Projektsteuerung

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Definition Projektsteuerung

Die Projektsteuerung umfasst alle Aufgaben, mit denen ein Projekt geleitet und strukturiert wird. Die Steuerung ist nicht nur während der Durchführungsphase notwendig, vielmehr sind bereits bei Aufsetzung des Projektes adäquate Steuerungsmöglichkeiten auszuwählen.

Neben der normalen Projektsteuerung muss insbesondere berücksichtigt werden, wann bei Risiken eingegriffen bzw. gegengesteuert werden kann, wie Abweichungen festgestellt, dokumentiert und eliminiert werden, wie die Kommunikation zu den beteiligten Abteilungen und zu den Auftraggebern gesteuert wird. Alle Faktoren, die während eines Projektes abzuarbeiten sind, gehören in die Projektsteuerung. Dies gilt vom Zeitpunkt, an dem das Projekt benannt wird, bis zum erfolgreichen Abschluss oder dem eventuell notwendigen Abbruch eines Projektes. Für die Projektsteuerung ist in der Regel vor allem der Projektleiter verantwortlich. Zu seinen Aufgaben gehört es, die notwendigen Strukturen im Team zu implementieren und während der ganzen Projektphase ständig die einzelnen Abschnitte zu kontrollieren. Er muss in der Lage sein, bei Abweichungen rechtzeitig eingreifen zu können und ist auch für den ordnungsgemäßen Abschluss des Projektes zuständig. Traditionell versteht man unter Projektsteuerung alle Aufgaben, die mit Planen, Überwachen und Steuern zu tun haben. In den weiter entwickelten formalisierten Projektmanagement-Methoden kamen in den vergangenen 50 Jahren weitere Aufgabenbereiche hinzu, die mit der Projektumgebung, der Teamführung und dem Projektabschluss zu tun haben. In der DIN 69901 sind insgesamt 15 Prozesse im Rahmen der Projektsteuerung beschrieben. In der US-Norm PMBOK Guide sind unter dem Überbegriff Projektsteuerung 11 Einzelprozesse der Gruppe „Monitoring and Controlling“, weitere 8 der Prozessgruppe „Executing“ zugeordnet. Differenziert gesehen werden in den verschiedenen Betrachtungsweisen der Projektsteuerung die Rechte des Projektleiters. Ist seine Rolle eher beratend oder hat er die vollständige Führungs- und Ergebnisverantwortung.

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Projektsteuerung – Umfangs- und Änderungsmanagement

Eine Projektsteuerung ist im Projektmanagement dem Umfangs- und Änderungsmanagement zuzuordnen. In dieser Aufgabengruppe geht es darum, für alle im Projekt getroffenen Annahmen und Festlegungen einen strukturierten Prozess für deren Änderung zu etablieren. Typische Sachverhalte über deren Änderung gemäß eines strukturierten Prozess entschieden werden sind Budgets, Zeitpläne und Produkt- bzw. Ergebniseigenschaften. Strukturierte Änderung bedeutet, dass die Änderung auf einem hierfür vorgeschriebenen Weg und in einem definierten Format beantragt wird. Es ist festgelegt, wer über eine Änderung entscheiden darf und wer anschließend davon in Kenntnis zu setzen ist. Alle Änderungen werden typischerweise protokolliert und archiviert. Das Umfangs- und Änderungsmanagement ist eine zentrale Aufgabengruppe im Projektmanagement. Wesentliche inhaltliche Schnittstellen bestehen zu den Aufgabengruppen Zeitmanagement, Budget-/Kostenmanagement, Produkt-/Qualitätsmanagement und Ziel-/Scopemanagement. Das Umfangs- und Änderungsmanagement ist gleichermaßen für klassische wie auch für agile Projekte relevant. In der agilen Welt wird es typischerweise in Bezug auf konkreter Aufgaben im jeweiligen Sprint angewendet. Bei klassischen Projekten ist es deutlich weiter gefasst, da hier alle zentralen Aufgabengruppen, wie Risikomanagement, Budget-/Kostenmanagement und Zeitmanagement Berücksichtigung finden.

Eine Projektsteuerung ist ein häufig anzutreffender Aspekt. Die Kenntnis ist empfehlenswert. Dieses Glossar erklärt noch weitere Aspekte des Umfangs- und Änderungsmanagements. Diese sind:

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