Kennzahlen durch Algorithmen oder künstlicher Intelligenz werden direkt Prozessverbesserungen durchgeführt und Korrekturen durchgeführt. Daher wird dieses maschinelle Lernen auch als „autonom“ bezeichnet.

Grundsätzlich bauen die einzelnen Stufen schrittweise aufeinander auf und es ist kaum möglich, eine vorherige Stufe zu überspringen. Aktuell sind die meisten Unternehmen noch sehr weit entfernt von der sechsten Stufe, da diese Modelle und Tools eine gewisse Vorlaufzeit und Professionalität verlangen.

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Mache jetzt den Test!

Ist Ihr Unternehmen auf die Prozessdigitalisierung vorbereitet?

Anhand dieses Digitalisierungsfünfeck können Sie überprüfen, wie gut Ihre geplante Digitalisierungsstrategie ist und wo Schwachstellen zu finden sind. In diesen Fällen sollten Sie unbedingt nachjustieren, um gravierende Fehler zu vermeiden,

Die Prozessoptimierung im digitalen Kontext

Digitalisierung ist modern und jedes Unternehmen scheint ein solches Ziel zu verfolgen, um auf zukünftig Wettbewerbsfähig agieren zu können. Generell bringen die Einführung und Umsetzung technischer Geschäftsprozesse viele Vorteile mit sich, die nicht zu verkennen sind. Im Kontext des Prozessmanagements mit dem Ziel der Prozessoptimierung ist dies jedoch mit Vorsicht zu betrachten. Hier sollte eine klare Strategie verfolgt werden, im keine negativen Nachwegen oder schlechte Prozessmigrationen mit sich zu ziehen.

Vereinfachen kommt von Digitalisieren. Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.

Thorsten Dirks, Telefónica Deutschland Holding AG

Man muss sich eingestehen, dass diese Aussage sehr direkt ist. Jedoch unterstreicht sie die Bedeutung der klassischen, analogen Prozessoptimierung im modernen Kontext.

Hinweis: Die Prozessautomatisierung ist kein Produkt der Digitalisierung. Sie stellt vielmehr ein bestimmtes Werkzeug dar, mit dem Prozesse optimiert werden können.

Wie entstehen digitale Geschäftsprozesse?

Den Ablauf, wie Prozesse in Unternehmen oder Projekten digitalisiert werden können, skizziert diese Abbildung schematisch.
Du kannst diese gerne per Klick öffnen und in unserer Webanwendung IQProcess bearbeiten und anpassen!

Ablauf der Prozessentwicklung

1.1: Transparenz herstellen

Die Grundlage einer jeden Prozessoptimierung liegt in der Bestandsaufnahme der aktuellen Begebenheiten im Unternehmen bzw. innerhalb des betrachteten Projekts.

1.2 + 1.3: Analyse und Verbesserung

In diesem Schritt werden Verbesserungspotentiale identifiziert und gezielt Verbesserungsmaßnahmen erarbeitet. Die Optimierung entsteht mit folgenden Zielrichtungen:

  • Prozesse verschlanken
  • Prozesse vereinfachen
  • Prozesse beschleunigen
  • Prozessleistung erhöhen
  • Ressourceneinsatz reduzieren
  • Auffälligkeiten/Störungen reduzieren

1.4: Automatisierung und Robotisieren

Hier liegt das Ziel darin, die manuell zu tätigenden Arbeitsschritte zu reduzieren und so möglichst automatisierte Standardprozesse zu entwerfen. Um relevante Prozesse identifizieren zu können, eignet sich die Durchführung von Prozess-Triagen.

2.1: Digitalisierungskonzept

Dieses zentrale Dokument ist essenziell für den weiteren Verlauf der Prozessoptimierung. Es regelt nicht nur das weitere Vorgehen innerhalb der Prozessoptimierung, sondern auch die Ansichten des Managements, einen solches Vorhaben im Unternehmen/Projekt zu etablieren.

2.2: Datenbestand schaffen

Durch die Einführung von Messtechniken und Datenerfassungssysteme können gezielt Daten erstellt werden, die der Grundlage der kommenden Prozessausrichtung Informationen und Richtungen übermitteln können.

2.3: Datenanalysefähigkeit entwickeln

Durch geeignete Analysetools und -Techniken werden die, im vorhergegangenen Schritt erworbenen Daten, interpretiert und auf die Unternehmensziele angewendet.

3.1: Echtzeitergebnisse bereitstellen

Um den Datenbestand weiterhin zu verbessern bzw. zu spezifizieren, werden in diesem Schritt weitere Tools bzw. Mechanismen eingeführt, um in Echtzeit Daten präsentieren zu können. Dafür ist eine weitgehende Automatisierung erforderlich. Die Aktualität dieser erhobenen Daten ist enorm wichtig für die Interpretationsfähigkeit.

3.2: Vorhersagefähigkeit installieren

Durch die erworbenen Fähigkeiten in Schritt 3.1 können nun auch Fähigkeiten etabliert werden, Prognosen für zukünftige Prozesszustände zu erstellen. Diese Erstellung kann enorme Rechenleistungen in Anspruch nehmen, was die Qualität und die Skalierbarkeit der Daten beeinflusst.

3.3: Heilen und Lernen

Zur Erreichung der völligen Prozessautonomie werden im letzten Schritt weitere Verbesserungen der Software-Algorithmen herbeigeführt. Ein manuelles Vorgehen durch Analysten oder Software-Entwickler ist aufgrund der gewaltigen Datenmenge hier nicht möglich; es wird zu jeder Zeit ein Software-Programm benötigt, was bestimmte Variablen und Daten im Modell berechnet.

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Maßnahme zur digitalen Prozessoptimierung

Wenn du dir nicht sicher bist, wie du am besten deine digitalen Prozesse darstellen kannst, dann hilft dir unser Leitfaden „Flussdiagramme online erstellen“ mit Sicherheit weiter!

Experten-Service und Prozesshilfen

Das beschriebene Vorgehen zur Prozessoptimierung kann und sollte nicht von einem unwissenden Projektleiter in Eigenregie durchgeführt werden. Ganz im Gegenteil: Häufig eignet sich ein professionell durchgeführter Projektworkshop viel besser, um eine bestmögliche Prozessabfolge zu etablieren und die besten Ergebnisse erzielen zu können. Die Kosten eines solchen Workshops sind je nach individuellen Bedarfen festzulegen und werden durch die künftig optimierten Abläufe stets ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen.

Gerne beraten Sie Experten der Grunenberg & Comp. GmbH in solchen Fachgebieten. Bei Bedarf können Sie diese gerne auf der zugehörigen Website kontaktieren.

Weitere Leistungen von uns für dich!

Neben IQProcess bieten wir noch eine Reihe von Professional Services an. Schau gerne einmal rein. Falls du weitere Informationen benötigst, oder du dich nicht sicher bist, was zu deinem Anliegen passt, steht unser Support dir gerne zur Seite.

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Im Bereich des digitalen Prozessmanagement geht es immer wieder um die Prozessoptimierung anhand der Darstellung von Prozessketten.
Daher könnte die folgende Anwendung sehr interessant für dich sein:

Digitale Prozessoptimierung mit IQProcess

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