Eine Risikomatrix ist das Ergebnis aus Risikoanalyse und Risikobewertung

Eine Risikomatrix (auch Risikodiagramm genannt) visualisiert Risiken in einem Diagramm. In der Grafik sind die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bzw. Schadensausmaß unterteilt. Gemäß dieser Definition ist die Risikomatrix als Ergebnis der Risikoanalyse und Risikobewertung zu sehen und somit ein wichtiger Bestandteil des Projekt- und Risikomanagements.

Risikomatrix Vorlage


Risikodefinition für das Projektmanagement

Unter Risiko wird die Gefahr verstanden, dass Ereignisse und Handlungen ein Projekt daran hindern, seine Projektziele vollumfänglich zu erreichen. Unter potenziellem Risiko ist das Risiko in einem Projekt ohne Berücksichtigung geeigneter installierter organisatorischer oder kontrollierender Maßnahmen und Steuerungssysteme seitens des Projektmanagements zu verstehen. Die Bemessungsgrundlagen für das Ausmaß des potenziellen Risikos sind die Kriterien realistische Eintrittswahrscheinlichkeit und maximale Schadenhöhe.

Prozess zur Entwicklung einer Risikomatrix

Grundlegender Prozess zur Entwicklung einer Risikomatrix

Risikoanalyse und Risikobewertung

Risikoorientierung durch das Projektmanagement bedeutet: Konzentration auf die Projektrisiken, die die Zielerreichung des Projektes gefährden und die Durchführung risikobegrenzender Maßnahmen. In diesem Schritt werden die Risiken separat zum einen nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und zum anderen nach ihrer Schadenhöhe eingeschätzt und beurteilt. Eine getrennte Betrachtung ist für eine realistische Beurteilung beider Dimensionen ausschlaggebend. Zusätzliche Bewertungskriterien können angewendet werden: z. B. die zeitliche Einschätzung eines Risikos oder der Nutzen für die Auftraggeberseite. Die Risikoanalyse und -bewertung sollte regelmäßig mit einem identischen Teilnehmerkreis mit verantwortlichen Personen für das Risikomanagement, der Leitung der einzelnen Teilprojekte sowie der Projektleitung durchgeführt werden. Aus Sicht des Risikomanagements ist durch diese Gesprächsrunden die Identifikation und Bewertung neuer Risiken sichergestellt sowie die stete Überprüfung bereits vorher im Team identifizierter Risiken. Dem Risikomanagement oder dem Risikomanager, der für das Projekt verantwortlich ist, sollte immer der direkte Kontakt – über alle Projektebenen hinweg – mit Projektmitarbeitenden oder Stakeholdern ermöglicht werden. Stakeholder, die nicht unmittelbar zum Projektteam gehören, können beispielsweise Anwender sein. Komplexe Projektorganisationen können in Teilen eine Erschwernis für das Risikomanagement darstellen. Direkte Gespräche können zielführend bei großen Projektorganisation sein, um nicht bekannte Risiken aufzudecken oder vage Risiken besser einschätzen zu können. Das Risikomanagement oder der Risikomanager kann standardisierte Checklisten anwenden und systematisch Risikokategorien durchgehen, um eine vollständige und genauere Risikoeinschätzung vorzunehmen. Bei Unklarheiten über die Risikolage kann ein externer oder interner Spezialist mit ausreichender technischer oder fachlicher Expertise hinzugezogen werden. Nachdem Sie in Ihrem Projekt festgelegt haben, ab wann ein Zustand ein Risiko ist, selektieren Sie alle bekannten Risiken im Rahmen einer Vorarbeit für die Erstellung einer Risikomatrix. Die Höhe der Risiken und deren Gewichtung sind hierbei erst einmal nicht relevant und demnach nicht zu betrachten. Das Zusammentragen der Risiken kann sowohl analytisch als auch kreativ erfolgen. Die Erfassung der Risiken ist mittels Checklisten, Fehlerbaumanalysen, Fehlermöglichkeitsanalysen und Fehlereinflussanalysen, Schadensstatistiken sowie Brainstorming möglich. Es gilt die Devise: Tragen Sie so viele Risiken wie möglich zusammen. Wenn Sie alle Risiken zusammengetragen haben, fassen Sie Risiken nach einer sachlogischen Systematik, z.B. Risikobereiche (Compliance, IT-Risiken) zusammen. Es empfiehlt sich, ein Risikoinventar als Vorstufe zu einer finalen Risikomatrix aufzustellen. Dies lässt sich mit einer Tabelle (z.B. Excel-Datei) sehr gut realisieren.

Nr. Risikobezeichnung Risikobereich Risikobeschreibung
1 Projektänderungsanträge werden eingeführt Änderungswesen Projektänderungen werden eingeführt, obwohl diese unzureichend analyiert bzw. intern abgestimmt sind.
2 Projektdokumentation unzureichend Projektdokumentation Projektergebnisse sind unzureichend nachvollziehbar.
3 Produkt nicht anforderungskonform Compliance Das Produkt begründet einen Verstoß gegen geltendes Recht.

Um eine Risikomatrix zu erstellen, müssen die Eintrittswahrscheinlichkeit und das Schadensausmaß genau bewertet werden. Anschließend werden die einzelnen Risiken entsprechend diesen Werten in ein Koordinatensystem eingetragen. Bei der Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit gibt es fünf Stufen für die Eingabe der Eintrittswahrscheinlichkeit. Diese Ebenen können in Prozentsätzen ausgedrückt werden. Beispielsweise ist folgende Einteilung sinnvoll: 0-20% (unmöglich), 21-40% (unwahrscheinlich), 41-60% (möglich), 61-80% (wahrscheinlich) und 81-100% (sehr wahrscheinlich).

Die Kriterien für die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos müssen genau festgelegt werden. Die Bewertung der Schadenshöhe also das Schadensausmaß kann ebenfalls in fünf Stufen formuliert werden, beispielsweise gering, mittel, hoch, sehr hoch und äußerst kritisch.

Risikogewichtungen identifizierter Projektrisiken (Schadensklassen 1 – 5)

Risikogewichtung für eine Risikomatrix

Äußerst kritisches Risiko (Schadensklasse 1):

Signifikanter auf die Erreichung der Unternehmens- und Projektziele
und/ oder
Schadenhöhe oder Finanzielle Auswirkung über 1 Mio. €
und/ oder
Signifikanter Einfluss auf das Unternehmensimage bzw. die Kundenbeziehung

Sehr hohes Risiko (Schadensklasse 2):

Sehr bedeutender Einfluss auf die Erreichung der Unternehmens- und Projektziele
und/ oder
Schadenhöhe oder finanzielle Auswirkung bis 1 Mio. €
und/ oder
Sehr bedeutender Einfluss auf das Unternehmensimage bzw. die Kundenbeziehung

Hohes Risiko (Schadensklasse 2):

Bedeutender Einfluss auf die Erreichung der Unternehmens- und Projektziele
und/ oder
Schadenhöhe oder finanzielle Auswirkung bis 500.000 Tsd. €
und/ oder
Bedeutender Einfluss auf das Unternehmensimage bzw. die Kundenbeziehung

Mittleres Risiko (Schadensklasse 3):

Mittlerer Einfluss auf die Erreichung der Unternehmens- und Projektziele
und/ oder
Schadenhöhe oder finanzielle Auswirkungen bis 100.000 Tsd. €
und/ oder
Mittlerer Einfluss auf das Unternehmensimage bzw. die Kundenbeziehung

Geringes Risiko (Schadensklasse 4):

Geringe Auswirkung auf die Erreichung der Unternehmens- und Projektziele
und/ oder
Schadenhöhe oder finanzielle Auswirkungen bis 10.000 Tsd. €
und/ oder
Geringer Einfluss auf das Unternehmensimage bzw. die Kundenbeziehung

Kein Risiko (Schadensklasse 5):

Keine Auswirkung auf die Erreichung der Unternehmens- und Projektziele
und/ oder
Kein Schaden oder keine finanziellen Auswirkungen
und/ oder
kein Einfluss auf das Unternehmensimage bzw. die Kundenbeziehung

Natürlich muss hier jede Stufe eines Schadensausmaßes genau beschrieben werden, um die entsprechenden Risiken den jeweiligen Stufen zuzuordnen. Zum Beispiel müssen Sie ein Ereignis berücksichtigen, das zu nicht geplanten Ergebnissen führen oder lang-, mittel- oder kurzfristige Folgen haben könnte. Anschließend wird der Referenzwert ermittelt (z. B. Schadenshöhe Euro pro Ereignis).

Ergebnistyp „Risikomatrix“ als Tabelle oder Grafik

Das Risikomanagement in Bezug auf Projekte weist im Kern zwei Ergebnistypen auf, die sich in der Praxis für die Berichterstattung über Risiken bewährt haben, da auf die Kernrisiken im Projekt fokussieren und auf wesentliche Risiken aufmerksam machen:

Risikomatrix als Tabelle – Liste aller Risiken und geeigneten Maßnahmen zur Risikoreduktion:

  • Kategorisierung der Risiken in Risikobereiche
  • Beschreibung der Risiken
  • Beschreibung der Schadenhöhe im Fall des Risikoeintritts
  • Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Bewertung der Auswirkungen
  • Schätzung der zu erwartenden Schadenhöhe (in Euro)
  • Definition der Maßnahmen zur Risikoreduktion mit Verantwortlichkeiten
  • Bewertung der Durchführung und Wirksamkeit der Maßnahmen

Risikomatrix als Grafik: Diese zweidimensionale Matrix ermöglicht eine visuelle Risikodarstellung für ein Projekt.

Bedeutende Risiken, im Regelfall Risiken mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit und großem Schaden im Risikofall, werden dabei farblich hervorgehoben (roter Bereich). Es empfiehlt sich, Risiken vor Maßnahmendurchführung und deren Wirkung im Nachgang zu beurteilen, um die maßnahmeninduzierten Änderungen bei der Risikoanalyse transparent zu machen.

Die Risikomatrix ist das Ergebnis aus Risikoanalyse und Risikobewertung. In einer Matrix – eine grafische Darstellung – werden Risiken mit ihrer Wahrscheinlichkeit des Eintreffens und ihrer Auswirkung auf das Projekt oder auf verschiedene Teilabschnitte visualisiert. Diese Darstellung veranschaulicht, welche Risiken besonders zu beobachten sind, welche schwerwiegende Folgen haben können, so dass schon im Vorfeld Maßnahmen zur Abschwächung oder Beseitigung dieser Risiken getroffen werden müssen. Für das operative Risikomanagement ist die Risikomatrix ein geeignetes Hilfsmittel, um eine erste Einschätzung zu bekommen für Abhängigkeiten und Häufungen von Risikowahrscheinlichkeiten. Es ist nicht vorteilhaft, Zeit und Energie auf die Abwendung und Bewältigung unwahrscheinlicher Risiken aufzuwenden. Wichtiger ist die Konzentration auf kausale Wechselwirkungen zwischen Risiken nach dem Motto: Wenn an einer Stelle etwas schief geht, steigt die Wahrscheinlichkeit gewaltig, dass auch an anderer Stelle ein Risikofall eintritt. Oder die Erkenntnis, dass viele Risiken mit geringer Wahrscheinlichkeit und Auswirkung ebenso viel Negativeffekte bewirken können wie ein einzelnes Risiko mit hoher Eintrittswahrscheinlichkeit. Die Risikomatrix hilft in jedem Fall bei Beantwortung der Frage, welches Gesamtprojektrisiko die Projektorganisation bereit ist einzugehen, liefert dafür aber keinen konkreten Berechnungsalgorithmus. Naturgemäß können sich die Risiken während eines Projektes ändern. Daher muss ihre Entwicklung – hinsichtlich Ausmaß und Wahrscheinlichkeit ihrer Veränderung – permanent durch das Projektmanagement verfolgt werden.

Risikomatrix als Tabelle

Risikomatrix als Tabelle

Risikomatrix als Grafik

Risikomatrix als Grafik

Maßnahmen zur Risikoreduktion festlegen und durch das Projektmanagement verfolgen

Für die identifizierten Risiken sind Maßnahmen festzulegen, um die Eintrittswahrscheinlichkeit oder Schadenshöhe zu reduzieren bzw. Risiken abzuwenden. Für die einzelnen Risiken sind Verantwortliche festzulegen sowie Statusberichte anzufertigen. Diese Dokumentation wird regelmäßig vom Risikoverantwortlichen angepasst. Ein transparentes Risikomanagement erhöht die Wahrscheinlichkeit, der Realisierung vereinbarter Maßnahmen: Je höher die Transparenz seitens des Risikoverantwortlichen des Projektes ist, je höher ist der Druck für den Risikoverantwortlichen definierte Maßnahmen umzusetzen: Es zeigt sich als Vorteil, für den Projektleiter die Maßnahmen und deren Planung für projektrelevante Risiken mit in den Lenkungsausschuss aufzunehmen. Dem Lenkungsausschuss sind durch das Projektmanagement die Auswirkungen aufzuzeigen. Hierbei ist explizit auf dadurch indizierte Projektplanänderungen und auf den Nutzen der risikoreduzierenden Maßnahmen einzugehen. Nach Genehmigung durch den Lenkungsausschuss werden per Änderungsauftrag die Risikomaßnahmen in die Projektmanagementtools eingepflegt und verfolgt. Regelmäßige Kontrollen der Wirksamkeit einzelner Maßnahmen sind durch das Projektmanagement in regelmäßigen Abständen zu vollziehen.

Die Vorteile des Einsatzes der Risikomatrix sind:

Identifizierung der größten Projektrisiken, Übersichtliche Präsentation der Risikosituation mit geringem Aufwand, Risikosituation wird visuell und umfassend sowie einfach dargestellt, da wenige Vorkenntnisse erforderlich sind, um sie zu verstehen. Abschließend bewertet eine Risikomatrix im Verlauf die Effizienz Ihrer Risikomaßnahmen.

Wikipedia-Artikel zur Risikomatrix sind:

Hier geht’s zum Wikipedia-Artikel zur Risikomatrix.

Risikomatrix – Risikomanagement

Eine Risikomatrix ist eine Kernaufgabe bzw. wesentlicher Aspekt im Projektmanagement. Im Risikomanagement werden Tatbestände mit negativem Einfluss auf das Projekt systematisch identifiziert, überwacht und gesteuert. Typischerweise werden Risiken entsprechend der Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens sowie dem erwarteten Verlust im Schadensfall bewertet. Ab einer für das jeweilige Projekt festgelegten Kombination von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe werden Risiken einer aktiven Steuerung unterzogen. Typischerweise erfolgt dies ab einer Wahrscheinlichkeit von 25% und einer Schadenshöhe, die die jeweilige Organisation als Mittel bewertet. Ein Risiko kann akzeptiert, mitigiert oder verlagert werden. Bei einer Akzeptanz wird keine weitere Gegensteuerungsmaßnahme umgesetzt. Gegensteuerungsmaßnahmen beseitigen das Risiko oder schwächen es ab. Ein Beispiel für eine Gegensteuerungsmaßnahme (Mitigation) ist das Beschaffen neuen Personals zur Mitigation von krankheitsbedingten Ausfällen. Das Risikomanagement ist eine zentrale Aufgabengruppe im Projektmanagement. Wesentliche inhaltliche Schnittstellen bestehen zu den Aufgabengruppen Ziel-/Scopemanagement, Zeitmanagement, Produkt-/Qualitätsmanagement und Kostenmanagement. Das Risikomanagement ist gleichermaßen für klassische wie auch für agile Projekte relevant.

Eine Risikomatrix ist ein häufig anzutreffender Aspekt. Die Kenntnis ist empfehlenswert. Dieses Glossar erklärt noch weitere Aufgaben des Risikomanagements. Diese sind:

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