Lenkungsausschuss

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Definition Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss ist das höchste Entscheidungsgremium des Projekts und begleitet alle Projektphasen. Nach der Initialisierung nimmt er den Projektaufsatz ab. Damit autorisiert er das Projektmanagement, die kalkulierten Mittel und internen Ressourcen zum Erreichen der Projektziele aufzuwenden. Ohne diese Autorisierung darf das Projekt nicht starten. Genauso nimmt der Lenkungsausschuss nach der Ist-Analyse, Konzeption und Umsetzung die erarbeiteten Ergebnisse ab. Er kontrolliert damit einerseits die Ergebnisse an sich, andererseits aber auch einen sauberen Phasenübergang. Je nach Komplexität und Dauer des Projektes sind auch innerhalb einer Projektmanagement-Phase (mehrere) Sitzungen des Lenkungsausschusses sinnvoll. Es ist Best Practice, alle 4 – 8 Wochen einen Lenkungsausschuss durchzuführen. Der Lenkungsausschuss ist im Projektmanagement ein Gremium, dass Entscheidungen über einzelne und auch mehrere Projekte treffen soll und für den Projektleiter berichtende Funktion hat. Die Aufgaben eines Lenkungsausschusses sind in der Praxis sehr verschieden, je nachdem mit welchen Vollmachten und Pflichten dieser ausgestattet wurde. Während in manchen Branchen und Projekten der Lenkungsausschuss eigenständige Entscheidungen trifft, haben andere wiederum nur überwachende und kontrollierende sowie berichtende Funktion.

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In der Praxis können Lenkungsausschüsse verschiedene Funktionen wahrnehmen:

• Einsatz für (strategische) Projekte und Vorhaben im Unternehmen
• Festlegung der strategischen Ausrichtung von Projekten, Projektzielen und des Projektumfangs
• Priorisieren von Projektergebnissen
• Bewertung, Genehmigung bzw. Ablehnung von Projektplänen, Maßnahmen und deren Änderungen unter Einhaltung relevanter Richtlinien, Governance-Vorgaben
• Einflussnahme auf Budgets und Ressourcen (z.B. Personen, Finanzen und Zeit) sowie Schaffung von Konfliktlösungen
• Auswahl der Projektleitung und weiterer Experten zur Projektumsetzung
• Überwachung der Projektplanung und -umsetzung
• Identifizierung, Überwachung und Vermeidung von Projekt- und Geschäftsrisiken: Risikoeinschätzung zu Sachverhalten im Zusammenhang mit den Projekten oder dem gesamten Geschäft treffen
• Überwachen der Qualität eines Projektes und dessen Projektergebnisse

Beispiele für die konkreten Aufgaben eines Lenkungsausschusses geben Verfahren wie PRINCE2, IPMA ICB 4.0 und die Vorgehensweise nach SIX SIGMA. Bei PRINCE2 muss es einen Lenkungsausschuss geben, der im Rahmen der Vorgaben die Gesamtverantwortung und die Gesamtbefugnis für das Projekt innehat. Bei IPMA ICB gehören etwa Vertreter der Anwender und der Lieferanten zum Lenkungsausschuss. Bei SIX SIGMA ist der Lenkungsausschuss, auch Steuerkreis genannt, für die SIX SIGMA-Strategie verantwortlich und fällt die Entscheidungen für passende Projekte.

Die Mitglieder des Lenkungsausschusses setzen die beschlossenen Maßnahmen und Entscheidungen im Standardfall nicht selbst um. Aus diesem Grund sind weitere Führungskräfte, wichtige externe Stakeholder und Experten als Mitglieder in dem Gremium. Die individuelle Zusammensetzung jedes Lenkungsausschusses hängt von der Wichtigkeit und vom Umfang eines Projektes ab. Ein Projektlenkungsausschuss umfasst im Regelfall den Projektmanager und externe Stakeholder von Kundenseite. Bei wenigen Ausschusssitzungen des Lenkungsausschusses wird Gebrauch davon gemacht, Experten hinzuzuziehen, die über ein Spezielles Thema informieren. Ein Lenkungsausschuss kann auch angelehnt an das Organigramm aus Führungskräften, bestimmten Vorstandsmitgliedern und Abteilungsleitern bestehen.

Auch wenn die tatsächliche Zusammensetzung der einzelnen Lenkungsausschüsse variieren kann, sind gewisse Vorgaben und deren Einhaltung geeignet. Zentral ist die Anforderung an den Ausschuss einen Vorsitzenden zu bestimmen. Der Vorsitzende hat die Aufgabe den Lenkungsausschuss zu leiten und sollte von den Mitgliedern des Ausschusses gewählt werden. Er sollte nicht gleichzeitig der Projektleiter sein. Dies erleichtert dem Vorsitzenden des Lenkungsausschusses unabhängig seine Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus sollte der Lenkungsausschuss aus Mitgliedern bestehen, die unterschiedliche Erfahrungen mitbringen bzw. multidisziplinär sind. Diese Mitglieder haben die Aufgabe alle Funktionen, die der Lenkungsausschuss ausfüllen soll, gleichermaßen zu vertreten. Sie schaffen so die Basis für eine konstruktiven Diskussion und eine ausgewogene Entscheidungsfindung. Eine offene Diskussion ist wesentlich, damit jede Stellungnahme eingebracht und bewertet werden kann. Insgesamt soll ein Lenkungsausschuss transparente Ziele verfolgen und für alle seine Ausschusssitzungen eine inhaltlich strukturierte Agenda haben. Nach einer Ausschusssitzung ist von einem Mitglied ein Sitzungsprotokoll zu erstellen, von allen Mitgliedern abzunehmen und zu dokumentieren. Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel für einen Lenkungsausschuss:

Angesichts des Umfangs an Funktionen, aus denen ein Lenkungsausschuss schöpfen kann, ist es ihm möglich, den Unternehmens- und Projektwert deutlich zu steigern. Schöpft der Lenkungsausschuss seine Potenziale aus, indem er Projekte gemäß der Strategie lenkt, das Budgets einhält, die Risiken minimiert und Konflikte abwendet bzw. zeitnah löst, führt dies zur deutlichen Effizienzsteigerung eines Projektes. Dies liegt auch darin begründet, dass der Lenkungsausschuss abseits des Tagesgeschäfts agiert.

Es ist jedoch ein schmaler Grat zwischen erfolgreichen Maßnahmen, die sich wertsteigernd auswirken, und bürokratischen Maßnahmen, die ressourcenintensiv sind und zu erhöhten Kosten führen.

Insbesondere bei Vorlage valider und fundierter Informationen zu einem Projekt, gelingt es dem Lenkungsausschuss korrekte und für das Projekt optimale Entscheidungen zu treffen.

Der größtmögliche Nutzen für das Projekt kann unter Beteiligung eines Lenkungsausschusses gezogen werden, wenn die Informationen zeitgerecht, aussagekräftig und sehr gut verständlich dargestellt sind. Nicht valide oder unverständliche Informationen bergen das Risiko, nicht fundierte, verspätete oder fehlerhafte Entscheidungen zu treffen. Die Bereitstellung gut aufbereiteter Informationen ermöglicht der Projektorganisation eine transparente und korrekte Kommunikation über den Projektstatus gegenüber dem Lenkungsausschuss, um optimale Entscheidungen für das Projekt zu gewährleisten.

Lenkungsausschuss – Gremium, Meeting bzw. Meetingformat des Projektmanagements

Ein Lenkungsausschuss ist ein Meetingformat im Projektmanagement. Gremien, Meetings und Workshops sind ein wichtiger Bestandteil von Projekten. In einem Gremium bzw. Meeting werden Themen und Problemstellungen im Rahmen des Projekts besprochen. Ergebnisse bestehen typischerweise in einem Informationsaustausch, Entscheidungen, Lösungen sowie der Festlegung von Aufgaben, Maßnahmen und Endterminen. Nach einem Meeting sollten die Teilnehmer in der Lage sein, bestmögliche ihre vorgesehenen Aufgaben zu erfüllen. In Arbeitsmeeting (Workshops) werden selbst Ergebnisse erarbeitet. Wesentliche Erfolgsfaktoren für Meetings sind ein klares Ziel und eine gute Vorbereitung. Ein gutes Meeting ist häufig dadurch gekennzeichnet, dass die Teilnehmer den Vorteil ihrer Teilnahme erkennen und sich aktiv beteiligen. Ein Lenkungsausschuss wird ausschließlich im klassischen Projektmanagement ausgerichtet.Häufig werden Meetings mit themenspezifischen Zielen ausgerichtet. Ein Beispiel hierfür ist ein Meeting, das über Änderungen (Change Requests) in Bezug auf wesentliche Projekttatbestände entscheidet. Der Projektmanager legt in weitem Maße die durchzuführenden Gremien bzw. Meetings fest und benennt die Teilnehmer. Hierbei sind übergeordnete Vorgaben der projektdurchführenden Organisation zu beachten. So gibt es z.B. bei Projekten mit einem Gesamtbudget von über 1 Mio. € häufig die Pflicht im Vorstand oder einem ausschließlich für Finanzen zuständigen Gremium regelmäßig zu berichten.Der Projektmanager verantwortet Inhalte und Ergebnisse des Projekts sowie die gesamte Projektorganisation.

Ein Lenkungsausschuss wird häufig ausgerichtet. Nur bei einer klaren Argumentationskette dagegen, sollte auf dieses Gremium bzw. Meeting verzichtet werden. Das Ausrichten des Gremiums- bzw. Meetings „Lenkungsausschuss“ ist in der Regel empfehlenswert. Dieser Glossar erklärt noch weitere Gremien bzw. Meetingformate. Diese sind:

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