Das PMI © (Project Management Institute) hat einen enormen Einfluss auffür das weltweite Projektmanagement in Unternehmen. Es handelt sich um ein Institut, das die zentralen Inhalte der Arbeit im Projektmanagement festlegtregelt. Diese Inhalte gelten aus Sicht des PMI© als Standard für alle Unternehmen in allen Ländern, die etwas mit Projektmanagement zu tun haben. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um klassisches oder agiles Projektmanagement handelt. Das PMI© ist ein grundsätzliches Framework für alle Arten des Projektmanagements. Vorgehensweisen wie Scrum oder Methoden wie Prince2© können (gemäß PMI©) hinein implementiert werden.

Das PMI©, welches 1969 in den Vereinigten Staaten gegründet wurde, lässt sich mit anderen Instituten vergleichen, die es in unterschiedlichen Arbeitsbereichen bestehen. Beispielsweise gibt es im Bereich der Webprogrammierung das W3C (World Wide Web Consortium), welches die weltweiten Standards wie Programmiersprachen festlegt herstellt und verbreitet. In dieser Kurzlektüre erfahren Sie alles Wissenswerte aus dem Kosmos des PMI© und erhalten Einblick in die Inhalte des PMBOK©. Dabei handelt es sich um den Project Management Body of Knowledge, ein Buch mit hunderten Seiten Projektmanagementwissen. Doch keine Sorge, wir haben seine Inhalte auf das Wesentliche reduziert.

Dieser Artikel ist geeignet für: Jeden, der über die Eignung von PMI© als Methodik für das Unternehmen entscheiden soll sowie jeden, der Tipps für die Durchführung eines Projektes nach dem PMI-Standard© braucht.

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*Sie sollten grundsätzliches Wissen im Bereich des Projetmanagements mitbringen. Auf den verlinkten Seiten finden Sie einen Gesamtüberblick zum Projektmanagement, einen Anwendungsfall für klassisches Projektmanagement sowie einen Anwendungsfall für agiles Projektmanagement mit Scrum.

PMI© in Kürze

  • Das PMI© ist mit dem PMBOK© ein weltweit anerkannter und verbreiteter Standard im Bereich des Projektmanagements.
  • Im Kern gibt das Institut eine Matrix aus, die sämtliche Aufgaben innerhalb eines Projekts, die von einem Projektmanager zu erledigen sind, in Wissensbereiche und Prozessgruppen einteilt (siehe unten).
  • Die Inhalte des PMI© können sowohl für klassisches als auch agiles Projektmanagement angewandt werden, obgleich das klassische Projektmanagement ganz klar fokussiert wird, weil originär keine agilen Ansätze beschrieben werden.
  • Mittlerweile gibt es Erweiterungen um agile Vorgehensweisen, die jedoch nicht Bestandteil des originären PMI-Standards© sind, der im Project Management Body of Knowledge dokumentiert ist.
  • Eine schnelle Anwendung des PMI-Frameworks© und all seiner Bestandteile ist aufgrund der Komplexität kaum möglich. Sie brauchen eine gewisse Vorlaufzeit und eine Expertise im Unternehmen.

Warum PMI© und PMBOK©?

Das Projekt Management Institute ist lediglich die Formation. Wirklich ausschlaggebend ist der PMBOK©, also der durch das Institut herausgegebene Projekt Management Body of Knowledge. Er ist der Leitfaden für weltweites Projektmanagement und beschreibt die Rolle und Aufgaben eines Projektmanagers. Außerdem setzt es den Aufbau und die Vorgehensweise zum erfolgreichen Management von Projekten fest. Wie oben schon erwähnt, ist PMI© ein Framework sowohl für klassisches als auch agiles Projektmanagement. Da allerdings insbesondere im agilen Projektmanagement mit Scrum keine Projektmanager-Rolle und viele spezifische Abläufe existieren, ist anzunehmen, dass der PMI-Standard© vor allem für das klassische Projektmanagement entwickelt wurde. Agile Spezifika werden in keiner Weise definiert. Ein internationaler Standard für (klassisches) Projektmanagement ist wichtig, um ein gemeinschaftlich gültiges Verständnis in dessen Bereich weltweit zu fördern. Genau aus diesem Grund ist es gut, dass das Projekt Management Institut existiert.

Wo werden die Inhalte des PMI© und PMBOK© angewendet?

PMI-PMBOK_Anwendungsbereiche-minPMI© und PMBOK© sind nicht nur ein weltweit anerkannter und verbreiteter Standard, sondern auch der umfangreichste Standard, den das Projektmanagement kennt. Schließlich umfasst der PMBOK© mehr als 500 Seiten. Aufgrund der hieraus resultierenden Komplexität lassen sich PMI© und PMBOK© ausschließlich im professionellen Projektmanagement anwenden. Wenn es schnell gehen soll und Ihr Projekt bereits in den Startlöchern steht, eignet sich das PMI© mit seinen komplexen Inhalten nicht. Sie brauchen etwas Zeit, um es in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu etablieren. Es braucht Kollegen mit praktischer Erfahrung im Projektmanagement. Bei einem Projekt, das sofort starten soll, reichen die Ressourcen nicht, um PMI© einzusetzen. Ansonsten können das PMI© und der PMBOK© überall dort eingesetzt werden, wo es ein eher klassisches und weniger agiles Projektmanagement braucht.

Worum geht es beim PMI© und PMBOK© genau?

Im Gegensatz zu Prince2© (einer klassischen Projektmanagement-Methode) ist PMI© keine Methode, sondern ein Standard für die Durchführung und Planung von Projekten. Es gibt aus diesem Grund keine Vorlagen beispielsweise für eine Präsentation im Lenkungsausschuss, einen Übersichtsplan oder ein Organigramm. Die zu diesem Zweck zu verwendenden Vorlagen sind aus einer anderen Quelle zu besorgen oder im Projekt zu erarbeiten.

Im Zentrum des PMI-Standards© steht eine Matrix aus 49 Aktivitäten, die jeweils genau einem von zehn Wissensgebieten zugeordnet sind. Ein Wissensgebiet kann beispielsweise das Zeitmanagement oder Kostenmanagement sein. Horizontal werden die Aktivitäten außerdem einer von fünf Prozessgruppen zugeordnet. Eine Prozessgruppe kann beispielsweise die Ausführung und das Ende einer Phase sein. Beispielhafte Aktivitäten sind die Akquisition des Projektteams oder die Kontrolle der Risiken und der Projektkommunikation.

Geht man in der Matrix noch eine Ebene tiefer, dann verfügt jede Aktivität durchschnittlich über fünf bis zehn Inputs und Tools sowie Techniken und Outputs. Sie sehen, spätestens an dieser Stelle geht es sehr ins Detail und das PMI© würde zu komplex sein, um es mal eben zu einzubinden. Gleichzeitig macht diese Detailtiefe das PMI© und ihren PMBOK© zu einem äußerst mächtigen und wirkungsvollen Instrument. Grundsätzlich sollte bei der Anwendung von PMI© bereits eine breite Projekterfahrung vorhanden sein. Denn die Gefahr, dass Sie zu viele Methoden anwenden und sich dadurch verlieren, ist groß. Darüber hinaus entsteht aus jeder angewendeten Methode Aufwand für das Unternehmen, der sich lohnen muss. Ein Projekt, das alle Details des PMI-Standards© berücksichtigt, würde ein Unternehmen überfrachten. Der entstehende Overhead wäre deutlich zu groß.

Wie sieht die Matrix auf erster Ebene aus?

Knowledge Areas Project Management Process Groups
Initialing Planning Executing Monitoring and controlling Closing
[1]

Integration Management

Developing project charter Developing projekt management plan Directing and managing project work Monitoring and controlling project work, performing integrated change control Close project or phase 7
[2]

Scope Management

Planning scope management, collecting requirements, defining scope, creating WBS Validating scope, controlling scope 6
[3]

Shedule Management

Planning shedule management, defining activities, sequencing activities, estimating activity durations, developing shedule Controlling shedule 6
[4]

Cost Management

Planning cost management, estimating costs, determining budget Controlling costs 4
[5]

Quality Management

Planning quality management Managing quality Controlling quality 3
[6]

Resource Management

Planning resource management, estimating activity resources Executing aquired resources, developing team, managing team Controlling resources 6
[7]

Communications Management

Planning communications management Managing communications management Monitoring communi-cations management 3
[8]

Risk Management

Planning risk management, identifying risks, performing qualitative risk analysis, planning risk responses Implementing risk responses Monitoring risks 7
[9]

Procurement Management

Planning procurement management Conducting procurements Controlling procurements 3
[10]

Stakeholder Management

Identifying stakeholders Planning skakeholder engagement Managing stakeholder engagement Monitoring stakeholder engagement 4
Total processes 2 24 10 12 1 49

Quelle: visual-paradigm.com

Welche Grundtipps rund um PMI© und Projektmanagement gibt es?

PMI-PMBOK_Tipps-minMöchten Sie die Inhalte von PMI© und PMBOK© in Ihrem Unternehmen anwenden, dann müssen wir Sie auf das zugehörige Rahmenwerk verweisen. Es gibt allerdings gesamthafte Einblicke ins Projektmanagement, die wir Ihnen auf Grundlage langjähriger Erfahrungswerte nicht vorenthalten möchten. Sie teilen sich auf in allgemeine Tipps rund um das Projekt Management Institute und seine Inhalte sowie die Projektinitialisierung. Letztere ist die wichtigste Phase eines Projekts. Denn wird hier unsauber gearbeitet, kann das auf das gesamte Projekt abstrahlen und einen Misserfolg hervorrufen. Die nachfolgenden Inhalte sind in der Projektinitialisierung unbedingt zu beachten, um das Projekt erfolgreich zu machen.

Projektinitialisierung

Ergebnis: Fangen Sie stets mit den Ergebnissen an, die aus dem Projekt heraus entstehen sollen. Schreiben Sie diese auf handschriftlich auf ein Blatt und bauen Sie alles Weitere auf diesen Aufzeichnungen auf.

Qualität & Risiko: Indem Sie die Ergebnisse kennen, können Sie fundiert das Qualitätsmanagement und Risikomanagement bedienen. Was müssen die Ergebnisse können und was kann passieren, was sie in Gefahr bringen würde?

Wirtschaftlichkeit: Ein Projekt ist nur dann wirtschaftlich, wenn Kosten, Ressourcen und Ergebnisnutzen eine Balance ergeben. Erstellen Sie einen vollständigen Plan für das extern benötige Budget und die intern benötigen Ressourcen. Wichtig ist, dass alle Kostenkomponenten berücksichtigt sind. Eine gesamthafte Risikoreserve von 20-30 Prozent, bezogen auf eine Bottom-up-Kalkulation, hat sich bewährt. Analog zur Aktivitätenplanung schadet ein zu hohes Detaillierungsniveau mehr als es nützt.

Übersichtsplan: Erstellen Sie einen Übersichtsplan von maximal 50 Aktivitäten, mithilfe dessen Sie im weiteren Verlauf den Projektfortschritt monitoren.

Organigramm: Ihr Unternehmen verfügt bereits über ein originäres Organigramm. Erstellen Sie solch eins auch für das Projektteam und regeln Sie die Verantwortlichkeiten eindeutig und weitestgehend überscheidungsfrei.

Allgemeine Tipps

Themenabgleich: Machen Sie sich die Macht des PMI© zu Nutze und beurteilen Sie die Inhalte des gesamten Standards (Zusammenfassung in der obigen Tabelle) auf Relevanz für Ihr Projekt. Sicherlich gibt es relevante Aspekte, von denen Ihr Projekt profitiert.

Komplexitätsfalle: Machen Sie nicht den Fehler, den gesamten Standard mit all seinen Aspekten und Tools anwenden zu wollen. Das würde Ihr Projekt schlichtweg überfordern. Suchen Sie sich immer nur das heraus, was für Ihr Projekt relevant ist und schenken Sie dem Rest keine weitere Aufmerksamkeit.

Phasen: Überlegen Sie, in wie vielen Phasen Ihr Projekt durchzuführen ist. Wenden Sie ein klassisches Projektmanagement an, dann ergibt es Sinn, die vier Phasen unseres Guides zu übernehmen. Diese lauten Initialisierung, Ist-Analyse, Konzeption und Umsetzung. Laut PMI© wäre aber auch ein aus einer Phase bestehendes Projekt regelkonform.

Nur eine Methode: Wenden Sie für Ihr Projekt stets nur eine einzige Methode an und ziehen Sie diese einheitlich mit all ihren Regeln und Vorgaben durch. Mehrere Methoden, beispielsweise eine Mischung von PMI© und Prince2©, sind schlecht.

Fazit

Beim Project Management Institute ist grundsätzlich zu beachten, dass Sie eine Vorlaufzeit zur Operationalisierung des Frameworks und Expertise im Projektmanagement brauchen, um den weltweit anerkannten und verbreiteten Projektmanagement-Standard anzuwenden. Nur ein Blick auf die Matrix reicht kaum, um die ganze Stärke von PMI© und PMBOK© zu entfalten. Sofern Sie die Zeit haben, ist die Anwendung des Frameworks durchaus empfehlenswert. Sie können es sowohl im klassischen als auch im agilen Projektmanagement anwenden. Dazu ist allerdings zu sagen, dass der PMBOK© eindeutig klassisches Projektmanagement adressiert. Es gibt in der originären Version keine Ausführungen zu agilen Prozessen. Dennoch können Sie den Standard stellenweise übertragen. Darüber hinaus gibt es mittlerweile Erweiterungen um agile Aspekte.