Änderungssteuerungsverfahren

Definition Änderungssteuerungsverfahren

Der Begriff Änderungssteuerungsverfahren beschreibt das 5-stufige Verfahren zur Steuerung von Änderungsanträgen in Projekten gemäß PRINCE2.
Im Änderungssteuerungsverfahren werden die offenen Punkte, die sich auf die Projektziele auswirken, in einem Änderungsantrag erfasst werden.

Dieser wird bewertet, es werden Handlungsoptionen entwickelt und schließlich der Antrag genehmigt, abgelehnt oder zurückgestellt. Das komplette Vorgehen wird dabei dokumentiert.
Es ist absehbar, dass es im Verlauf eines Projektes zu Änderungen kommt – wichtig ist dabei, dass diese nicht undokumentiert stattfinden oder es zu Einzelentscheidungen kommt. Das Änderungssteuerungsverfahren steuert Änderungen im Projektverlauf zentral, erlaubt aber gleichzeitig ein flexibles Vorgehen. Dadurch bietet es möglichst große Transparenz für alle Beteiligten.Damit dies gelingt, muss vor Projektbeginn einiges geklärt werden: Verantwortlichkeiten & Befugnisse bezüglich des Änderungsmanagements müssen definiert werden. Dazu wird unter anderem festgelegt, ob es einen Änderungsausschuss gibt und welche Entscheidungen an ihn delegiert werden sollen, inwieweit der Projektleiter selbst entscheiden darf, wie sich der Änderungsausschuss zusammensetzt und ob ihm ein Änderungsbudget zur Verfügung gestellt wird. Außerdem sollten die Projektziele und der Projektnutzen so klar wie möglich festgehalten werden, damit anschließend beurteilt auch werden kann, ob und welche Auswirkungen ein Änderungsantrag hierauf hat.Das Änderungssteuerungsverfahren besteht aus den folgenden 5 Schritten, jeweils mit Angabe der Originalbezeichnung in Klammer dahinter:

• Erfassen (Capture)
• Untersuchen (Examine)
• Vorschlagen (Propose)
• Entscheidung treffen (Decide)
• Implementieren (Implement)

Je nach Dringlichkeit der Änderung können diese auch parallel zueinander ablaufen.
In Schritt 1 wird der Änderungsantrag erfasst. Dafür wird dem Projektleiter von einem Mitglied des Projektteams ein offener Punkt vorgelegt. Er entscheidet nun, ob dieser offene Punkt formlos oder formal behandelt wird. Er priorisiert also, für welche und wie viele offene Punkte ein Änderungsantrag gestellt wird. So wird sichergestellt, dass der administrative Aufwand für den Änderungsausschuss nicht überhandnimmt. Außerdem werden alle offenen Punkte in einem Register offener Punkte dokumentiert sowie für sie ein offener Punkte Bericht erstellt.
In Schritt 2 wird der Änderungsantrag durch den Änderungsausschuss untersucht und bewertet: Welche Auswirkungen hat er auf die Projektziele und das Projektrisiko? Wie wird der Business Case dadurch beeinflusst? Ist der Aufwand für die Bearbeitung des Änderungsauftrags verhältnismäßig? Basierend auf diesen Informationen werden die vorliegenden Änderungsanträge priorisiert.
In Schritt 3 werden Handlungsoptionen entwickelt, beurteilt und basierend darauf eine Empfehlung ausgesprochen.
In Schritt 4 wird entschieden, ob der Änderungsantrag mit der empfohlenen Handlungsoption aus Schritt 3 genehmigt, abgelehnt oder aufgeschoben wird. Unter bestimmten Bedingungen kann die Entscheidung durch den Projektleiter selbst getroffen werden. Ansonsten wird dies dem Änderungsausschuss übertragen.
In Schritt 5 wird die Entscheidung umgesetzt. Dies bedeutet gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen vorzunehmen und auch die Projektplanung entsprechend zu aktualisieren.Jeder Schritt innerhalb dieser fünf Stufen wird im Offener-Punkte-Bericht dokumentiert.