Terms of Reference

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Definition Terms of Reference

Als Terms of Reference (TOR) wird ein Dokument bezeichnet, dass die Projektziele, Deadlines, Ressourcen sowie die genaue Struktur und Aufgabenstellung des Projekts knapp beschreiben. Sie dienen damit als Strategie-Papier auf Managementebene. Im Prinzip handelt es sich um eine formalisierte Kurzbeschreibung der Ziele und der Aufgabenstellungen, die dafür sorgt, dass diese im Betrieb und den dem Projekt übergeordneten Stellen transparent und gegenwärtig ist.

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Terms of Reference – Rolle, Funktion im Projektmanagement

Unter einer Rolle ist die Funktion und der Aufgabenbereich einer projektbeteiligten Person zu verstehen. Ein Erfolgsfaktor für ein erfolgreiches Projekt ist im Zuge der Verteilung von Projektaufgaben eine klare Rollenverteilung bzw. Verteilung der Funktionen. Im Projektmanagement wird im Regelfall eine Besetzung von mindestens drei Rollen vorgenommen: Auftraggeber, Projektmanager und Projektmitarbeiter. Je nach Projektart- und -umfang wird die Ausgestaltung und die Anzahl der Rollen bzw. Funktionen unterschiedlich vorgenommen. Die Terms of Reference sind im agilen und klassischen Projektmanagement relevant. Grundsätzlich gibt es große Unterschiede zwischen agilen und klassischen Organisationsstrukturen in Projekten. Dies betrifft zum einen die Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten und zum anderen die Kommunikation zwischen den verschiedenen Funktionseinheiten und Ebenen. Ob eine Projektorganisation sich eher klassisch oder agil aufstellt, lässt sich jedoch nicht einfach entscheiden und umsetzten. Insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist die Umsetzung von agilen Arbeitsmethoden im Vergleich zu klassischen Arbeitsmethoden mit hohem Aufwand verbunden.

Die Terms of Reference kommen im Projektmanagement immer zur Anwendung. Obwohl bereits die angegebene Häufigkeit den Schluss auf eine sehr hohe Bedeutsamkeit im Projektmanagement zulässt, ist es anhand des Projektmanagementglossars möglich, andere Zusammenhänge und Reihenfolgen zwischen Begriffen zu entdecken.

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