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Die Ausmaße der Corona-Pandemie haben auch eine deutliche Wirkung auf die Projektmanagement-Branche ausgestrahlt: eine Vielzahl an Projekten sind niedergelegt beziehungsweise auch nachlässig bearbeitet worden. Dies gilt es nun auszubessern, damit sie gerettet werden können. Denn: nach den Corona-Lockdowns ist vor der Projekt-Krise. Aber wie geht man hier am besten vor?

Den einen richtigen Lösungsansatz gibt es nicht. Dazu sind die Projekte zu vielfältig und alle Ansprüche und Einflussgrößen müssen je Projekt betrachtet und ausgewertet werden. Als erster Schritt ist es aber grundsätzlich ratsam, ein ausgiebiges Projektreview mit allen Teilnehmern durchzuführen, um sich gegenseitig auf den aktuellen Bearbeitungsstand zu bringen.

Vorteil, Nachteil
Meeting, Team, Sprint, Gruppe, Zusammenarbeit

Das erste Projektreview nach den Lockdowns

In diesem wichtigen ersten Projektreview liegt das Ziel darin, den aktuellen Stand des zu betrachtenden Projektes festzustellen.
Dabei sollten alle harten Fakten auf den Tisch gelegt werden – und das ganz realitätsnah und ohne geschönten Ergebnisse. Nur so können die folgenden Schritte ausgerichtet und entsprechend auch angegangen werden. Je nach Vorgehensweise des Projekts liegt die Aufgabe meist beim Projektleiter, alle Ergebnisstände aufzufassen und in einem Time Sheet festzuhalten. Einige Deadlines und Meilensteine sind höchstwahrscheinlich nicht einhalten worden beziehungsweise künftig nicht mehr realisierbar. Daher eignet es sich, eine neue Auflistung der Aufgabenbereiche und Zielvorgaben zu erstellen.

Projektkrise realisieren

Ein essentieller Bestandteil zur erfolgreichen Reaktivierung der Projekte bildet eine objektive Betrachtung des Ist-Stands. Hier gilt es herauszufinden, ob das Projekt lediglich sanierungsbedürftig oder bereits vollends gescheitert ist. Im letzteren Fall wird ein schneller Projektabschluss empfohlen, damit keine weiteren Ressourcen und Aufwendungen darin „verschwendet“ werden.

Ist das Projekt noch zu retten, müssen geeignete Maßnahmen her, damit das Projekt erfolgreich wiederbelebt werden kann. Hierbei ist es wichtig, sich auf das Ziel zu fokussieren und einen Turnaround des gesamten Vorgehens umzusetzen. Dies ist bei weitem keine einfache Aufgabe, aber es ist möglich.

Idee, Kenntnisse, Wissen

Ein Turnaround als Maßnahme

Wenn das Projekt noch eine Zukunft hat und noch nicht alle Ressourcen vollends erschöpft sind, eignet sich ein Turnaround. Hier kann grundsätzlich neue Motivation geschaffen werden. Diese Maßnahme ist jedoch keine einfache und verlangt eingehende Projekterfahrungen sowie die Kenntnisse zur Turnaround-Strategie im Projektmanagement. Liegt dies nicht vor, ist es sehr wahrscheinlich, dass das Projekt nach seinem Neuaufsatz erneut zu Grunde geht.

Vorgehensmaßnahmen zur Wiederbelebung eines Projekts

Zur erfolgreichen Reaktivierung eines vermeintlich gescheiterten Projekts existiert kein genaues Rezept. Aber grundliegend geben folgende Punkte einen guten Vorgehensansatz:

1. Bestandsaufnahen und Ist-Analyse:

In einer zunächst aufwändigen Datensammlung und Dokumentenanalyse ist der derzeitige Stand des Projekts festzustellen. Hier ist es wichtig, wirklich sämtliche Informationen einzubeziehen. Der Projektleiter mit entsprechender Kompetenz muss diese dann selektieren und priorisieren.

2. Beteiligte einbeziehen und weitere Informationen sammeln:

In diesem Schritt ist es ratsam, persönliche Gespräche mit den Projektmitarbeitern zu führen. Dies erzeugt neues Verständnis, steigende Motivation und bringt den Vorteil, dass weitere Informationen aus erster Hand gesammelt werden können. Für einige Probleme im Projekt eignet sich auch eine Ursachenanalyse – denn nicht alles ist ausschließlich von der Corona-Pandemie verschuldet. Anschließend ist  beispielsweise mithilfe von Process-Mining eine umfassende Auswertung durch den Projektleiter durchzuführen.

3. Bewertung und Ableitung von Handlungsoptionen:

Nach dieser umfassenden Arbeit liegt dem Projektleiter nun ein genaues Muster der Ursachen vor. Die meisten Handlungsoptionen ergeben sich direkt durch die Ursache, bei einigen eignet sich jedoch eine eingehende Diskussion. Häufig liegt das Problem in der Bewertung des zeitlichen Ausblicks, also hinsichtlich der zeitlichen Planung und der resultierenden Kosten.

4. Entwicklung einer Turnaround-Strategie:

In diesem Schritt liegen bereits genaue Handlungsoptionen vor. Um die Projektmitarbeiter in die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen eignet sich je nach angewandter Methode ein Meeting des Teilnehmerkreises, in dem durch eine Moderation ein genauer inhaltlicher Vorgehensweg abgestimmt wird.

Klassisches Projektmanagement, Checkliste

Quelle: Oliver Laitenberger, Jun. 2021 in „Computerwelt und Transform!“

Hilfe von Experten einholen

Nach solch einer wirtschaftlichen, aber auch gesellschaftlichen Krise, wie die Corona-Pandemie ist ein richtiges Vorgehen wichtig. Viele Unternehmen sind bereits finanziell geschwächt und können sich einen weiteren Fehltritt nicht leisten – das sollten Sie auch nicht! Falls durch diese aktuelle Lage die Kompetenz des Projektteams überschreitet, ist es ratsam, sich fachmännische Hilfe zu suchen. Besonders in den Bereichen Digitalisierung und IT eignet sich das Team der Grunenberg & Comp. GmbH, damit das jeweilige Projekt durch einen Turnaround gerettet werden kann.