Meetingplan

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Definition Meetingplan

In einem Meetingplan werden bereits vor Projektbeginn die im Verlauf des Projektes geplanten Meetings, inklusive Meetingziel und -teilnehmern festgehalten.

Dadurch erhält die Projektplanung bereits eine grobe Struktur. Außerdem steuert man so den Informationsfluss, hält die Stakeholder auf dem Laufenden und stellt sicher, dass keine wichtigen Freigaben vergessen werden.

Der Meetingplan kann natürlich im Laufe des Projektes noch aktualisiert und verändert werden. Doch durch diese Art der Planung wird der Kommunikations- und Informationsfluss visualisiert, es wird sichergestellt, dass die richtigen Informationen bei den richtigen Personen landen und bereits im Vorfeld Transparenz für alle im Projekt-involvierten geschaffen.
Um den Meetingplan zu erstellen, werden die folgenden Fragen beantwortet:

• Zu welchem Zeitpunkt oder welchen Meilensteinen sind Meetings notwendig? Was soll besprochen und entschieden werden?
• Welche Personen aus welcher Hierarchie-Ebene sollen an welchen Meetings teilnehmen? Dafür kann das Organigramm verwendet werden. Eine RASCI Matrix hilft dabei, den Überblick zu behalten, wer an welcher Stelle die Verantwortung trägt, entscheidet, unterstützt oder auch nur informiert werden muss.
• Soll dieses Meeting nur einmal oder in regelmäßigen Abständen stattfinden? Wie groß sollen die Abstände sein und an welchen Wochentagen und -zeiten soll das Meeting stattfinden?

Die Ergebnisse werden schriftlich festgehalten bzw. direkt als Einladung mit Kalendereintrag an die entsprechenden Personen verschickt. Im Kalendereintrag können noch einmal Agenda, Teilnehmer, Dauer und Zweck des Meetings zusammengefasst werden. So weiß jeder, um welches Thema es geht, was er zur Vorbereitung erledigen muss und ob im Nachgang Action Items zu bearbeiten sind.

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Meetingplan – Kommunikations- und Stakeholdermanagement

Ein Meetingplan ist eine Aufgabe in dem Bereich Kommunikations- und Stakeholdermanagement im Projektmanagement. Im Kommunikationsmanagement geht es um die systematische Weitergabe von Information an hierfür vorgesehene Interessensgruppen. Die Kernfrage im Kommunikationsmanagement ist, wer was wann an wen kommuniziert. Neben der aktiven Durchführung der Kommunikation geht es im Kommunikationsmanagement auch um alle Aspekte der Planung und Steuerung der Kommunikation. Im Stakeholdermanagement geht es um das „wer“ der Kommunikation. Es geht um die Identifikation zu berücksichtigender Interessensgruppen. Dies sind typischerweise die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der projektdurchführenden Organisation, die von den Projektergebnissen unmittelbar betroffen sind sowie die hierfür zuständigen Führungskräfte. Die (kaufmännischen) Projektsponsoren und interne Standardsetzer (z.B. Recht, Compliance) sind häufig relevante Stakeholder. Zusätzlich gibt es häufig Stakeholder außerhalb der jeweiligen Organisation in anderen betroffenen Organisationen oder in staatlichen Behörden. Ein zielführendes Stakeholdermanagement ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor von Projekten. Aus einer anderen Perspektive betrachtet ist das Vergessen und das unzureichende Berücksichtigen von Stakeholdern ein typischer Grund für das Scheitern von Projekten. Gleiches gilt für das unnötige Einbeziehen von nicht benötigten Interessensgruppen. Das Kommunikations- und Stakeholdermanagement ist eine zentrale Aufgabengruppen im Projektmanagement. Wesentliche inhaltliche Schnittstellen bestehen zu den Aufgabengruppen Ziel-/Scopemanagement, Zeitmanagement, Produkt-/Qualitätsmanagement und Risikomanagement. Das Kommunikationsmanagement ist gleichermaßen für klassische wie auch für agile Projekte relevant.

Ein Meetingplan ist ein häufig anzutreffender Aspekt. Die Kenntnis ist empfehlenswert. Dieses Glossar erklärt noch weitere Aufgaben des Kommunikations- und Stakeholdermanagements. Diese sind:

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