Ablaufdiagramm

Inhalt

Die Definition
Anwendungsgebiete von Ablaufdiagramm
Erstelle dein Ablaufdiagramm
Nachteile von Ablaufdiagramm
Überlegungen und Varianten
Nutzen von Ablaufdiagrammen
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Definition Ablaufdiagrammen

Ein Ablaufdiagramm ist die grafische Darstellung eines Prozesses. Das Ablaufdiagramm stellt sowohl die chronologische Reihenfolge einzelner Prozess- bzw. Arbeitsschritte als auch deren Abhängigkeiten voneinander dar. Für Ablaufdiagramme gibt es keine eindeutig vorgeschriebene Notation. Die grafischen Elemente sind typischerweise einfacher Natur, es gibt Ovale, Rechtecke, Rauten und Pfeile, jeweils ergänzt mit erklärenden Texten. In der Regel besteht eine strikte Sequenz zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Ein Überlappen einzelner Schritte ist in diesem Fall nicht möglich. Genauso sind Wartezeiten eines Schrittes nach dem Ende seines Vorgängers unüblich.

Ablaufdiagramme werden häufig als Flussdiagramm, Business Process Model and Notation (BPMN) oder UML-Diagramm erstellt. In vielen Quellen finden sich zusätzlich Verweise auf die Notationen Nassi-Shneiderman-Diagramm oder Jackson-Diagramm. In der Praxis ist dies jedoch nicht üblich. Im agilen Projektmanagement werden Ablaufdiagramme häufig mit Hilfe einer Scrum-Tafel oder eines Kanban-Boards visualisiert. Erste Ablaufdiagramme gehen zurück auf Frank Gibreth, einem Wissenschaftler aus den USA, der bereits im Jahre 1921 solche „flow process charts“ veröffentlichte. Seine Methode fand schnell den Weg in die Ingenieurswissenschaften als unterstützendes Hilfsmittel zur Analyse und zum Verständnis komplexer Abläufe. Das Logic Diagram ist ein Synonym für das Ablaufdiagramm.

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Anwendungsgebiete von Ablaufdiagrammen

Ablaufdiagramme visualisieren typischerweise Geschäftsprozesse, Programmabläufe oder Entscheidungswege. Im Projektmanagement sind sie gut für die Darstellung des Ablaufs eines Projektes oder Arbeitspaketes verwendbar. Beispiele für Ablaufdiagramme zur Modellierung von Entscheidungen sind komplexe Bedienungsanleitungen, Notfallmaßnahmen und Schlussfolgerungen in der medizinischen Diagnostik. Ablaufdiagramme eignen sich für stark strukturierte Prozesse, da sowohl die Arbeitsschritte, deren Reihenfolge und mögliche Varianten in Form von Verzweigungen und Rückwärtssprüngen bekannt sein müssen.

Erstelle dein Ablaufdiagramm

Mit vier Schritten zum perfekten Ablaufdiagramm:

1. Formuliere den darzustellenden Prozess: Hier nehmen wir die erstmalige Registrierung in einem sozialen Netzwerk als Beispiel.
2. Schreibe die Arbeitsschritte auf: Diese sind für unser Beispiel das Aufrufen der Internetseite des sozialen Netzwerks, das Eingeben der Benutzerinformationen, das Absenden des Registrierungsformulars und die Bestätigung des per Mail erhaltenen Registrierungslinks. Ist der Benutzer bereits registriert oder entsprechen die Angaben der Registrierung nicht den Vorgaben des sozialen Netzwerks wird eine Fehlermeldung ausgegeben und die Eingaben sind zu korrigieren.
3. Entscheide dich für eine Notation: Tipp: In den meisten Fällen genügt ein Symbol für den Prozessschritt, eine Entscheidung bzw. logischer Operator und ein Verbindungselement. Zeichne deinen Prozess in Word, PowerPoint oder einem Prozesstool.
4. Teste deinen Prozess: Stelle dir Fragen, wie: Folgt immer Schritt B nach A? Beschreibt mein Prozess den unter 1. beschriebenen Use Case vollständig? Gibt es weitere Fallunterscheidungen? Ist die Prozessdarstellung für außenstehende Dritte verständlich? Wenn du die Fragen mit Ja beantwortest, bist du fertig.

Hier ist dein Ablaufdiagramm:

In unserem Beispiel haben wir die Verbindungselemente (Konnektoren) zwischen den Prozessschritten weggelassen und nur für die Entscheidung verwendet. Zum Verständnis sind Konnektoren zwischen Prozessschritten in der Regel nicht notwendig, zumal die Ablaufcharakteristik gut durch die Verwendung von Prozesspfeilen ausgedrückt werden kann. Genauso erweist sich die häufig zu findende Diskussion über die Formulierung von Ablaufdiagrammen auf der Basis von Zustandswechseln oder Zuständen als wenig wertstiftend. Ein Zustandswechsel würde beispielsweise als „Auto wird repariert“ formuliert. „Auto repariert“ ist das Pendant für den Zustand. Die intuitive Formulierungsart „Auto reparieren“ ist in der Regel genauso aussagekräftig und flüssiger lesbar.

Bei Ablaufdiagrammen ist eine der jeweiligen Aufgabenstellung angemessene Detaillierung wichtig. So veranschaulicht unser Diagramm der „Erstanmeldung in einem sozialen Netzwerk“ den Prozess hinreichend deutlich. Je nach Zielsetzung ist diese Detaillierung jedoch zu groß oder auch zu klein. Als Vorgabe für einen Softwareentwickler wäre die gewählte Detaillierung nicht ausreichend, da typischerweise zu korrigierende Eingaben farblich hervorgehoben und mit entsprechenden Hinweisen für den Anwender versehen werden. Möchte man diese Aspekte für einen Softwareentwickler konkretisieren, würde man nach der negativen Prüfung der Anmeldedaten weitere Prozessschritte anstelle des verwendeten Rücksprungs zeichnen.

Nutzen von Ablaufdiagrammen

Ein großer Vorteil besteht in der intersubjektiven Darstellung von Prozessen. Durch die eindeutige Definition der Elemente kommt es zu einer höheren Präzision als bei einer allein sprachlichen Beschreibung. Neben der Genauigkeit ist die Visualisierung ein weiterer Vorteil: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“. Zusätzlich können anhand eines Ablaufdiagramms gut die Verantwortlichkeit für einen Gesamtprozess oder für Teile davon zugewiesen werden. Neben den zuvor genannten Zielen dienen Ablaufdiagramme häufig zur Prozessoptimierung, typischerweise in Bezug auf Durchlaufzeiten, Fehlerraten, Kosten und Outputqualität des Prozesses. Die Prozessoptimierung erfolgt in der Regel auf Basis der Gegenüberstellung von Sollprozess und Zielprozess.

Nachteile/Dont’s in Zusammenhang mit Ablaufdiagrammen

Dient das Ablaufdiagramm vorrangig zur Visualisierung von Arbeitsabläufen, besteht ein typischer Fehler in einer zu hohen Detaillierung. Die Modellierung vieler seltener Unterfälle und Rückwärtsverzweigungen lenkt von den wesentlichen Prozessschritten eher ab als das ein Nutzen hierdurch entsteht. Zu vermeiden ist der Einsatz von Tools und Anwendungen, die durch nicht benötigte Funktionen eine zu hohe Komplexität mit sich bringen. Für viele Anwendungsfälle genügen Office-Programme wie Word oder PowerPoint. Der Aufwand für das Erlernen der spezifischen Software-Funktionalität und die Lizenzkosten sind oft unverhältnismäßig hoch.

Spezielle Software empfiehlt sich insbesondere dann, wenn Prozesse in Bezug auf quantitative Kriterien optimiert werden. Zusätzlich stellen einige Anwendungen spezielle Testfunktionalitäten bereit. Ein Beispiel hierfür ist das Erkennen von Endlosschleifen oder mehrdeutigen Verzweigungen. In jedem Fall empfiehlt es sich, Selbstverständlichkeiten oder Ereignisse mit marginaler Wahrscheinlichkeit nicht abzubilden. So ist z.B. das erneute Übermitteln der Anmeldeinformationen im Falle eines Systemabsturzes selbstverständlich und das Modellieren würde keinen Mehrwert stiften. Bei einer hohen Komplexität des modellierten Prozesses ist es hilfreich, mehrere Hierarchien zu entwickeln. In diesem Fall repräsentieren dann ausgewählte Prozessschritte den gesamten Prozess der nächst tieferen Hierarchieebene.

Abschließende Überlegungen und Varianten

Wenn der Prozess von wenigen, in der Regel zwei bis fünf, Verantwortlichen ausgeübt wird, ist die Einführung separater Spalten für die jeweiligen Verantwortlichen eine gute Option. Diese Darstellungsform empfiehlt sich zudem, wenn die Reduktion der Verantwortlichkeitswechsel des Prozesses einen Optimierungsansatz darstellt. Dieser Ansatz ist mit verschiedenen Arten der Beteiligung der Verantwortlichen kombinierbar. Typische Formen der Beteiligung sind Durchführung, Verantwortung, Information und Beratung.

Ablaufdiagramm – Darstellungsmethode im Projektmanagement

Ein Ablaufdiagramm ist eine Darstellungsmethode im Projektmanagement. Darstellungsmethoden dienen dazu, auf der Basis von vorliegenden Informationen zentrale Aspekte zu visualisieren oder anschaulich in einem quantitativen Format aufzubereiten. Ein typisches Beispiel für eine Darstellungsmethode ist ein Verlaufsdiagramm von Aktienkursen, das deren zeitliche Entwicklung darstellt. Die Grenze zwischen Darstellungs- und Analysemethoden ist fließend, da sich bereits durch eine anschauliche Aufbereitung zentrale Aspekte zu erkennen geben. So zeigt z.B. das zuvor genannte Aktienkursdiagramm bereits auf den ersten Blick einen eventuellen Trend der Kursentwicklung und vermittelt einen Eindruck von Mittelwert sowie Schwankungsbreite (Volatilität). Dieses Glossar unterscheidet zwischen Analyse- und Darstellungsmethoden nach dem Hauptanwendungszweck. Darstellungsmethoden besitzen im Projektmanagement eine starke Bedeutung, um wesentliche Fakten zu kommunizieren. Auch im Projektmanagement sagt ein Bild eben häufig mehr als eintausend Worte. Insbesondere zur Verdeutlichung von Projektscope und -ziel sowie zentraler Projektergebnisse sind Darstellungsmethoden empfehlenswert. Darstellungsmethoden eignen sich gleichermaßen für klassische wie auch für agile Projekte. Damit ist ein Ablaufdiagramm unabhängig vom Paradigma (klassisch vs. agil) einsetzbar. In der Reinform des agilen Projektmanagements entfallen umfangreichere Analysen zu Projektbeginn. Damit wird die Darstellungsmethode Ablaufdiagramm typischerweise zur Beurteilung von Projektergebnissen und bei der Durchführung konkreter Bearbeitungsschritte eingesetzt.

Ein Ablaufdiagramm kommt im Projektmanagement regelmäßig vor. Die Vertrautheit mit dieser Methode ist daher empfehlenswert. Dieses Glossar erklärt noch weitere Darstellungsmethoden im Projektmanagement:

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