In seinen Anfangszeiten war Kanban ausschließlich in der Automobilindustrie anzutreffen. Zur Steuerung von Produktionsprozessen und mit dem Ziel, die Lagerhaltungskosten und den Wert von unfertigen Erzeugnissen zu minimieren sowie den Wert fertiger Produkte zu maximieren. In der heutigen Zeit ist der Ursprung aus der Automobilindustrie häufig nicht mehr erkennbar, denn wir kennen Kanban eher als weit verbreitete Projektmanagementmethode mit Klebezetteln, die viele Unternehmen weltweit anwenden.

Die Klebezettel oder auch digitalen Kacheln werden mit verschiedenen Aufgaben versehen – und wandern dann innerhalb eines Prozessrasters immer weiter vom Startpunkt bis zum Abschluss des Prozesses. Kanban ist eine übergreifende Methodik. Das heißt, sie kann sowohl im klassischen Projektmanagement als auch im agilen Projektmanagementeingesetzt werden. Und genau um die konkrete Anwendung geht es in diesem Guide. Sie lernen, wie Sie Kanban professionell nutzen und erfahren, welche Besonderheiten Sie dabei beachten sollten.

Dieser Artikel ist geeignet für: Jeden, der ein Projekt mit Kanban durchführt oder in ein Projekt mit Kanban involviert ist. Sofern Sie nur mittelbar von Kanban betroffen sind, werden  die in diesem Artikel beschriebenen grundlegenden Prinzipien von Kanban interessant für Sie sein.

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*Vorausgesetzt werden Grundkenntnisse im Bereich Projektmanagement sowie praktische Erfahrungen in diesem. Hilfreich sind zudem erste Erfahrungen in den einzelnen Projektmanagementmethoden an sich, um sie evaluieren zu können.

Kanban in Kürze

  • Kanban ist eine Projektmanagement-Methodik, die zwischen rein klassischem und rein agilem Projektmanagement angesiedelt ist.
  • Es gibt zwei Arten, die Methodik einzubinden – einmal vollumfänglich, was bedeutet, dass das Projekt vollständig auf Kanban aufbaut, und einmal reduziert, wo Sie innerhalb einer anderen Methodik nur einige Prinzipien von Kanban nutzen. Häufig wird in diesem Zusammenhang das Kanban-Board verwendet, um Aufgaben zu managen und zu strukturieren.
  • In dem Fall der kombinierten Anwendung dient Scrum häufig als führende Methode.
  • Kanban zeichnet sich einerseits durch klare Regeln aus, andererseits bringt es viele Freiheitsgrade mit.
  • Wie in allen Projektmanagement-Methoden ist es auch bei Kanban höchst empfehlenswert, vor dem Projektstart eine Initialisierungsphase durchzuführen, um mit klaren Ergebnis- und Vorgehensvorstellungen das Projekt zu beginnen.

Wann eignet sich Kanban für das Projektmanagement?

Kanban_AutoindustrieVon dem originären Einsatzgebiet in der Automobilindustrie ist in vielen Anwendungsfällen nur noch wenig zu erkennen. Seit den 2000er Jahren ist Kanban über den Bereich der Softwareentwicklung immer mehr zu einer generischen Projektmanagementmethodik herangewachsen. Ihr Einsatz ist in fast jedem Unternehmen denkbar. Zumindest dann, wenn es um Anwendungsfälle geht, bei denen eine mittlere Planbarkeit in Bezug auf die Art und Qualität von Ergebnissen sowie auf das anzuwendende Vorgehen besteht.

Damit ist gemeint, dass Kanban als Methodik sich vor allen Dingen dann eignet, wenn man ein Projekt weder konsequent klassisch (etwa mit Prince2© oder PMI©) noch konsequent agil (etwa mit Scrum) durchführt. Das klassische Projektmanagement geht typischerweise mit einer größeren Planungstiefe als Kanban einher. Beim agilen Projektmanagement mit Scrum ist es anders. Hier wird ausschließlich der als nächstes kommende Sprint detailliert geplant, nicht aber das, was danach kommt.

Die Kanban-Projektmanagementmethodik im Gesamten ist von der alleinigen Verwendung als Instrument zum Aufgabenmanagement zu unterscheiden. Oft kommt Kanban mit seinen Klebezetteln und Kacheln auch in der Umsetzungsphase klassischer Projektmanagementmethoden zum Einsatz. Genau wie im Entwicklungsteams, die mit Scrum arbeiten. In den genannten Anwendungsfällen geht es aber nicht um die ganzheitliche Durchführung eines Gesamtprojekts mit Kanban, sondern darum, Aufgaben zu ordnen und zu managen. Man könnte sagen, dass das Kanban auf stark reduziertem Level ist.

Wie funktioniert das Projektmanagement mit Kanban?

Schritt 1 – Basis schaffen

Die Basis für das Projektmanagement mit Kanban ist eine Modellierung des Ablaufs  der Erarbeitung der Projektergebnisse. Ob es sich beim Ergebnis um eine Software, eine Dienstleistung oder ein anderes Produkt handelt, ist unerheblich. Als Beispiel lässt sich die Entwicklung eines Computerspiels heranziehen. Der Entwicklungsprozess würde hier in mehrere Schritte aufgeteilt werden. In unserem Beispiel entscheiden wir uns recht grob für die Prozessschritte Ideenentwicklung, Anforderungsdefinition, Entwicklung der grundsätzlichen Basisfunktionalität, Entwicklung der darauf aufbauenden Nutzerinteraktion, Testphase sowie die folgenden Releases. In der konkreten Anwendung  würde man diesen Kanban-Prozess in noch mehr Schritte aufteilen.

Schritt 2 – Visualisierung des Boards

Sind die Schritte verbindlich definiert, dann werden sie am Kanban-Board visualisiert. Es entsteht eine Sequenz, durch die die Arbeitsaufträge vorn beginnend hindurchwandern. Ob Sie das Board digital mit entsprechenden Tools visualisieren oder ganz klassisch eine Wand umfunktionieren und mit Klebezetteln dekorieren, bleibt Ihnen überlassen. Sofern die Mitglieder des Projektteams nicht alle am gleichen Ort sitzen oder wenn sich die Arbeit über mehrere räumlich getrennte Teams ausdehnt, ist die digitale Visualisierung besser. So kann jeder zentral und von überall aus auf das Board zugreifen und mit ihm arbeiten. Sitzen alle in einem Büro, dann ergibt die gemeinsame Kanban-Wand am meisten Sinn. Denkbar ist aber auch ein Hybrid aus beidem. So werden die grundsätzlichen Aufgaben an der Wand visualisiert und im digitalen Board lassen sich den einzelnen Arbeitsaufgaben noch Details, Deadlines und mehr hinzufügen.

Schritt 3 – Aufgaben definieren und umsetzen

Im dritten Schritt können Sie das Board mit den ersten Aufgaben ausfüllen. Dafür tauchen Sie in die einzelnen Aufgaben aus dem ersten Prozessschritt ein. Beispielaufgaben für die Entwicklung der Basisfunktionalität könnten etwa das Datenbankdesign, dessen Implementierung und die Implementierung der Eingabemasken sein. Nach der Softwareentwicklungen stehen diverse Tests an, um die Funktionalität zu prüfen. Sie können eine weitere Hierarchieebene implementieren, indem Sie Oberaufgaben definieren und diese dann thematisch passend in weitere Unteraufgaben gliedern. Gerade bei komplexeren Entwicklungen ist das sogar unbedingt erforderlich.

Jede Prozessstufe zieht ihre Aufgaben von der vorgelagerten, sobald sie weitere Aufgaben parallel bearbeiten kann. Dabei ist die Parallelität das entscheidende Kriterium. Könnte die ziehende Stufe neue Aufgaben nicht unmittelbar bearbeiten, würde der Auftragsstapel (Pendant zu dem Lager der einzelnen Produktionsstufe in der Automobilindustrie) größer werden. Die Lagerhaltungskosten würden steigen und die Menge der in Bearbeitung befindlicher Aufgaben würde unnötig steigen. Dadurch würden die Grundprinzipien von Kanban verletzt werden. Die Effizient und Produktivität der Arbeit sinken. Deshalb ist das Ziehen (Pull-Prinzip) nur bei freien Kapazitäten des jeweiligen Prozessschritts erlaubt.

Grundsätzlich lässt sich Kanban für einzelne Teams, einzelne Wertschöpfungsketten, wie auch für sämtliche Wertschöpfungsketten beziehungsweise Produkte eines Unternehmens einsetzen. Das Computerspiel ist beispielsweise einer kompletten Wertschöpfungskette zuzuordnen, weil typischerweise verschiedene Teams an der Entwicklung eines neuen Computerspiels beteiligt sind. Neben dem Einsatz in Projekten eignet sich Kanban auch gut für die Organisation von dauerhaften Betriebsaufgaben. Und zwar immer, wenn die Arbeit einer Prozesslogik folgt, wie beispielsweise bei der Fließband-Produktion eines Autoherstellers oder bei einem Restaurant in der Provinz (Prozess von der Bestellung über das Kochen bis zum Servieren).

Existieren im Kanban-Prozess feste Regeln?

Kanban_BoardGrundregeln

Tatsächlich legt Kanban einen großen Wert auf Konkretisierung und klare Regeln, auch wenn es in anderen Teilbereichen wiederum hohe Freiheitsgrade gibt (siehe unten). Eine grundsätzliche Regel ist, dass Sie sich an die verbindlich festgelegte Prozessfolge halten müssen. Kanban ergibt nur mit vorab klar definierten Sequenzen einen Sinn. Außerdem sind die Kriterien zur Priorisierung von Aufgaben vorab zu definieren. Anhand dieser Kriterien sind sämtliche Aufgaben zu ordnen und strukturiert entsprechend ihrer Wertigkeit abzuarbeiten. Das Maß an in Bearbeitung befindlichen (unfertigen) Aufgaben ist auf ein Minimum zu reduzieren. Hierfür sind trennscharfe Regeln notwendig, wann Aufgaben von einem Prozessschritt zu nächsten übergehen. Typischerweise wird hierfür ein pragmatisch ermittelter Auslastungsgrad der einzelnen Stufen berechnet. Unterscheitet der Auslastungsgrad die definierte Schwelle (typischerweise 90%), sind neue Aufgaben zu übernehmen.

Eine weitere Grundregel von Kanban ist die konsequente Verbesserungsmotivation. Jeder soll sich einbringen und daran arbeiten, das Ergebnis mit Verbesserungsvorschlägen sowie Verbesserungsmaßnahmen zu perfektionieren. Kanban beinhaltet neben seinen motivierenden Aspekten hierdurch auch einen Führungsaspekt. Im direkten Vergleich zu anderen Projektmanagementmethoden ist dieser Beitrag zur Mitarbeiterführung einzigartig.

Derartige Regeln sind notwendig, wenn es kein starres Durchschieben von Aufgaben wie beispielsweise am Fließband gibt. Dies ist in den meisten Anwendungsgebieten der Fall, in denen Kanban als Projektmanagementmethodik eingesetzt wird. Die konsequente Einhaltung der erwähnten Regeln führt zu einem Überblick und einem schnellen Bearbeitungsfortschritt. Priorisieren Sie die Aufgaben entsprechend ihres Wertbeitrags.

Meetings

Auch bei Kanban existiert – wie bei Scrum – ein tägliches Meeting zur Synchronisation des Projektteams. Es darf maximal 15 Minuten dauern und dient dazu, dass jeder seinen Status kommuniziert sowie dass man gemeinsam die Aufgaben des bevorstehenden Tages plant. Außerdem gibt es sogenannte „Operationsreviews“, die auf Basis quantitativer Fakten zur Fehleranalyse durchgeführt werden. Andere Meetings wie das Kickoff und Retrospektiven sind in Kanban nicht direkt vorgeschrieben oder gar in einen festen Ablauf eingeordnet. Sie sind jedoch häufig in der Praxis anzutreffen.

Freiheitsgrade

Scrum weist bereits hohe Freiheitsgrade auf, indem das Entwicklungsteam prinzipiell frei darin ist, wie es das nächste Minimum Viable Product umsetzt. Keine klassische Methode weist derartige Freiheitsgrade auf. Kanban setzt aber in Sachen Freiheitsgrade noch einen drauf. Denn hinsichtlich mehrerer Aspekte genießt das Projektteam unbeschränkte Freiheiten:

 

  • Keine Mindest- oder Maximaldauer bei den Stufen/Sequenzen
  • Teams dürfen prinzipiell so groß sein und zusammenarbeiten wie gewünscht
  • Hierarchien und Expertenrollen sind erlaubt
  • Meetings stehen prinzipiell einem breiten Teilnehmerkreis offen

Wie sieht die Vorbereitung eines Kanban-Projekts aus?

Kanban_Team und PlanungWeiter oben erhielten Sie Einblick in den grundsätzlichen, in drei Schritte aufgeteilten Ablauf der Vorbereitung und Durchführung des Kanban-Prozesses. Natürlich beleuchtet dieser aber nur den Kern und nicht das, was vorbereitend oder drumherum passiert. Das liegt daran, dass Kanban – ebenso wie die meisten agilen Projektmanagement-Ansätze – nur ebendiesen Grundablauf vorgibt, ohne Beachtung beispielsweise einer intensiven und bei jedem Projekt zu empfehlenden Vorbereitungsphase.

Vorbereitungsphase mit Eckpfeiler-Definition

Projekte bestehen aus mindestens zwei Phasen, nämlich einer Initialisierungshase sowie einer Umsetzungsphase. Gegebenenfalls kommen noch weitere Phasen hinzu. Die Umsetzungsphase wird durch den Kanban-Prozess vollumfänglich abgedeckt. Mit dem Kanban-Board werden sämtliche Arbeitsschritte strukturiert. Auch wenn die Initialisierungsphase in Kanban keine Erwähnung findet, sollten Sie sie durchlaufen. Die Initialisierung eines Projekts dient einer soliden Vorbereitung. In ihr werden die inhaltlichen Eckpfeiler definiert. Wesentlich ist in diesem Zusammenhang die präzise Festlegung der zu erarbeitenden Ergebnisse. Die Eckpfeiler-Definition stellt den wesentlichen ersten Schritt bei jedem Projekt dar. Dies ist unabhängig davon, ob Sie es klassisch oder agil durchführen.

Im Rahmen der Eckpfeiler-Definition werden noch weitere Parameter geplant, etwa das erforderliche Budget und die zur Umsetzung der Ergebnisse benötigten internen Ressourcen. Die Ausarbeitung mit sämtlichen Planungen vor Projektstart nennt man Projektaufsatz. Dabei handelt es sich typischerweise um eine PowerPoint-Präsentation, die man einem Lenkungsausschuss vorstellt und von ihm freigeben lässt. Eine gute Projektvorbereitung ist Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Projekt. Die Projektvorbereitung ist hier im Detail beschrieben.

Übergangsphase mit Kanban-Strukturierung

Wenn Sie die Initialisierungsphase abgeschlossen und einen freigegebenen Projektaufsatz vorliegen haben, schließt sich eine „Übergangsphase“ an. In der Übergangsphase geht es darum, den Kanban-Prozess zu strukturieren und die Arbeit effektiv vorzubereiten. Es gibt einige wesentliche Punkte in der Übergangsphase.

Kanban-Vorbereitung

Durchlaufen Sie den ersten Schritt des oben beschriebenen Kanban-Grundablaufs. Planen Sie das Board und visualisieren Sie es. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Art von Arbeit und welches Detaillierungsniveau die einzelnen Aufgaben auf dem Kanban-Board haben sollen. Sorgen Sie außerdem dafür, dass das Kanban-Board übersichtlich ist. Ein unübersichtliches und nicht intuitiv verständliches Board wird die Arbeit erschweren sowie zu Missverständnissen führen und grobe Fehler begünstigen.

Team-Aufbau

Kanban_Organigramm-GrafikBesondere Aufmerksamkeit ist neben der Kanban-Vorbereitung auf den Team-Aufbau und dessen hierarchischer Organisation zu legen. Entscheiden Sie bewusst, ob Sie Hierarchien einführen und mit Rollentiteln arbeiten  oder nicht. Beides kann, je nach spezifischer Projektsituation, sinnvoll sein. So ist bei Projektteams von mehr als acht Personen eine Hierarchie oder eine Aufteilung in mehrere kleine Gruppen zu empfehlen. Häufig ist auch ein Experte, der die  Einhaltung der Methodik sicherstellt, zu empfehlen. Diese Rolle ist vergleichbar mit der  eines Scrum Masters.

Zeitliche Organisation und Meetings

Abschließend ist in der Übergangsphase zu definieren, wann und wo Reviews stattfinden und welche Daten und Teilnehmer zu diesen herangezogen werden. Gewiss kann prinzipiell jeder an den Reviews und auch an anderen Meetings (beispielsweise der täglichen Teamrunde) teilnehmen. Aber es ist sinnvoll, stets ein Kernteam festzulegen, dass für die Umsetzung der Aufgaben verantwortlich ist und immer an den täglichen Meetings teilnimmt. Außerdem ist die typische Dauer für den Durchlauf des Kanban-Prozesses zu definieren. Es gibt hier keine harten Regeln wie etwa bei Scrum, wo jeder Sprint mindestens zwei Wochen dauern muss und höchstens vier Wochen dauern darf. Dennoch sollte es einen grundsätzlichen Zeitrahmen geben, an dem sich alle orientieren.

Kick-off-Veranstaltung und Projektstart

Der letzte Schritt, bevor die Aufgaben anfangen, sich durch das Kanban-Board zu bewegen, ist eine einführende Kick-off-Veranstaltung, ebenfalls mit Scrum vergleichbar (man kann diese Veranstaltung auch im klassischen Projektmanagement zum Ende der Konzeptionsphase beziehungsweise im Übergang zur Umsetzungsphase wiederfinden). An dieser hat das gesamte Kanban-Team teilzunehmen. Es werden die grundsätzlichen Ziele und der Rahmen des Projektes vorgestellt, sodass jeder dessen Grundlagen und Ziele kennt. Normalerweise führt der Projektmanager, der auch den Projektaufsatz aufgearbeitet hat, durch dieses Event. Da hier die Perspektiven eines typischen Projektmanagers auf die Perspektiven des Kanban-Teams treffen, ist darauf zu achten, dass alle Daten und Inhalte für jeden verständlich aufbereitet sind.

Was sind die wesentlichen Aufgaben des Projektmanagers nach dem Projektstart?

Die Vorbereitungsphase ist nach Abschluss des Kick-offs beendet. Die Arbeit des Projektmanagers hört an dieser Stelle gemäß der allgemeinen Aufgaben eines Projektmanagers jedoch noch nicht auf. Im gesamten weiteren Projektverlauf kümmert er sich parallel um das übergreifende Projektmanagement. Hier sind die typischen Aktivitäten des klassischen Projektmanagements relevant.

 

  • Feststellen der Ergebnisqualität: Das Ergebnis ist der Kern des Projekts. Alles fokussiert hierauf. Dementsprechend hat der Projektmanager stets ein Auge auf die Ergebnisqualität und gleicht sie mit den am Anfang definierten Zielenab. Sofern die Ergebnisqualität nicht passt, ergreift der Projektmanager entsprechende Schritte. Zum Beispiel kann es vorkommen, dass die Übergabe der Projektinhalte im Kick-off nicht verständlich genug war, womit ein Nach-Briefing erforderlich ist, um das Kanban-Team auf die richtige Spur zu bringen.
  • Budgetcontrolling: Es ist ein wesentlicher Schritt im Projektmanagement, noch vor Projektstart die Kosten des Projekts gut abzuschätzen. Dass die tatsächlichen Kosten im Rahmen bleiben, muss der Projektmanager während des Projekts immer wieder kontrollieren.
  • Risikomanagement: Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass Probleme idealerweise nicht entstehen und dass entstandene Probleme schnellstmöglich geklärt werden. Er muss wesentliche Risikoherde schon vorab kennen und kontinuierlich Gegensteuerungsmaßnahmen hierfür entwickeln.
  • Durchführung von Lenkungsausschusssitzungen: Der Lenkungsausschuss ist das höchste Gremium im Projekt und hat übergreifende Entscheidungsbefugnisse. Der Projektmanager muss regelmäßig an den Lenkungsausschuss reporten, um ihn auf dem aktuellen Stand zu halten. In bestimmten Fällen können sich wesentliche Änderungen am Projekt ergeben, welche der Projektmanager nach der Lenkungsausschusssitzung an das Kanban-Team übermitteln muss.

Ist Kanban besser als andere Projektmanagement-Methoden?

Kanban_PuzzleteileGrundsätzlich ist festzuhalten, dass Sie Kanban nur da einsetzen sollten, wo es tatsächlich passt. Analog zu den anderen Projektmanagement-Methoden ist Kanban per se weder besser noch schlechter. Es passt exzellent, wenn sich die Aufgaben ideal in eine Sequenz aus einzelnen Prozessen zerlegen lassen, aber gleichzeitig eine flexible Priorisierung brauchen. Somit steht Kanban genau zwischen dem agilen und dem klassischen Projektmanagement. Die planungsintensive Initialisierungsphase, die stark ans klassische Projektmanagement angelehnt ist, ist bei dieser Betrachtung außenvor gelassen, da sie originär nicht zum Kanban-Prozess gehört.

Kanban passt nicht, wenn das Projekt mit Blick auf das Vorgehen und die zu erarbeitenden Ergebnisse sehr gut im Voraus planbar ist. In dem Falle sollten Sie sich für rein klassisches Projektmanagement, beispielsweise mit PMI© oder Prince2©, entscheiden. Die Arbeitsgeschwindigkeit und die Passgenauigkeit der Ergebnisse sind höher, während die Gesamtkosten typischerweise geringer als bei Kanban und agilen Methoden sind. Sofern sich rein agile Methoden eignen, weil kaum Planbarkeit vorliegt, ist Kanban ebenfalls nicht geeignet. Hier wäre Kanban wiederum ein zu starrer Rahmen für  die Projektdurchführung. Gegebenenfalls kann es aber eine zusätzlich einzusetzende Methode („Untermethode“) darstellen, um einzelne Aufgaben zu managen, während Sie etwa Scrum als Framework einsetzen.

BEST PRACTISE ZUM SCHLUSS

Implementieren Sie Kanban gegebenenfalls erst später als Nachfolger einer agilen Methodik. Meist stellt sich erst während der Projektarbeit heraus, wie es um die Kundenpräferenzen und die Zahlungsbereitschaften des Marktes steht, wo technische Fallstricke lauern und wie die optimale Vorgehensweise zur Weiterentwicklung aussieht. Es ist keinesfalls unüblich, dass man zunächst rein agil an ein Projekt herangeht und später dann zu Kanban wechselt.

Fazit

Ob Sie lediglich mit einem abgespeckten Kanban-Board arbeiten oder Kanban als vollumfängliche Projektmanagement-Methodik nutzen, ist eine Frage des konkreten Anwendungsfalls. Es handelt sich bei Kanban um eine gut verständliche und übersichtliche Methode, die zwischen rein klassischem und rein agilem Projektmanagement steht. Wichtig ist, dass Sie vor dem Projektstart eine saubere Initialisierungsphase durchlaufen  auch wenn das Regelwerk von Kanban diese nicht erwähnt. Mit nur vagen Ergebnisvorstellungen und undefinierten Vorgehensweisen in ein Projekt einzusteigen, empfiehlt sich in keinem Fall.