Moderierter Workshop

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Definition Moderierter Workshop

Gerade bei komplexen Projekten oder dem Auftauchen größerer Probleme ist es ratsam, nicht nur einen Workshop abzuhalten, sondern diesen zu moderieren.

Dadurch ist gewährleistet, das eine strukturierte, effektive und zielführende Arbeitsweise stattfinden kann. Vorteilhaft dürfte es sein, wenn hierbei auftretende Probleme, aber auch Strukturen visualisiert werden. Die Ergebnisse eines solchen Workshops, mit den ggf. notwendigen To-Do-Listen, sind den Workshop-Teilnehmern in Form eines Protokolls zeitnah zur Verfügung zu stellen.

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Moderierter Workshop – Gremium, Meeting bzw. Meetingformat des Projektmanagements

Ein Moderierter Workshop ist ein Meetingformat im Projektmanagement. Gremien, Meetings und Workshops sind ein wichtiger Bestandteil von Projekten. In einem Gremium bzw. Meeting werden Themen und Problemstellungen im Rahmen des Projekts besprochen. Ergebnisse bestehen typischerweise in einem Informationsaustausch, Entscheidungen, Lösungen sowie der Festlegung von Aufgaben, Maßnahmen und Endterminen. Nach einem Meeting sollten die Teilnehmer in der Lage sein, bestmögliche ihre vorgesehenen Aufgaben zu erfüllen. In Arbeitsmeeting (Workshops) werden selbst Ergebnisse erarbeitet. Wesentliche Erfolgsfaktoren für Meetings sind ein klares Ziel und eine gute Vorbereitung. Ein gutes Meeting ist häufig dadurch gekennzeichnet, dass die Teilnehmer den Vorteil ihrer Teilnahme erkennen und sich aktiv beteiligen. Ein Moderierter Workshop wird im agilen und klassischen Projektmanagement ausgerichtet. Es gibt wenige Gremien bzw. Meetings, die sowohl in klassisch gesteuerten als auch nach dem agilen Paradigma durchgeführten Projekten stattfinden. Typische Beispiele für derartige „Hybridmeetings“ sind eine Eröffnungs- oder eine Abschlussveranstaltung. Die Anzahl der Meetings in der agilen Welt ist deutlich geringer. Die wesentlichen sind Daily, Planning, Review und Retro. Im klassischen Paradigma gibt es deutlich mehr Meetings. Häufig werden Meetings mit themenspezifischen Zielen ausgerichtet. Ein Beispiel hierfür ist ein Meeting, das über Änderungen (Change Requests) in Bezug auf wesentliche Projekttatbestände entscheidet. Derzeit werden agile Vorgehensweisen, insbesondere in der Software-Entwicklung bei vielen Unternehmen vorrangig ausgewählt. Sie bieten gegenüber dem klassischen Projektmanagement Vorteile hinsichtlich der höheren Flexibilität. Das klassischen Vorgehen hat jedoch nach wie vor seine Berechtigung. Insbesondere bei Projekten mit einer klaren Vorstellung des zu erarbeitenden Ergebnisses zu Projektbeginn ist es zu empfehlen.

Ein Moderierter Workshop wird in ungefähr jedem zweiten Projekt ausgerichtet. Dementsprechend sollte der Einsatz abgewogen werden, da jeder Termin zu Overheadkosten führt. Wenn die zu erwartenden Resultate des Gremiums bzw. Meetings „Moderierter Workshop“ einen hohen Mehrwert für das jeweilige Projekt darstellen, ist die Ausrichtung empfehlenswert. Dieser Glossar erklärt noch weitere Gremien bzw. Meetingformate. Diese sind:

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