Was hat es mit dem Projektmanagement-Puzzle auf sich?

Das Puzzle beschreibt die vier Aufgabenblöcke des Projektmanagements, an denen aus einer inhaltlichen Perspektive stets gearbeitet wird.

  • Ergebnisse & Risiken: Was kommt heraus und was gefährdet das Projekt?

  • Kosten & Ressourcen: Ist das Vorhaben wirtschaftlich und ist genug Manpower vorhanden?

  • Pläne & Reports: Wie plant man konkret und wie berichtet man?

  • Verantwortliche & Gremien: Wer setzt um und wer entscheidet?

Ergebnisse & Risiken

Ergebnisse und Risiken sind die Leitplanke eines erfolgreichen Projekts und dessen Ausgangspunkt. Sie konkretisieren das Ziel und die zu bearbeitenden Sachumfänge („Scope“, Definition weiter unten). Je Ergebnis werden der monetäre Aufwand und die internen Ressourcen berechnet. Eine klare Festlegung der im Projekt zu erarbeitenden Ergebnisse bringt den Effekt mit sich, dass alle Projektbeteiligten gleiche Zielvorstellungen haben und gemeinsam in eine Richtung lenken. In der Praxis wird diese klare Festlegung jedoch häufig vergessen oder ausgelassen. Obwohl es sich um eine einfache Aufgabe handelt.

Nehmen Sie sich die Zeit und benennen Sie die Kernergebnisse auf einer einzelnen Seite. Das genügt bereits, um ein einheitliches Zielverständnis bei allen Beteiligten hervorzurufen. Und es verhindert, dass Sie nach drei Monaten feststellen, wie unterschiedlich doch die Auffassungen der Projektbeteiligten hinsichtlich der Ergebnisse sind. Eine genaue Definition verhindert außerdem das Auftreten von ungeplanten Herausforderungen.

Kosten & Ressourcen

Bei den Kosten und Ressourcen geht es um die zentrale Frage, ob die Ergebnisse ihre Aufwendungen wert sind. Hier erbringt eine Wirtschaftlichkeitsberechnung den Nachweis der Vorteilhaftigkeit eines Projekts. Ein gutes Projekt hat eine nachvollziehbare Kalkulation. Außerdem sind qualitative Argumente relevant, um die Vorteilhaftigkeit nachzuweisen.

Die Berechnungen der Preisschilder einzelner Ergebnisse werden zum Steuerungsinstrument für die Dimensionierung dieser beziehungsweise zum Argument für deren Wegfall.Im Projektgeschäft tritt häufig der Fehler auf, dass es keine regelmäßige Fortschreibung der Wirtschaftlichkeitsberechnung gibt. Außerdem unterbleibt häufig auch eine Übersetzung der Projektergebnisse in GuV und Bilanz inklusive der Abstimmung mit den hierfür verantwortlichen Organisationseinheiten. Nehmen Sie diese beiden Punkte mit auf Ihre Liste, um das Projekt noch erfolgreicher zu machen. Sie machen es allen Beteiligten leichter. Die Finanzperspektive ist immer eine wichtige.

Pläne & Reports

Klassisches Projektmanagement bringt die Grundregel mit, dass ein Projektleiter – auch Projektmanager genannt – stets den Status wesentlicher Aufgaben verfolgt. Das sind die Aufgaben, die einen wesentlichen Beitrag zu den Projektzielen leisten. Genau die stehen in dem Übersichtsplan des Projektleiters. In diesem Zusammenhang ist häufig der Fehler zu beobachten, dass sich der Projektleiter um wesentlich mehr einen Kopf macht, als er müsste. Er beschäftigt sich mit Problemen, die kein anderer kennt und die eigentlich auch nicht existieren. Das ist wie bei einer gewöhnlichen Versicherung. Jeden Monat summieren sich die Beiträge, nur damit man vorbereitet ist, falls mit eher geringer Wahrscheinlichkeit etwas passiert. Wie im echten Leben, sollte man im Projektmanagement nicht zu viele „Versicherungen“ abschließen.

Auch wenn das klassische Projektmanagement eine Detaillierung erfordert, sollten Sie die Planung in diesem Zusammenhang nicht übertreiben. Ihr Übersichtsplan sollte maximal 50 Zeilen umfassen und sich somit auf das Wesentliche beschränken. Ansonsten beschäftigen Sie sich mehr mit imaginären Angelegenheiten als mit den eigentlichen Aufgaben. Nämlich nicht nur die Aufgaben der Mitarbeiter im Blick zu haben, sondern diese auch zu verteilen und Ergebnisse an die relevanten Personen zu reporten. Projekte mit einer zu hohen Planungstiefe des Projektleiters sieht man immer wieder und sie scheitern.

Verantwortlichkeiten & Gremien

In diesem Bereich geht es um die Beteiligten am Projekt. Genauer gesagt geht es um die Ausführer und Entscheider, um die Mitarbeiter, Teilprojektleiter und Projektleiter. Ein Lenkungsausschuss, Sie haben Ihn bereits kennengelernt, trifft die wesentlichen Entscheidungen und nimmt die Ergebnisse ab. Er setzt sich aus den höchsten Entscheidern des Unternehmens zusammen. Ein Organigramm legt die Verantwortlichkeiten und Kompetenzen einzelner Mitarbeiter fest.

Es wird zu Projektbeginn erstellt und bleibt idealerweise im Projektverlauf konstant. Ergänzend bedarf es noch der Aufstellung aller Interessensgruppen und derer Informationsbedürfnisse. Diese Aufstellung nennt man Stakeholder-Matrix. Außerdem gibt es einen Gremien-Plan, der darstellt, wann welcher Termin mit welcher Beteiligung stattfindet. In diesem Plan sind alle Projektbeteiligten involviert, vom Unternehmensvorstand bis zum Werkstudenten.

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