Entscheidungsgremien

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Definition Entscheidungsgremien

Ein Projekt erfordert es, regelmäßig Entscheidungen zu treffen. Diese Entscheidungen werden oft nicht von Einzelpersonen, sondern von einer Gruppe von Personen getroffen, die in speziell zusammengestellten Entscheidungsgremien agieren.

Zu Beginn eines Projektes werden innerhalb der Aufbauorganisation die Entscheidungsgremien nach Bedarf festgelegt sowie die Entscheidungsprozesse in der Ablauforganisation festgelegt. Beispiele für Entscheidungsgremien innerhalb eines Projektes sind der Lenkungsausschuss oder das Change Control Board .

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Entscheidungsgremien – Gremium, Meeting bzw. Meetingformat des Projektmanagements

Die Entscheidungsgremien sind ein Meetingformat im Projektmanagement. Gremien, Meetings und Workshops sind ein wichtiger Bestandteil von Projekten. In einem Gremium bzw. Meeting werden Themen und Problemstellungen im Rahmen des Projekts besprochen. Ergebnisse bestehen typischerweise in einem Informationsaustausch, Entscheidungen, Lösungen sowie der Festlegung von Aufgaben, Maßnahmen und Endterminen. Nach einem Meeting sollten die Teilnehmer in der Lage sein, bestmögliche ihre vorgesehenen Aufgaben zu erfüllen. In Arbeitsmeeting (Workshops) werden selbst Ergebnisse erarbeitet. Wesentliche Erfolgsfaktoren für Meetings sind ein klares Ziel und eine gute Vorbereitung. Ein gutes Meeting ist häufig dadurch gekennzeichnet, dass die Teilnehmer den Vorteil ihrer Teilnahme erkennen und sich aktiv beteiligen. Die Entscheidungsgremien werden im agilen und klassischen Projektmanagement ausgerichtet. Es gibt wenige Gremien bzw. Meetings, die sowohl in klassisch gesteuerten als auch nach dem agilen Paradigma durchgeführten Projekten stattfinden. Typische Beispiele für derartige „Hybridmeetings“ sind eine Eröffnungs- oder eine Abschlussveranstaltung. Die Anzahl der Meetings in der agilen Welt ist deutlich geringer. Die wesentlichen sind Daily, Planning, Review und Retro. Im klassischen Paradigma gibt es deutlich mehr Meetings. Häufig werden Meetings mit themenspezifischen Zielen ausgerichtet. Ein Beispiel hierfür ist ein Meeting, das über Änderungen (Change Requests) in Bezug auf wesentliche Projekttatbestände entscheidet. Derzeit werden agile Vorgehensweisen, insbesondere in der Software-Entwicklung bei vielen Unternehmen vorrangig ausgewählt. Sie bieten gegenüber dem klassischen Projektmanagement Vorteile hinsichtlich der höheren Flexibilität. Das klassischen Vorgehen hat jedoch nach wie vor seine Berechtigung. Insbesondere bei Projekten mit einer klaren Vorstellung des zu erarbeitenden Ergebnisses zu Projektbeginn ist es zu empfehlen.

Die Entscheidungsgremien werden häufig ausgerichtet. Nur bei einer klaren Argumentationskette dagegen, sollte auf dieses Gremium bzw. Meeting verzichtet werden. Das Ausrichten des Gremiums- bzw. Meetings „Entscheidungsgremien“ ist in der Regel empfehlenswert. Dieser Glossar erklärt noch weitere Gremien bzw. Meetingformate. Diese sind:

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