Warum PMI© und PMBOK©?

Das Projekt Management Institute ist lediglich die Formation. Wirklich ausschlaggebend ist der PMBOK©, also der durch das Institut herausgegebene Projekt Management Body of Knowledge. Er ist der Leitfaden für weltweites Projektmanagement und beschreibt die Rolle und Aufgaben eines Projektmanagers. Außerdem setzt es den Aufbau und die Vorgehensweise zum erfolgreichen Management von Projekten fest. Wie oben schon erwähnt, ist PMI© ein Framework sowohl für klassisches als auch agiles Projektmanagement.

Da allerdings insbesondere im agilen Projektmanagement mit Scrum keine Projektmanager-Rolle und viele spezifische Abläufe existieren, ist anzunehmen, dass der PMI-Standard© vor allem für das klassische Projektmanagement entwickelt wurde. Agile Spezifika werden in keiner Weise definiert. Ein internationaler Standard für (klassisches) Projektmanagement ist wichtig, um ein gemeinschaftlich gültiges Verständnis in dessen Bereich weltweit zu fördern. Genau aus diesem Grund ist es gut, dass das Projekt Management Institut existiert.

Worum geht es beim PMI© und PMBOK© genau?

Im Gegensatz zu Prince2© (einer klassischen Projektmanagement-Methode) ist PMI© keine Methode, sondern ein Standard für die Durchführung und Planung von Projekten. Es gibt aus diesem Grund keine Vorlagen beispielsweise für eine Präsentation im Lenkungsausschuss, einen Übersichtsplan oder ein Organigramm. Die zu diesem Zweck zu verwendenden Vorlagen sind aus einer anderen Quelle zu besorgen oder im Projekt zu erarbeiten.

Im Zentrum des PMI-Standards© steht eine Matrix aus 49 Aktivitäten, die jeweils genau einem von zehn Wissensgebieten zugeordnet sind. Ein Wissensgebiet kann beispielsweise das Zeitmanagement oder Kostenmanagement sein. Horizontal werden die Aktivitäten außerdem einer von fünf Prozessgruppen zugeordnet. Eine Prozessgruppe kann beispielsweise die Ausführung und das Ende einer Phase sein. Beispielhafte Aktivitäten sind die Akquisition des Projektteams oder die Kontrolle der Risiken und der Projektkommunikation.

Geht man in der Matrix noch eine Ebene tiefer, dann verfügt jede Aktivität durchschnittlich über fünf bis zehn Inputs und Tools sowie Techniken und Outputs. Sie sehen, spätestens an dieser Stelle geht es sehr ins Detail und das PMI© würde zu komplex sein, um es mal eben zu einzubinden. Gleichzeitig macht diese Detailtiefe das PMI© und ihren PMBOK© zu einem äußerst mächtigen und wirkungsvollen Instrument. Grundsätzlich sollte bei der Anwendung von PMI© bereits eine breite Projekterfahrung vorhanden sein. Denn die Gefahr, dass Sie zu viele Methoden anwenden und sich dadurch verlieren, ist groß. Darüber hinaus entsteht aus jeder angewendeten Methode Aufwand für das Unternehmen, der sich lohnen muss. Ein Projekt, das alle Details des PMI-Standards© berücksichtigt, würde ein Unternehmen überfrachten. Der entstehende Overhead wäre deutlich zu groß.

Wie sieht die Matrix auf erster Ebene aus?

Sowohl im klassischen als auch im agilen Projektmanagement unterscheidet man zwischen „Standards“ und „Methoden“. Beispielsweise ist der Ansatz des PMI (Project Management Institute) und der dazugehörige PMBOK (Project Management Body of Knowledge) der weltweit bekannteste und detaillierteste methodenübergreifende Standard. Methodenübergreifend bedeutet, dass sich das PMI als Standard beziehungsweise Framework mit einer klassischen Managementmethodik wie Prince2 oder einer agilen Methodik kombinieren lässt.

Das PMI wurde 1969 in den USA gegründet und ist ein heute weltweit tätiger und anerkannter Projektmanagementverband. So wie es für viele andere Bereiche auch entsprechende Verbände gibt. Inzwischen zählt das PMI über 500.000 Mitglieder und 750.000 zertifizierte Partner. Der PMBOK ist „Produkt“ des Verbands uns wesentliche Quelle des Wissens der international standardisierten Vorgehensweisen des PMI im Projektmanagement. Oder einfach ausgedrückt die Grundlage, auf der die Arbeit und die Methoden eines jeden PMI-Projektmanagers weltweit aufbauen. Dargestellt werden sie in einer Matrix aus fünf Prozessgruppen, zehn Wissensgebieten sowie 49 Prozessen. Das klingt zunächst kompliziert und ist auch einigermaßen anspruchsvoll (sonst würde die Thematik nicht im dazugehörigen Buch auf über 500 Seiten erklärt werden), aber die Intention der Matrix wird bereits beim ersten Hinsehen deutlich:

Knowledge Areas Initialing Planning Executing Monitoring and controlling Closing
[1]Integration Management Developing project charter Developing projekt management plan Directing and managing project work Monitoring and controlling project work, performing integrated change control Close project or phase 7
[2]Scope Management Planning scope management, collecting requirements, defining scope, creating WBS Validating scope, controlling scope 6
[3]Shedule Management Planning shedule management, defining activities, sequencing activities, estimating activity durations, developing shedule Controlling shedule 6
[4]Cost Management Planning cost management, estimating costs, determining budget Controlling costs 4
[5]Quality Management Planning quality management Managing quality Controlling quality 3
[6]Resource Management Planning resource management, estimating activity resources Executing aquired resources, developing team, managing team Controlling resources 6
[7]Communications Management Planning communications management Managing communications management Monitoring communi-cations management 3
[8]Risk Management Planning risk management, identifying risks, performing qualitative risk analysis, planning risk responses Implementing risk responses Monitoring risks 7
[9]Procurement Management Planning procurement management Conducting procurements Controlling procurements 3
[10]Stakeholder Management Identifying stakeholders Planning skakeholder engagement Managing stakeholder engagement Monitoring stakeholder engagement 4
Total processes 2 24 10 12 1 49

Wo werden die Inhalte des PMI© und PMBOK© angewendet?

PMI© und PMBOK© sind nicht nur ein weltweit anerkannter und verbreiteter Standard, sondern auch der umfangreichste Standard, den das Projektmanagement kennt. Schließlich umfasst der PMBOK© mehr als 500 Seiten. Aufgrund der hieraus resultierenden Komplexität lassen sich PMI© und PMBOK© ausschließlich im professionellen Projektmanagement anwenden.

Wenn es schnell gehen soll und Ihr Projekt bereits in den Startlöchern steht, eignet sich das PMI© mit seinen komplexen Inhalten nicht. Sie brauchen etwas Zeit, um es in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu etablieren. Es braucht Kollegen mit praktischer Erfahrung im Projektmanagement. Bei einem Projekt, das sofort starten soll, reichen die Ressourcen nicht, um PMI© einzusetzen. Ansonsten können das PMI© und der PMBOK© überall dort eingesetzt werden, wo es ein eher klassisches und weniger agiles Projektmanagement braucht.

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