Aufgaben Projektmanager

Welche Aufgaben hat ein Projektmanager?

Um die gewünschte Balance zwischen Ergebnis, Zeit und Kosten herzustellen, muss sich der Projektmanager um diverse Aufgaben kümmern. Anfangs kümmert er sich darum, die Ziele des Projektes zu definieren. Dies geschieht auf Basis der grundsätzlichen Richtungsentscheidungen des Auftraggebers. Das passiert gern auch zusammen mit den anderen Teammitgliedern, die im Idealfall jeweils einen Fachbereich und dessen Anforderungen und Gegebenheiten repräsentieren. Im nachfolgenden Scoping geht es darum, Aufgaben zu definieren und diese gemäß der internen und externen Ressourcen im Team entsprechend zu verteilen. Der Projektmanager übernimmt auch die monetäre Budgetplanung und erstellt einen genauen Kostenplan.

Hier ist Vorsicht geboten, dass die Planungen realistisch bleiben und nachfolgend auch eingehalten werden. Das ist einer der Erfolgsfaktoren. An unrealistischen Planungen können Projekte schnell scheitern. Beispielsweise wenn zu viele Aufgaben auf zu wenige Leute entfallen oder die zeitlichen Anforderungen einzelner Aufgaben falsch eingeschätzt werden. Deshalb muss der Projektmanager bei der Zeitplanung stets auch die Teammitglieder und externen Beteiligten mit heranziehen. Sie können genauer sagen, wie viel Zeit sie für etwas brauchen und ob die vom Projektmanager oder Auftraggeber anvisierte Deadline angesichts der geplanten Aktionen zu schaffen ist. Die Abstimmung mit Feedbacks und Anpassungswünschen erfolgt meist nach einer ersten alleinigen Planung des Projektmanagers. So wird der Vorgang auch Gegenstromverfahren genannt. Dessen Ziel ist im Idealfall ein Konsensergebnis, also ein Ergebnis, das den Vorstellungen und Anforderungen aller Beteiligten entspricht.

Hat das Projekt begonnen, nimmt der Projektmanager unter anderem eine überwachende und steuernde Position ein und erstellt regelmäßig Reports, um insbesondere den Auftraggeber und weitere wichtige Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Dabei steht vor allem die Überwachung des Budgetkonsums sowie ein Soll-/Ist-Abgleich auf dem Aufgabenzettel. Das gilt für interne wie auch externe Projekte. Außerdem kümmert sich der Projektmanager intern wie auch extern um Gremien* zur Entscheidungsfindung bei Zwischenergebnissen und Problemen. Zusätzlich hält der Projektmanager alle zentralen Projektrisiken im Blick und konzipiert Maßnahmen zur Gegensteuerung beziehungsweise schlägt eine Risikoakzeptanz vor. Beide Aufgaben sind Bestandteil des Projektrisikomanagements.

Übrigens gibt es für den Projektmanager auch andere Bezeichnungen. Im klassischen Management nennt man ihn häufig auch „Projektleiter“. In modernen und agilen Ansätzen nennt man ihn je nach Art der Methodik beispielsweise „Cluster Lead“, „Product Owner“ oder „Key Account Manager“.

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Einführung
klassisch vs. agil

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