Definition Kick-off-Meeting


Ein Kick-off-Meeting (Eröffnungs- oder Auftaktveranstaltung) kennzeichnet den Auftakt eines Projekts, zu dem sich das Projektteam erstmalig mit dem Auftraggeber bzw. dem Kunden trifft. Abhängig von der Organisation und der konkreten Ausgangslage tauscht sich das Projektteam über das Projekt, die Projektkernziele und das Projektvorgehen aus und lernt sich kennen. Gemäß DIN 69901-5 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ findet ein Kick-Off-Meeting im Anschluss an die Projektplanung und vor dem Projektstart statt. Zusätzlich zum Informationsaustausch dient das Kick-off-Meeting – kurz Kick-off – der Motivation der Projektmitarbeiter.

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Kick-off-Meeting – Gremium, Meeting bzw. Meetingformat des Projektmanagements

Ein Kick-off-Meeting ist ein Meetingformat im Projektmanagement. Gremien, Meetings und Workshops sind ein wichtiger Bestandteil von Projekten. In einem Gremium bzw. Meeting werden Themen und Problemstellungen im Rahmen des Projekts besprochen. Ergebnisse bestehen typischerweise in einem Informationsaustausch, Entscheidungen, Lösungen sowie der Festlegung von Aufgaben, Maßnahmen und Endterminen. Nach einem Meeting sollten die Teilnehmer in der Lage sein, bestmögliche ihre vorgesehenen Aufgaben zu erfüllen. In Arbeitsmeeting (Workshops) werden selbst Ergebnisse erarbeitet. Wesentliche Erfolgsfaktoren für Meetings sind ein klares Ziel und eine gute Vorbereitung. Ein gutes Meeting ist häufig dadurch gekennzeichnet, dass die Teilnehmer den Vorteil ihrer Teilnahme erkennen und sich aktiv beteiligen. Ein Kick-off-Meeting wird ausschließlich im klassischen Projektmanagement ausgerichtet.Häufig werden Meetings mit themenspezifischen Zielen ausgerichtet. Ein Beispiel hierfür ist ein Meeting, das über Änderungen (Change Requests) in Bezug auf wesentliche Projekttatbestände entscheidet. Der Projektmanager legt in weitem Maße die durchzuführenden Gremien bzw. Meetings fest und benennt die Teilnehmer. Hierbei sind übergeordnete Vorgaben der projektdurchführenden Organisation zu beachten. So gibt es z.B. bei Projekten mit einem Gesamtbudget von über 1 Mio. € häufig die Pflicht im Vorstand oder einem ausschließlich für Finanzen zuständigen Gremium regelmäßig zu berichten.Der Projektmanager verantwortet Inhalte und Ergebnisse des Projekts sowie die gesamte Projektorganisation.

Ein Kick-off-Meeting wird in ungefähr jedem zweiten Projekt ausgerichtet. Dementsprechend sollte der Einsatz abgewogen werden, da jeder Termin zu Overheadkosten führt. Wenn die zu erwartenden Resultate des Gremiums bzw. Meetings „Kick-off-Meeting“ einen hohen Mehrwert für das jeweilige Projekt darstellen, ist die Ausrichtung empfehlenswert. Dieser Glossar erklärt noch weitere Gremien bzw. Meetingformate. Diese sind:

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Einen Meetingplan erstellen:

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Informationen zum Sprint Planning:

Informationen zum Sprint Retro:

Informationen zum Sprint Review:

Ein Projektorganigramm erstellen:


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