Definition Scoping


Scoping ist dem Ziel- und Scopemanagement zuzuordnen

Scoping ist eine Vorgehensweise aus dem Bereich des Risiko- und Ergebnismanagements, um den Aufgabenbereich und Themenfelder komplexer Umsetzungs- und Planungsprozesse zu definieren. Unter Scope versteht man im Projektmanagement einen Bereich, ein Ziel bzw. den Umfang eines Projekts. Dabei ergeben sich inhaltliche Abgrenzungen, anhand derer der zu transformierende Sachumfang festgelegt wird bzw. welche Dinge sich außerhalb des Ziels, Umfangs, Bereichs, das heißt außerhalb des Scopes befinden.

Man findet eine Reihe konkreter Beispiele für Scoping in der realen Projektwelt: So wird etwa im Bundesland Baden-Württemberg standardmäßig bei Straßenbauprojekten für die Umweltverträglichkeitsprüfung nach §15 UVPG das Scoping eingesetzt, um die möglichen Umweltauswirkungen zu beschreiben. Zu jedem Projekt wird ein Begleitschreiben und ein Scopingpapier veröffentlicht, im dem detailliert der Planungsraum, das Vorhaben, der Ablauf, der Planungsstand und Umweltverträglichkeitsstufe aufgeführt sind. Für Scoping ist es vorteilhaft, dass die Projektleitung notwendige Aktualisierungen und Änderungen während des Projektes identifiziert und kontrolliert. Es ist wichtig, die vorgenommenen Änderungen an dem zuvor definierten Projektumfang zu dokumentieren. Scoping erfordert von der Projektleitung und den Stakeholdern, sich an die Abstimmungen zum Projektumfang zu halten. Umso zentraler ist eine transparente Abgrenzung, welche Anforderungen innerhalb des Projektumfangs liegen und welche Anforderungen außerhalb dessen Umsetzung liegen.

Die Projektleitung gibt einen Änderungsmanagementprozesse vor, deren Einhaltung für geförderte Änderungen zwingend einzuhalten ist. Eine festgelegte Definition des Projektumfangs durch ein Scoping gewährt die Möglichkeit, zwischen den wirklich notwendigen und nicht notwendigen Anforderungen zu unterscheiden. Ansonsten kann es dazu kommen, dass der Projektumfang ständig ausgeweitet wird. Folglich können zusätzliche Kosten und Mehraufwand entstehen. In letzter Folge können sogar die Projektziele verfehlt und die Qualität der beabsichtigten Projektergebnisse gefährdet werden.

Der Projektumfang sollte nicht mit dem Produktumfang verwechselt werden. Der Produktumfang definiert die Eigenschaften, Funktionen, Merkmale und Eigenschaften des Endergebnisses des Projekts. Eine Erklärung zum Produktumfang stellt für die Projektleitung eine zusätzliche Sicherheit dar. Es gibt wenige Dinge, die ein Projekt schneller zum Scheitern bringen können als ein suboptimales Scoping. Wenn Sie den Projektumfang nicht klar festlegen, kann der Projektumfang deutlich aufgestockt werden. Dies birgt das Risiko, von nicht eingeplanten Ressourcen und Budgetüberschreitungen.

Ein häufig auftretender Fehler im Projektmanagement ist ein unzureichendes Scoping

Projekte und deren Projektleitungen sind während ihres Verlaufs ständig wechselnden Anforderungen ausgesetzt. Angesichts dieser Herausforderung ist im Zusammenhang mit Scoping von Projekten insbesondere weitreichende Erfahrung gefragt.

Zur Fehlervermeidung können die sieben Regeln bei Scoping angewendet werden:

  • Verwendung eines Projektstrukturplans (PSP), um den Umfang zu definieren
  • Entwicklung eines klaren Prozesses zur Erfassung von Anforderungen
  • Budgetgeber in die Scope-Planung mit einbeziehen
  • Erstellung von Kommunikationsvorgaben für Änderungsanträge
  • Sukzessive Erfassung der Anforderungen
  • Komplexe Projekte in Teilprojekte aufteilen
  • Regelmäßige Überwachung des Scope

Scoping – Ziel- und Scopemanagement

Ein Scoping ist im Projektmanagement dem Ziel- und Scopemanagement zuzuordnen. Ein erfolgreiches Projekt verfolgt klar definierte Ziele, die sich typischerweise in Subziele untergliedern. Ein wesentlicher Aspekt einer guten Zieldefinition ist die Messbarkeit. Ziele müssen konkret beschreibbar und eindeutig sein. Genauso verlangen die im Projekt zu berücksichtigen bzw. zu verändernden Sachumfänge (Projektgegenstand ~ Scope) eine präzisen Beschreibung. Ziel- und Scopefestelgung sind eine wesentliche Voraussetzung dafür, die Aktivitäten aller Beteiligten in die beabsichtigte Richtung zu lenken. Eine unpräzise Ziel- und oder Scopefestlegung ist eine der Hauptfehlerquellen im Projektgeschäft. Insbesondere Einsteiger widmen dieser Aktivität zu wenig Aufmerksamkeit, in der fälschlichen Annahme, das bereits allen Beteiligten alles klar ist. Das Ziel- und Scopemanagement ist eine zentrale Aufgabengruppe im Projektmanagement. Wesentliche inhaltliche Schnittstellen bestehen zu den Aufgabengruppen Zeitmanagement, Budget-/Kostenmanagement, Produkt-/Qualitätsmanagement und Risikomanagement. Das Ziel- und Scopemanagement ist gleichermaßen für klassische wie auch für agile Projekte relevant. In der agilen Welt wird es typischerweise in Bezug auf die Erledigung konkreter Aufgaben im jeweiligen Sprint angewendet. Bei klassischen Projekten ist es deutlich weiter gefasst, da hier alle zentralen Aufgabengruppen, wie Risikomanagement, Budget-/Kostenmanagement und Zeitmanagement Berücksichtigung finden.

Ein Scoping ist ein häufig anzutreffender Aspekt. Die Kenntnis ist empfehlenswert. Dieses Glossar erklärt noch weitere Aufgaben des Ziel- und Scopemanagements. Diese sind:

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