Wie sieht der zeitliche Ablauf eines Projektes aus?

Je nach Aufgabenstellung und verwendeter Methodik läuft ein Projekt unterschiedlich ab. Stark vereinfacht geht es jedoch immer darum vordefinierte Managementaufgaben (z.B. Budgetmanagement, Risikomanagement) zu bearbeiten. Ebenso wie die prinzipiell zu bearbeitenden Aufgaben festgelegt sind, gibt es eine zunehmende Konkretisierung im Zeitverlauf eines Projektes.

Weitere Informationen zum Ablauf eines beispielhaften IT-Projektes finden Sie zum Beispiel hier. Ein Projekt beginnt mit der Initialisierung. In dieser Phase findet die Planung der Projektziele, Aufgaben und Ergebnisse, des Zeitaufwands und der Meilensteine, des Budgets und der Ressourcen sowie der Verantwortlichkeiten, der Gremien und der globalen Risiken statt. Danach folgt eine ausgeprägte Analyse des Ist-Zustandes. Denn bevor die Umsetzung startet, müssen die wesentlichen gegebenen Aspekte für die Projektdurchführung bekannt sein. Hier geht es zum Beispiel um zentrale Technologien des Unternehmens und die Mitarbeiter.

Mit Abschluss der Planung geht das Projekt in die Konzeptionsphase. Das heißt, der Projektmanager entwirft im Austausch mit allen Beteiligten und Stakeholdern einen Lösungsvorschlag sowie ein zugehöriges Maßnahmenprogramm. Die Ergebnisse aus der Ist-Zustand-Analyse werden in einen Soll-Zustand übertragen. Sofern das Projekt größer ist, empfiehlt es sich, eine Grobkonzeption durchzuführen und erst dann in die Feinheiten einzusteigen. Bei kleinen Projekten kann direkt eine Gesamtkonzeption erfolgen. Mit Abschluss der Konzeption geht das Projekt in die Umsetzung. Hierbei überwacht der Projektmanager den Fortschritt und reportet an die Außenstehenden. Außerdem muss er gegensteuern, wenn sich herausstellt, dass eine Sache aus dem Konzept nicht aufgeht.

Ist die Umsetzung abgeschlossen, ist zu prüfen, ob die Ziele gemäß Phase eins erreicht wurden und ob das Projekt erfolgreich war. Ob es bis hierhin länger gedauert hat oder nicht, hängt ganz von der Größe des Projektes und von der Anzahl an beteiligten Mitarbeitern ab. Außerdem davon, ob in der Initialisierungs- und Konzeptionsphase sauber gearbeitet wurde und bei der Umsetzung keine Schwierigkeiten auftraten, die ausgebessert werden mussten.

In agilen Projekten werden die Phasen der Konzeption und Umsetzung mehrfach, teilweise zigfach, durchlaufen. Im agilen Projektmanagement werden im Rahmen der Initialisierung nur die wesentlichen Rahmenbedingungen und Eckpfeiler definiert. Dazu gehören z.B. das insgesamt zur Verfügung stehende Budget und die Stufen, in denen der Reifegrad des zu entwickelnden Produkts (allgemein: des Projektergebnisses) erhöht wird.

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klassisch vs. agil
Ein Beispiel
Projektmangaement zeitlicher Ablauf
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