Klassisches Projektmanagement

Wie funktioniert klassisches Projektmanagement?

Im klassischen Projektmanagement teilt sich das Projekt in vorab klar definierte Phasen auf. In ihnen erarbeitet das Projektteam die intendierten Ergebnisse. Typische Phasenbeispiele im klassischen Management sind die Ist-Analyse und die Konzeption. Jede Phase hat ein klar definiertes Ende und einen Startpunkt. Für gewöhnlich ergeben die Phasen eine exakte Sequenz, sie können sich aber auch überlappen. Das klassische Projektmanagement kennt zahlreiche Methoden und Frameworks. Allen voran Prince2 und PMI, wobei Sie letzteres auch als Framework für agiles Projektmanagement heranziehen können. Im Folgenden stellen wir Ihnen einen Ansatz vor, der sich wunderbar als Best-Practise-Vorgehen eignet. Er berücksichtigt die allgemein bekannten Ansätze und vermischt diese mit unseren eigenen langjährigen Erfahrungen. Aufgeteilt ist der Ansatz in die Phasen Initialisierung, Ist-Analyse, Konzeption und Umsetzung. Denken Sie noch einmal an das Beispiel von vorhin und übertragen Sie es auf diesen Projektmanagement-Ansatz.

Ein Best-Practise-Ansatz für klassisches Projektmanagement

Initialisierung (Kurzeinblick)

In der ersten Phase der Initialisierung geht es darum, zu klären, welche Ergebnisse im Projekt zu erarbeiten sind. Dafür werden die inhaltlichen Eckpfeiler des Projekts erarbeitet und verbindlich festgelegt. Sie erstellen eine Liste zentraler Projektrisiken und nehmen eine Budgeteinschätzung sowie eine Kalkulation des internen Ressourcenbedarfs vor. Am Ende der Initialisierungsphase haben Sie einen Übersichtsplan aus etwa 50 Akivitäten, den Sie in die nächste Phase mitnehmen. Er nennt sich auch Projektaufsatz. Mit ihm steht die Projektorganisation, die wesentlichen Interessengruppen (Stakeholder) sind bekannt und Sie wissen auch, wann was an wen zu berichten ist. (zum Artikel)

Ist-Analyse (Kurzeinblick)

Die Ist-Analyse ist dazu da, Transparenz über die im Projekt zu transformierenden Sachumfänge zu schaffen. Das heißt, Sie führen eine Art unternehmensinterne Inventur durch. Um die geplanten Ziele zu erreichen, benötigen Sie einigen Input. Darunter fallen insbesondere die relevanten Technologien, Prozesse und Verantwortlichkeiten. Auf manchen Input können Sie bereits zugreifen. Für den Rest planen Sie, wo Sie ihn besorgen oder welche Dritten ihn abdecken. Es geht darum, die notwendige Sachkenntnis zu erarbeiten, um in den Folgephasen passgenaue Maßnahmen abzuleiten. Unwichtiges ist außen vor zu lassen. In der Phase der Ist-Analyse ist Fokus ein entscheidener Erfolgsfaktor. (zum Artikel)

Konzeption (Kurzeinblick)

In der Phase der Konzeption erfolgt das Design der im Projekt umzusetzenden Lösung auf Grundlage der in den vorausgegangenen  Phasen erarbeiteten Ergebnisse. Außerdem erarbeiten Sie eine Umsetzungsplanung für die danach folgende und letzte Phase. (zum Artikel)

Umsetzung (Kurzeinblick)

Bei der Umsetzung wird die konzipierte Lösung entwickelt und in den Betrieb überführt. Durch die fixe und umfangreiche Planung vorab sollte es zu weniger Verzögerungen undunerwünschten Nebenwirkungen kommen. In einem agilen  Projektmanagement würden Sie im Prinzip die Phasen der Konzeption und Umsetzung mehrfach im Kreis durchlaufen. Auch, wenn im agilen Projektmanagement die Begriffe Konzeption und Umsetzung typischerweise nicht zu finden sind. (zum Artikel)

Zeitlicher Ablauf bei einem Projekt (Projektmanagement)

Zwischen den vier Phasen tritt mit dem Lenkungsausschuss immer wieder das höchste Entscheidungsgremium des Projekts auf den Plan. Nach der Initialisierung nimmt er den Projektaufsatz ab. Damit autorisiert er Sie, die kalkulierten Mittel und internen Ressourcen zum Erreichen der Projektziele aufzuwenden. Ohne diese Autorisierung darf das Projekt nicht starten. Genauso nimmt der Lenkungsausschuss nach der Ist-Analyse, Konzeption und Umsetzung die erarbeiteten Ergebnisse ab. Er kontrolliert damit einerseits die Ergebnisse an sich, andererseits aber auch einen sauberen Phasenübergang. Je nach Komplexität und Dauer des Projektes sind auch innerhalb einer Projektmanagement-Phase (mehrere) Sitzungen des Lenkungsausschusses sinnvoll. Es ist Best Practice, alle vier bis acht Wochen einen Lenkungsausschuss durchzuführen.

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