Projektmanagement mit Kanban- wie funktioniert das?
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Schritt 1 – Basis schaffen
Die Basis für das Projektmanagement mit Kanban ist eine Modellierung des Ablaufs der Erarbeitung der Projektergebnisse. Ob es sich beim Ergebnis um eine Software, eine Dienstleistung oder ein anderes Produkt handelt, ist unerheblich. Als Beispiel lässt sich die Entwicklung eines Computerspiels heranziehen. Der Entwicklungsprozess würde hier in mehrere Schritte aufgeteilt werden. In unserem Beispiel entscheiden wir uns recht grob für die Prozessschritte wie Ideenentwicklung, Anforderungsdefinition, Entwicklung der grundsätzlichen Basisfunktionalität, Entwicklung der darauf aufbauenden Nutzerinteraktion, Testphase sowie die folgenden Releases. In der konkreten Anwendung würde man diesen Kanban-Prozess in noch mehr Schritte aufteilen.
Schritt 2 – Visualisierung des Boards
Sind die Schritte verbindlich definiert, dann werden sie am Kanban-Board visualisiert. Es entsteht eine Sequenz, durch die die Arbeitsaufträge vorn beginnend hindurchwandern. Ob Sie das Board digital mit entsprechenden Tools visualisieren oder ganz klassisch eine Wand umfunktionieren und mit Klebezetteln dekorieren, bleibt Ihnen überlassen. Sofern die Mitglieder des Projektteams nicht alle am gleichen Ort sitzen oder wenn sich die Arbeit über mehrere räumlich getrennte Teams ausdehnt, ist die digitale Visualisierung besser. So kann jeder zentral und von überall aus auf das Board zugreifen und mit ihm arbeiten. Sitzen alle in einem Büro, dann ergibt die gemeinsame Kanban-Wand am meisten Sinn. Denkbar ist aber auch ein Hybrid aus beidem. So werden die grundsätzlichen Aufgaben an der Wand visualisiert und im digitalen Board lassen sich den einzelnen Arbeitsaufgaben noch Details, Deadlines und mehr hinzufügen.
Schritt 3 – Aufgaben definieren und umsetzen
Im dritten Schritt können Sie das Board mit den ersten Aufgaben ausfüllen. Dafür tauchen Sie in die einzelnen Aufgaben aus dem ersten Prozessschritt ein. Beispielaufgaben für die Entwicklung der Basisfunktionalität könnten etwa das Datenbankdesign, dessen Implementierung und die Implementierung der Eingabemasken sein. Nach der Softwareentwicklungen stehen diverse Tests an, um die Funktionalität zu prüfen. Sie können eine weitere Hierarchieebene implementieren, indem Sie Oberaufgaben definieren und diese dann thematisch passend in weitere Unteraufgaben gliedern. Gerade bei komplexeren Entwicklungen ist das sogar unbedingt erforderlich.
Jede Prozessstufe zieht ihre Aufgaben von der vorgelagerten, sobald sie weitere Aufgaben parallel bearbeiten kann. Dabei ist die Parallelität das entscheidende Kriterium. Könnte die ziehende Stufe neue Aufgaben nicht unmittelbar bearbeiten, würde der Auftragsstapel (Pendant zu dem Lager der einzelnen Produktionsstufe in der Automobilindustrie) größer werden. Die Lagerhaltungskosten würden steigen und die Menge der in Bearbeitung befindlicher Aufgaben würde unnötig steigen. Dadurch würden die Grundprinzipien von Kanban verletzt werden. Die Effizienz und Produktivität der Arbeit sinken. Deshalb ist das Ziehen (Pull-Prinzip) nur bei freien Kapazitäten des jeweiligen Prozessschritts erlaubt.
Grundsätzlich lässt sich Kanban für einzelne Teams, einzelne Wertschöpfungsketten, wie auch für sämtliche Wertschöpfungsketten beziehungsweise Produkte eines Unternehmens einsetzen. Das Computerspiel ist beispielsweise einer kompletten Wertschöpfungskette zuzuordnen, weil typischerweise verschiedene Teams an der Entwicklung eines neuen Computerspiels beteiligt sind. Neben dem Einsatz in Projekten eignet sich Kanban auch gut für die Organisation von dauerhaften Betriebsaufgaben. Und zwar immer, wenn die Arbeit einer Prozesslogik folgt, wie beispielsweise bei der Fließband-Produktion eines Autoherstellers oder bei einem Restaurant in der Provinz (Prozess von der Bestellung über das Kochen bis zum Servieren)
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