Übergangsphase mit Kanban-Strukturierung

Wenn Sie die Initialisierungsphase abgeschlossen und einen freigegebenen Projektaufsatz vorliegen haben, schließt sich eine „Übergangsphase“ an. In der Übergangsphase geht es darum, den Kanban-Prozess zu strukturieren und die Arbeit effektiv vorzubereiten. Es gibt einige wesentliche Punkte in der Übergangsphase.

Kanban-Vorbereitung

Durchlaufen Sie den ersten Schritt des oben beschriebenen Kanban-Grundablaufs. Planen Sie das Board und visualisieren Sie es. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Art von Arbeit und welches Detaillierungsniveau die einzelnen Aufgaben auf dem Kanban-Board haben sollen. Sorgen Sie außerdem dafür, dass das Kanban-Board übersichtlich ist. Ein unübersichtliches und nicht intuitiv verständliches Board wird die Arbeit erschweren sowie zu Missverständnissen führen und grobe Fehler begünstigen.

Team-Aufbau

Besondere Aufmerksamkeit ist neben der Kanban-Vorbereitung auf den Team-Aufbau und dessen hierarchischer Organisation zu legen. Entscheiden Sie bewusst, ob Sie Hierarchien einführen und mit Rollentiteln arbeiten  oder nicht. Beides kann, je nach spezifischer Projektsituation, sinnvoll sein. So ist bei Projektteams von mehr als acht Personen eine Hierarchie oder eine Aufteilung in mehrere kleine Gruppen zu empfehlen. Häufig ist auch ein Experte, der die  Einhaltung der Methodik sicherstellt, zu empfehlen. Diese Rolle ist vergleichbar mit der eines Scrum Masters.

Zeitliche Organisation und Meetings

Abschließend ist in der Übergangsphase zu definieren, wann und wo Reviews stattfinden und welche Daten und Teilnehmer zu diesen herangezogen werden. Gewiss kann prinzipiell jeder an den Reviews und auch an anderen Meetings (beispielsweise der täglichen Teamrunde) teilnehmen. Aber es ist sinnvoll, stets ein Kernteam festzulegen, dass für die Umsetzung der Aufgaben verantwortlich ist und immer an den täglichen Meetings teilnimmt. Außerdem ist die typische Dauer für den Durchlauf des Kanban-Prozesses zu definieren. Es gibt hier keine harten Regeln wie etwa bei Scrum, wo jeder Sprint mindestens zwei Wochen dauern muss und höchstens vier Wochen dauern darf. Dennoch sollte es einen grundsätzlichen Zeitrahmen geben, an dem sich alle orientieren

Kick-off-Veranstaltung und Projektstart

Der letzte Schritt, bevor die Aufgaben anfangen, sich durch das Kanban-Board zu bewegen, ist eine einführende Kick-off-Veranstaltung, ebenfalls mit Scrum vergleichbar (man kann diese Veranstaltung auch im klassischen Projektmanagement zum Ende der Konzeptionsphase beziehungsweise im Übergang zur Umsetzungsphase wiederfinden). An dieser hat das gesamte Kanban-Team teilzunehmen. Es werden die grundsätzlichen Ziele und der Rahmen des Projektes vorgestellt, sodass jeder dessen Grundlagen und Ziele kennt. Normalerweise führt der Projektmanager, der auch den Projektaufsatz aufgearbeitet hat, durch dieses Event. Da hier die Perspektiven eines typischen Projektmanagers auf die Perspektiven des Kanban-Teams treffen, ist darauf zu achten, dass alle Daten und Inhalte für jeden verständlich aufbereitet sind.

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