eEPK – die erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette

Erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette – Vorlage zum Download

Eine eEPK erstellen:

Elemente einer eEPK

Die eEPK wird aus den fünf Grundelementen Funktionen, Ereignisse, Informationsobjekte, Organisationseinheiten und Konnektoren bzw. Verbindungspfeilen erstellt. Ein Geschäftsprozess wird als Auswahl der jeweils relevanten Elemente sowie deren Anordnung und Verbindung modelliert. Es gib die drei Konnektoren „UND“, „ODER“ und „EXKLUSIVES ODER“. Die Elemente der eEPK sind nachfolgend beschrieben.

Funktion

Eine Funktion beschreibt, was nach einem auslösenden Ergebnis gemacht werden soll. Jede Tätigkeit, die in einem Geschäftsprozess ausgeführt werden soll, ist als Funktion zu modellieren. Eine eEPK muss mindestens eine Funktion enthalten. Jede Funktion darf höchstens genau einen Input und mehrere Outputs oder einen Output und mehrere Inputs haben. Die grafische Darstellung der Funktion einer eEPK ist in der Abbildung am Ende dieses Kapitels dargestellt. Ein Beispiel für eine Funktion ist die Prüfung eines Kundenauftrags oder die Erstellung eines Produktfertigungsplans.

Ereignis

Ein Ereignis einer eEPK ist ein betriebswirtschaftlich oder informationstechnologisch relevanter Zustand. Das Ereignis ist ein eingetretener Zustand in einem Geschäftsprozess, nach den sich typischerweise weitere Prozessschritte anschließen. Ereignisse sind wichtige Elemente, um Abläufe in Unternehmen und Organisationen zu steuern. Grundsätzlich beginnt und endet auch jede erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette mit einem Ereignis. Ereignisse und Funktionen treten stets im Wechsel auf, wobei dazwischen ein Konnektor stehen kann. Wie die Funktion, darf das Ereignis maximal nur einen einzigen Input und mehrere Outputs oder mehrere Inputs und einen Output haben.  Beispiele für ein Ereignis sind „Auftrag wurde abgeschlossen“ oder „Produkte sind versendet“. Die grafische Darstellung von Ereignissen in einer eEPK ist ebenfalls der Abbildung am Ende dieses Kapitels zu entnehmen.

Organisationseinheit

Eine Organisationseinheit ist eines der beiden Elemente, die die eEPK im Vergleich zu der EPK erweitern. Das Element Organisationseinheit wird immer mit einer Funktion verbunden. Dies Verbindung macht deutlich, wer den jeweiligen Prozessschritt ausführt. Die Verbindung zwischen einer Organisationseinheit und einer Funktion ist ungerichtet. Beispiele für eine Organisationseinheit sind „Vertrieb“ oder „Produktion“. Das am Ende dieses Kapitels gezeigte Beispiel verwendet das Element der Organisationseinheit. Typischerweise werden Organisationseinheiten in eEPKs auch verwendet, um die Verantwortung für einen Prozessschritt (Funktion) einer eindeutigen Person zuzuweisen.

Informationsobjekt

Informationsobjekte sind die zweite Erweiterung der eEPK gegenüber der EPK. In einer eEPK verdeutlicht ein Informationsobjekt z.B., dass die jeweilige Information zur Durchführung einer Funktionen benötigt wird. Beispiele für Informationsobjekte sind aktuelle Markpreise oder Kundendaten. Diese beispielhaft genannten Informationsobjekte können einer Funktion wie „Auftragsbearbeitung“ zugeordnet werden. Informationsobjekte können aus Datenbanken, Dokumenten, Nachrichten oder jeder weiteren Art von Information bestehen. Das Informationsobjekt wird mit Pfeilen zur Funktion verbunden. Die Richtung des Pfeiles verdeutlicht, in welchem Zusammenhang die jeweilige Information zu der Funktion steht. Informationsobjekte sind entweder notwendig, um einen Prozessschritt (Funktion) auszuführen oder sind dessen Ergebnis. Das am Ende dieses Kapitels gezeigte Beispiel verwendet das Element des Informationsobjektes.

Konnektoren, Verbindungspfeile

Der Fluss des Prozesses wird anhand von Verbindungspfeilen und Konnektoren modelliert. Die Ausrichtung der Prozesskette läuft von oben nach unten. Der Verbindungspfeil ist ein gerichteter Pfeil zwischen zwei Elementen. Die Konnektoren sind logische Verknüpfungen zwischen Ereignissen und Funktionen. Es gibt die drei Konnektoren „ODER“, „UND“ und „EXKLUSIV-ODER“. Details zu den Konnektoren werden weiter unten in diesem Artikel im Kapitel „Leitfaden“ erklärt. Die grafische Darstellung der Konnektoren und Verbindungspfeilen in einer EPK ist in der folgenden Abbildung visualisiert. Die Konnektoren „ODER“ und „EXKLUSIV-ODER“ dürfen nicht auf einem Ereignis folgen. Alle Konnektoren können entweder eine Eingangs-, aber dann mehrere Ausgangslinien haben oder eine Ausgangs-, aber dann mehrere Eingangslinien haben.

Die UND-Verknüpfung kann für vier Möglichkeiten benutzt werden. Einerseits kann eine UND-Verknüpfung benutzt werden, wenn eine Funktion zwei Ereignissen folgt oder wenn ein Ereignis zwei Funktionen folgt. Andererseits können zwei Ereignisse einer Funktion oder zwei Funktionen einem Ereignis nachfolgen. Die ODER-Verknüpfung hat drei erlaubte Anwendungen. Eine Funktion kann ausgelöst werden, wenn mindestens eins von mehreren Ereignissen eintritt. Die Verknüpfung kann ebenfalls benutzt werden, wenn eine Funktion zu mehreren Ereignissen führt oder mehrere Funktionen zu einem Ereignis führen. Die EXKLUSIV-ODER-Verknüpfung hat drei ähnliche erlaubte Anwendungen. Eine Funktion kann ausgelöst werden, wenn genau ein von mehreren Ereignissen eintritt. Die Verknüpfung kann ebenfalls benutzt werden, wenn eine Funktion zu genau einem Ereignis von mehreren Ereignissen führt oder genau eine von mehreren Funktionen zu einem Ereignis führen.

Z.B. wird der EXKLUSIV-ODER-Konnektor verwendet, um anzuzeigen, dass die Funktion „Produkt senden“ ausgelöst wird, wenn mindestens eines der beiden Ereignisse  „Das Produkt ist im Bestand“ oder „Das Produkt wurde produziert“ eingetreten ist. In ähnlicher Weise kann der UND-Konnektor benutzt werden, um die Funktion „Produktfertigung“ auszulösen, wenn sowohl die Ereignisse „Rohmaterial ist verfügbar“ und „Produktionsplan ist erstellt“ eingetreten sind.

Die folgende Grafik stellt die UND-Verknüpfung dar:

Die folgende Grafik stellt die ODER-Verknüpfung dar:

Die folgende Grafik stellt die EXKLUSIV-ODER-Verknüpfung dar:

eEPK Elemente

Leitfaden zur Erstellung einer eEPK

Mit dem folgenden Leitfaden kannst du deine erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette einfach erstellen. Folge dazu den angegebenen Schritten. Zusätzlich wird jeder Schritt anhand eines Beispiels erläutert.

1. Das genaue Problem wird zuerst identifiziert. Welcher Prozess soll modelliert werden?

In diesem Beispiel gehen wir von der Anmeldung an einem IT-System aus.

2. Im nächsten Schritt erstellst du eine vollständige Liste aller möglichen Funktionen und Ereignisse

Hier wird noch keine Reihenfolge von Funktionen und Ereignissen geplant.

3. Lege die zuzuordnenden Organisationseinheiten und Informationsobjekte fest

4. Im nächsten Schritt legst du Anfang und Ende deines Prozesses fest

Wie vorher erklärt, müssen der Anfang und das Ende ein Ereignis sein.

5. Lege die Reihenfolge der Ereignisse und Funktionen unter Berücksichtigung der Organisationseinheiten und Informationsobjekte fest

6. Du legst fest, welche Konnektoren einzufügen sind

Zusätzlich entscheidest du dich für die Position der jeweiligen Konnektoren. Das Ergebnis besteht in der vollständigen Abfolge von Ereignissen, Funktionen und Konnektoren.

7. Erstelle alle Symbole für die benötigten Ereignisse, Funktionen, Organisationseinheiten, Informationsobjekte und Konnektoren

8. Ordne alle Elemente zu deiner ereignisgesteuerten Prozesskette

Vor- und Nachteile der eEPK

Vorteile

1. Ein wichtiger Vorteil der eEPK ist ihre einfache Lesbarkeit. Wegen der Anschaulichkeit und intuitiven Verständlichkeit der Darstellung können auch Nicht-Experten die Anwendung und Analyse der eEPK leicht erlernen.

2. Die eEPK stellt einen Quasi-Industriestandard dar. Dementsprechend eignet sie sich sehr gut zur eindeutigen Darstellung von Prozessen, z.B. zur Anforderungsdefinition in der Software-Entwicklung.

3. Die Abhängigkeit von Ereignissen und Funktionen kann, im Vergleich zu den anderen Methoden zur Darstellung von Geschäftsprozessen, gut dargestellt werden. Durch die Vorschrift, dass nach jeder Funktion ein Ereignis folgt, ist der Status des jeweiligen Prozesses jederzeit eindeutig bestimmt und nicht transparent.

4. Aufgrund der, auch bei der eEPK verwendeten, geringen Anzahl von Symbolen und Regeln ist der Aufwand zur Erstellung von eEPKs gering.

Nachteile

1. Die Pflicht zur Modellierung eines Ereignisses nach jeder Funktion wirkt bei einigen Prozessen als unnötige Doppelung. So ist z.B. der Mehrwert des Ereignisses „Produkt versendet“ nach der Funktion „Produkt versenden“ gering. Diese Doppelung wirkt umso stärker, wenn es wenige Verzweigungen und logische Konnektoren in der jeweiligen eEPK gibt.

2. Kontrolltätigkeiten und kreativen Aktivitäten lassen sich tendenziell nicht gut mit einer eEPK modellieren.

3. Durch die Verwendung der zusätzlichen Symbole im Vergleich zur EPK besteht die Gefahr einer unübersichtlichen Darstellung auf Basis der eEPK. Da die eEPK keine separaten Bahnen („Swimlanes“) für die Organisationseinheiten vorsieht, können identische Verantwortlichkeiten oder viele Übergabepunkte zwischen unterschiedlichen Verantwortlichkeiten schlecht erkannt werden.

4. Weitere wesentliche Aspekte von Geschäftsprozessen, wie z.B. Durchführungsdauern und Wartezeiten, werden nicht explizit erklärt.

Tests und Testverfahren für eEPKs

Es gibt verschiedene Fehlermuster, die in der Entwicklung einer erweiterten ereignisgesteuerten Prozesskette zu erkennen sind. Diese Fehlermuster sowie das Vorgehen zu deren Erkennung werden nachfolgend im Detail erklärt und anhand einer Grafik dargestellt.

1. Die mit einem logischen Konnektor verknüpften Ereignisse sind gleich. Gleiche Argumente in einem Konnektor werden als Fehler gemeldet.

2. Ein ähnliches Fehlermuster kann auftreten, wenn gleiche Ereignisse auf einen Konnektor folgen.

3. Wenn zwei Ereignisse im Widerspruch zueinander stehen bzw. sich gegenseitig ausschließen, ist es nicht möglich, sie mit einem „UND“ oder „ODER“-Konnektor zu verbinden. Es wird ein logischer Fehler gezeigt, weil die beiden genannten Konnektoren zwei sich widersprechendende Ereignisse enthalten. Bei widersprechenden Ereignissen ist ein „EXKLUSIV-ODER“-Konnektor die einzige Möglichkeit. Alternativ können die Ereignisse anders gewählt werden.

4. Analog zu dem unter 3. genannten Fehlermuster ist die Nachfolge von sich ausschließenden Ereignissen nach einen „UND“- oder „ODER“-Operator nicht möglich.

5. Mit einem EXKLUSIV-ODER-Konnektor können nur sich gegenseitig ausschließende Ereignisse verbunden werden. Dies ist häufig bei einer Vielzahl von Ereignissen zumindest unklar. Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel, in dem drei Ereignisse einem EXKLUSIV-ODER-Konnektor vorausgehen:

6. Der gleiche logische Fehler tritt auf, wenn sich überschneidende Ereignisse auf EXKLUSIV-ODER folgen:

7. Ein weiterer Fehler tritt auf, wenn nicht alle möglichen Ereignisse modelliert sind. In diesem Fall ist der weitere Verlauf des Prozesses zumindest teilweise nicht definiert. Z.B. fehlt bei den beiden Ereignissen x > y und x < y das Ereignis x = y.

8. Nach einer Entscheidungsfrage-Funktion („ja“ oder „nein“) ist inhaltlich ein EXKLUSIV-ODER notwendig, aber gemäß der eEPK-Regeln sind UND- oder ODER-Konnektoren grammatikalisch zulässig.

9. Neben den formalen Tests ist eine genaue fachlichen Kontrolle sinnvoll. Stelle dir Fragen, wie: Folgt immer Schritt B nach A? Beschreibt mein Prozess den unter 1. beschriebenen Use Case vollständig? Gibt es weitere Fallunterscheidungen? Ist die Prozessdarstellung für außenstehende Dritte verständlich? Gibt es keine Endlosschleifen in meinem Prozess? Führt mein Prozess immer zu einem Ereignis, der ihn wie vorgesehen beendet. Wenn du die Fragen mit Ja beantwortest, bist du fertig.

Beispiel einer eEPK – Von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung

Als Beispiel für eine eEPK stellen wir hier den Prozess von der Bestellung durch den Kunden, über die Produktion und Versand, bis zur Erstellung der Rechnung durch das verkaufende Unternehmen dar.

Nachdem der Kunde seinen Auftrag dem verkaufenden Unternehmen übermittelt hat, wird dieser von der Vertriebsabteilung analysiert. Ergebnis dieser Analyse ist die Entscheidung, ob der Auftrag angenommen oder abgelehnt wird. Wenn der Auftrag abgelehnt wird, endet der Prozess. Wenn er angenommen wird, wird die Funktion der Lagerbestandsprüfung ausgelöst. Die verantwortliche Organisationseinheit hierfür ist die Lagerhaltung. Das Informationsobjekt, um den Lagebestand zu prüfen, ist der Bestandsdatensatz. Nach der Prüfung wird erkannt, ob die Produkte im Lager vorrätig sind oder nicht. Für den Fall, dass die Produkte nicht vorrätig sind, werden zwei Funktionen parallel angestoßen: Es wird das benötigte Rohmaterial eingekauft und es wird der Produktionsplan erstellt. Die Organisationseinheit für die jeweiligen Funktionen sind Beschaffung und Produktion. Die Funktion „Einkauf von Rohmaterial“ benötigt das Informationsobjekt „Beschaffungsauftrag“. Um einen neuen Produktionsplan zu erstellen, wird der vorherige Produktionsplan benötigt und das zugehörige Informationsobjekt wird nach Durchlaufen der Funktion aktualisiert. Hiermit werden die Ereignisse „das Rohmaterial ist verfügbar“ und „der Produktionsplan ist erstellt“ herbeigeführt. Wenn die beide Ereignisse eingetroffen sind, wird die Funktion der Produktfertigung ausgelöst, wofür die Produktionsabteilung verantwortlich ist und das Informationsobjekt Produktionsplan benötigt wird. Sie endet mit dem Vorliegen des Produkts, das durch das Ereignis „Produkte wurden gefertigt“ beschrieben wird. Anschließend werden die Produkte durch die Logistik verschickt, was zu dem Ereignis „Produkte verschickt“ führt. In der weiteren Reihenfolge erfolgt die Rechnungsstellung durch die Vertriebsabteilung mit Hilfe der Kunden- und Produktdaten durch die Funktion „Rechnung versenden“.

Verwandte Modellierungstechnik

Die erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette wird zur Darstellung von Geschäftsprozessen verwendet. Hier werden weitere geläufige Modellierungssprachen genannt und gegenüber der eEPK abgegrenzt.

EPK

Diese Modellierungstechnik stellt eine einfache Version der eEPK dar. Der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) fehlen die zwei zusätzliche Elemente der eEPK, nämlich die Organisationseinheiten und die Informationsobjekte. EPK-Modelle eignen sich damit für einfachere Prozesse, für die weder Verantwortlichkeiten noch benötigte oder erzeugte Informationen modelliert werden müssen. Typische Anwendungsfälle der EPK sind die Modellierung von Datenflüssen, Kontrollflüssen oder Anwendungssystemen.

Flussdiagramm

Das Flussdiagramm ist eine Notation zur Prozessmodellierung, die einen hohen Freiheitsgrad besitzt. Strikte Regeln, wie z.B. ein stetiger Wechsel zwischen Ereignissen und Funktionen, fehlen. Genauso gibt es keine expliziten Vorgaben für Konnektoren und deren Verwendung. Es stehen eine Vielzahl von Symbolen zur Verfügung, die einen Einsatz von Flussdiagrammen für heterogene Anwendungsfälle ermöglichen. Typische Elemente sind Teilnehmer, Konnektoren, Aktivitäten (ähnlich der Funktion einer eEPK), Eingabe und Ausgabe. Das Flussdiagramm berücksichtigt ebenfalls Verantwortliche. Details kannst du in unserem Artikel zum Flussdiagramm nachlesen.

BPMN

BPMN ist eine grafische Spezifikationssprache zur Darstellung von Geschäftsprozessen. Die BPMN-Modellierungstechnik verwendet unter anderem die Elemente Ereignis, Funktion, Gateway, Konnektoren, Swimlanes und Artefakts (z.B. Datenobjekte). Diese Methode zielt darauf ab, komplexe Prozessketten zu vereinfachen. Durch die Separation der Verantwortlichkeiten in Swimlanes kommt es zu einer übersichtlicheren Darstellung der Verantwortlichkeiten. Andererseits besteht in Zusammenhang mit Swimlanes die Anforderung, dass die Anzahl der Verantwortlichkeiten begrenzt ist, da ansonsten keine übersichtliche Darstellung möglich ist.

Darstellungsmethode im Projektmanagement

Eine erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette ist eine Darstellungsmethode im Projektmanagement. Darstellungsmethoden dienen dazu, auf der Basis von vorliegenden Informationen zentrale Aspekte zu visualisieren oder anschaulich in einem quantitativen Format aufzubereiten. Ein typisches Beispiel für eine Darstellungsmethode ist ein Verlaufsdiagramm von Aktienkursen, das deren zeitliche Entwicklung darstellt. Die Grenze zwischen Darstellungs- und Analysemethoden ist fließend, da sich bereits durch eine anschauliche Aufbereitung zentrale Aspekte zu erkennen geben. So zeigt z.B. das zuvor genannte Aktienkursdiagramm bereits auf den ersten Blick einen eventuellen Trend der Kursentwicklung und vermittelt einen Eindruck von Mittelwert sowie Schwankungsbreite (Volatilität). Dieses Glossar unterscheidet zwischen Analyse- und Darstellungsmethoden nach dem Hauptanwendungszweck. Darstellungsmethoden besitzen im Projektmanagement eine starke Bedeutung, um wesentliche Fakten zu kommunizieren. Auch im Projektmanagement sagt ein Bild eben häufig mehr als eintausend Wörter. Insbesondere zur Verdeutlichung von Projektscope und -ziel sowie zentraler Projektergebnisse sind Darstellungsmethoden empfehlenswert. Darstellungsmethoden eignen sich gleichermaßen für klassische wie auch für agile Projekte. Damit ist eine erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette unabhängig vom Paradigma (klassisch vs. agil) einsetzbar. In der Reinform des agilen Projektmanagements entfallen umfangreichere Analysen zu Projektbeginn. Damit wird die Darstellungsmethode erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette typischerweise zur Beurteilung von Projektergebnissen und bei der Durchführung konkreter Bearbeitungsschritte eingesetzt.