EPK – die ereignisgesteuerte Prozesskette

Unser Leitfaden „Flussdiagramme online erstellen“ hilft dir, deine erste eigene ereignisgesteuerte Prozesskette herzustellen. Schaue mal rein!

Elemente einer EPK

Die EPK wird aus den vier Grundelementen Funktionen, Ereignisse, Konnektoren und Verbindungspfeilen erstellt. Ein Geschäftsprozess wird als Auswahl der jeweils relevanten Elemente sowie deren Anordnung und Verbindung modelliert. Es gib die drei Konnektoren „und“, „oder“ und „exklusives oder“. Die Elemente der EPK sind nachfolgend beschrieben.

Funktion

Eine Funktion beschreibt, was nach einem auslösenden Ergebnis gemacht werden soll. Jede Tätigkeit, die in einem Geschäftsprozess ausgeführt werden soll, ist als Funktion zu modellieren. Eine EPK muss mindestens eine Funktion enthalten. Jede Funktion darf höchstens genau einen Input und zwei Outputs oder einen Output und zwei Inputs haben. Die grafische Darstellung der Funktion einer EPK ist in der Abbildung am Ende dieses Kapitels dargestellt. Ein Beispiel für eine Funktion ist die Prüfung eines Kundenauftrags oder die Erstellung eines Produktfertigungsplans.

Ereignis

Ein Ereignis einer EPK ist ein betriebswirtschaftlich oder informationstechnologisch relevanter Zustand. Das Ereignis ist ein eingetretener Zustand in einem Geschäftsprozess, nach den sich typischerweise weitere Prozessschritte anschließen. Ereignisse sind wichtige Elemente, um Abläufe in Unternehmen und Organisationen zu steuern. Grundsätzlich beginnt und endet jede Prozesskette mit einem Ereignis. Ereignisse und Funktionen treten stets im Wechsel auf, wobei dazwischen ein Konnektor stehen kann. Wie die Funktion, darf das Ereignis maximal nur einen einzigen Input und zwei Outputs oder zwei Inputs und einen Output haben.  Beispiele für ein Ereignis sind „Auftrag wurde abgeschlossen“ oder „Produkte sind versendet“. Die grafische Darstellung von Ereignissen in einer EPK ist ebenfalls der Abbildung am Ende dieses Kapitels zu entnehmen.

Konnektoren, Verbindungspfeile

Der Fluss des Prozesses wird anhand von Verbindungspfeilen und Konnektoren modelliert. Die Ausrichtung der Prozesskette läuft von oben nach unten. Der Verbindungspfeil ist ein gerichteter Pfeil zwischen zwei Elementen. Die Konnektoren sind logische Verknüpfungen zwischen Ereignissen und Funktionen. Es gibt die drei Konnektoren „ODER“, „UND“ und „EXKLUSIV-ODER“. Details zu den Konnektoren werden weiter unten in diesem Artikel im Kapitel „Leitfaden“ erklärt. Die grafische Darstellung der Konnektoren und Verbindungspfeilen in einer EPK ist in der folgenden Abbildung visualisiert. Die Konnektoren „ODER“ und „EXKLUSIV-ODER“ dürfen nicht auf einem Ereignis folgen. Alle Konnektoren können entweder eine Eingangs-, aber dann mehrere Ausgangslinien haben oder eine Ausgangs-, aber dann mehrere Eingangslinien haben.

Die UND-Verknüpfung kann für vier Möglichkeiten benutzt werden. Einerseits kann eine UND-Verknüpfung benutzt werden, wenn eine Funktion zwei Ereignissen folgt oder wenn ein Ereignis zwei Funktionen folgt. Andererseits können zwei Ereignisse einer Funktion oder zwei Funktionen einem Ereignis nachfolgen. Die ODER-Verknüpfung hat drei erlaubte Anwendungen. Eine Funktion kann ausgelöst werden, wenn mindestens eins von mehreren Ereignissen eintritt. Die Verknüpfung kann ebenfalls benutzt werden, wenn eine Funktion zu mehreren Ereignissen führt oder mehrere Funktionen zu einem Ereignis führen. Die EXKLUSIV-ODER-Verknüpfung hat drei ähnliche erlaubte Anwendungen. Eine Funktion kann ausgelöst werden, wenn genau ein von mehreren Ereignissen eintritt. Die Verknüpfung kann ebenfalls benutzt werden, wenn eine Funktion zu genau einem Ereignis von mehreren Ereignissen führt oder genau eine von mehreren Funktionen zu einem Ereignis führen.

Z.B. wird der EXKLUSIV-ODER-Konnektor verwendet, um anzuzeigen, dass die Funktion „Produkt senden“ ausgelöst wird, wenn mindestens eines der beiden Ereignisse  „Das Produkt ist im Bestand“ oder „Das Produkt wurde produziert“ eingetreten ist. In ähnlicher Weise kann der UND-Konnektor benutzt werden, um die Funktion „Produktfertigung“ auszulösen, wenn sowohl die Ereignisse „Rohmaterial ist verfügbar“ und „Produktionsplan ist erstellt“ eingetreten sind.

Die folgende Grafik stellt die UND-Verknüpfung dar:

Die folgende Grafik stellt die ODER-Verknüpfung dar:

Die folgende Grafik stellt die EXKLUSIV-ODER-Verknüpfung dar:

EPK Elemente

Vorlage zur EPK

Downloade hier das Template für deine ereignisgesteuerte Prozesskette:

Vor- und Nachteile der EPK

Vorteile

1. Ein wichtiger Vorteil der EPK ist ihre einfache Lesbarkeit. Wegen der Anschaulichkeit und intuitiven Verständlichkeit der Darstellung können auch Nicht-Experten die Anwendung und Analyse der EPK leicht erlernen.

2. Die EPK stellt einen Quasi-Industriestandard dar. Dementsprechend eignet sie sich sehr gut zur eindeutigen Darstellung von Prozessen, z.B. zur Anforderungsdefinition.

3. Die Abhängigkeit von Ereignissen und Funktionen kann, im Vergleich zu den anderen Methoden zur Darstellung von Geschäftsprozessen, gut dargestellt werden. Durch die Vorschrift, dass nach jeder Funktion ein Ereignis folgt, ist der Status des jeweiligen Prozesses sehr transparent.

4. Aufgrund der geringen Anzahl von Symbolen und Regeln ist der Aufwand zur Erstellung von EPKs gering.

Nachteile

1. Die Pflicht zur Modellierung eines Ereignisses nach jeder Funktion wirkt bei einigen Prozessen als unnötige Doppelung. So ist z.B. der Mehrwert des Ereignisses „Produkt versendet“ nach der Funktion „Produkt versenden“ gering. Diese Doppelung wirkt umso stärker, wenn es wenige Verzweigungen und logische Konnektoren in der jeweiligen EPK gibt.

2. Kontrolltätigkeiten und kreativen Aktivitäten lassen sich tendenziell nicht gut mit einer EPK modellieren.

3. Im Vergleich zu der erweiterten ereignisgesteuerten Prozesskette werden weitere wichtige Informationen, wie z.B. der jeweilige Akteur der Aktivität, nicht dargestellt.

4. Weitere wesentliche Aspekte von Geschäftsprozessen, wie z.B. Durchführungsdauern und Wartezeiten, werden nicht erklärt.

Wenn du dich eingehender mit den Vor- und Nachteilen von EPKs beschäftigen möchtest, findest du hier weitere Informationen und einen morphologischen Kasten, der EPKs mit Flussdiagrammen und weiteren Prozessnotationen vergleicht.

Leitfaden zur Erstellung einer EPK

Mit dem folgenden Leitfaden kannst du deine ereignisgesteuerte Prozesskette einfach erstellen. Folge dazu den angegebenen Schritten. Zusätzlich wird jeder Schritt anhand eines Beispiels erläutert.

1. Das genaue Problem wird zuerst identifiziert. Welcher Prozess soll modelliert werden?

In diesem Beispiel gehen wir von der Anmeldung an einem IT-System aus.

2. Im nächsten Schritt erstellst du eine vollständige Liste aller möglichen Funktionen und Ereignisse

Hier wird noch keine Reihenfolge von Funktionen und Ereignissen geplant.

3. Im nächsten Schritt legst du Anfang und Ende deines Prozesses fest.

Wie vorher erklärt, müssen der Anfang und das Ende ein Ereignis sein.

4. Lege die Reihenfolge der Ereignisse und Funktionen fest

5. Du legst fest, welche Konnektoren einzufügen sind

Zusätzlich entscheidest du dich für die Position der jeweiligen Konnektoren. Das Ergebnis besteht in der vollständigen Abfolge von Ereignissen, Funktionen und Konnektoren.

6. Entscheide dich für ein Tool, mit dem du deine EPK modellierst

Möglichkeiten sind z.B. Microsoft PowerPoint oder Lucidchart.

7. Erstelle alle Symbole für die benötigten Ereignisse, Funktionen und Konnektoren

8. Ordne alle Elemente zu deiner ereignisgesteuerten Prozesskette

EPK – Software und Tools

Im ersten Schritt ist zu empfehlen, EPKs mit den bereits vorhandenen Programmen zu erstellen. Dies sind für die meisten Anwender PowerPoint und Word. Beide Anwendungen bringen diverse Funktionen für die Erstellung von EPKs mit. Neben proprietären Elementen in Form von SmartArts werden die Symbole zur Verfügung gestellt.

Nutzern, die umfangreichere oder mehrere EPKs erstellen, ist eine spezielle Software zu empfehlen. Hier stehen alle Elemente direkt neben dem Arbeitsbereich zur Verfügung. Der Arbeitsbereich lässt sich je nach Aufgabenstellung horizontal oder vertikal erweitern. Es gibt diverse Hilfen, um die verwendete Prozessnotation konsistent umzusetzen. Eine gute Möglichkeit ist die Software IQProcess, die es kostenfrei und ohne Barriere auf dieser Webseite gibt.

EPK – Tests und Testverfahren

Es gibt verschiedene Fehlermuster, die in der Entwicklung einer ereignisgesteuerten Prozesskette zu erkennen sind. Diese Fehlermuster sowie das Vorgehen zu deren Erkennung werden nachfolgend im Detail erklärt und anhand einer Grafik dargestellt.

1. Die mit einem logischen Konnektor verknüpften Ereignisse sind gleich. Gleiche Argumente in einem Konnektor werden als Fehler gemeldet.

2. Ein ähnliches Fehlermuster kann auftreten, wenn gleiche Ereignisse auf einen Konnektor folgen.

3. Wenn zwei Ereignisse im Widerspruch zueinander stehen bzw. sich gegenseitig ausschließen, ist es nicht möglich, sie zu einem „UND“ oder „ODER“-Operator verbunden zu werden. Es wird als ein logischer Fehler gezeigt, weil die beiden genannten Konnektoren zwei widersprechendenden Ereignisse enthalten oder dies zumindest können. Bei widersprechenden Ereignissen ist ein „EXKLUSIV-ODER“-Konnektor die einzige Möglichkeit. Alternativ können die Ereignisse geändert werden.

4. Analog zu dem unter 3. genannten Fehlermuster ist die Nachfolge von sich ausschließenden Ereignissen nach einen „UND“- oder „ODER“-Operator nicht möglich.

5. Mit einem EXKLUSIV-ODER-Konnektor können nur sich gegenseitig ausschließende Ereignisse verbunden werden. Dies ist häufig bei einer Vielzahl von Ereignissen zumindest unklar. Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel, in dem drei Ereignisse einem EXKLUSIV-ODER-Konnektor vorausgehen:

6. Der gleiche logische Fehler tritt auf, wenn sich überschneidende Ereignisse auf EXKLUSIV-ODER folgen:

7. Ein weiterer Fehler tritt auf, wenn nicht alle möglichen Ereignisse modelliert sind. In diesem Fall ist der weitere Verlauf des Prozesses zumindest teilweise nicht definiert. Z.B. fehlt bei den beiden Ereignissen x > y und x < y das Ereignis x = y.

8. Nach einer Entscheidungsfrage-Funktion („ja“ oder „nein“) ist inhaltlich ein EXKLUSIV-ODER notwendig, aber gemäß der eEPK-Regeln sind UND- oder ODER-Konnektoren grammatikalisch zulässig.

9. Neben den formalen Tests ist eine genaue fachlichen Kontrolle sinnvoll. Stelle dir Fragen, wie: Folgt immer Schritt B nach A? Beschreibt mein Prozess den unter 1. beschriebenen Use Case vollständig? Gibt es weitere Fallunterscheidungen? Ist die Prozessdarstellung für außenstehende Dritte verständlich? Gibt es keine Endlosschleifen in meinem Prozess? Führt mein Prozess immer zu einem Ereignis, der ihn wie vorgesehen beendet. Wenn du die Fragen mit Ja beantwortest, bist du fertig.

Beispiel einer EPK – Von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung

Als Beispiel für eine EPK stellen wir hier den Prozess von der Bestellung durch den Kunden, über die Produktion und Versand, bis zur Erstellung der Rechnung durch das verkaufende Unternehmen.

Nachdem der Kunde seinen Auftrag dem verkaufenden Unternehmen übermittelt hat, wird dieser analysiert. Ergebnis dieser Analyse ist die Entscheidung, ob der Auftrag angenommen oder abgelehnt wird. Wenn der Auftrag abgelehnt wird, endet der Prozess. Wenn er angenommen wird, wird die Funktion der Lagerbestandsprüfung ausgelöst. Nach der Prüfung wird erkannt, ob die Produkte im Lager sind oder nicht. Für den Fall, dass die Produkte nicht vorrätig sind, werden zwei Funktionen parallel angestoßen: Es wird das benötigte Rohmaterial eingekauft und der Produktionsplan erstellt. Hiermit werden die Ereignisse „das Rohmaterial ist verfügbar“ und „der Produktionsplan ist erstellt“ herbeigefügt. Wenn die beide Ereignissen eingetroffen sind, wird die Funktion der Produktfertigung ausgelöst. Sie endet mit dem Vorliegen des Produkts, das durch das Ereignis „Produkte wurden gefertigt“ beschrieben wird. Anschließend werden die Produkte verschickt, was zu dem Ereignis „Produkte verschickt“ führt. In der weiteren Reihenfolge erfolgt die Rechnungsstellung durch die Funktion „Rechnung versenden“.

Verwandte Modellierungstechniken zur EPK

Die ereignisgesteuerte Prozesskette wird zur Darstellung von Geschäftsprozessen verwendet. Hier werden weitere geläufige Modellierungssprachen genannt und gegenüber der EPK abgegrenzt.

eEPK

Diese Modellierungstechnik stellt eine Weiterentwicklung der EPK dar. Die erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette (eEPK) verfügt über zwei weitere Symbole. Diese sind Organisationseinheit und Informationsobjekt. Hierdurch können deutlich mehr Informationen zu dem jeweiligen Prozess modelliert werden. Z.B. kann exakt aufgezeigt werden, wer der Verantwortlicher für einen jeweiligen Prozessschritt ist oder welche Informationen für die Ausführung einer Funktion gebraucht werden. Typische Anwendungsfälle sind die Modellierung von Datenflüssen, Organisationseinheiten oder Anwendungssystemen.

Flussdiagramm

Das Flussdiagramm ist eine Notation zur Prozessmodellierung, die einen hohen Freiheitsgrad besitzt. Strikte Regeln, wie z.B. ein stetiger Wechsel zwischen Ereignissen und Funktionen, fehlen. Genauso gibt es keine expliziten Vorgaben für Konnektoren und deren Verwendung. Es stehen eine Vielzahl von Symbolen zur Verfügung, die einen Einsatz von Flussdiagrammen für heterogene Anwendungsfälle ermöglichen. Typische Elemente sind Teilnehmer, Konnektoren, Aktivitäten (ähnlich der Funktion einer eEPK), Eingabe und Ausgabe. Das Flussdiagramm berücksichtigt ebenfalls Verantwortliche. Details kannst du in unserem Artikel zum Flussdiagramm nachlesen.

BPMN

BPMN ist eine grafische Spezifikationssprache zur Darstellung der Geschäftsprozessen. Die BPMN-Modellierungstechnik verwendet die Elemente Ereignis, Funktion, Gateway, Konnektoren, Swimlanes und Artefakts (z.B. Datenobjekte). Diese Methode zielt darauf ab, komplexe Prozessketten zu vereinfachen. Durch die Separation der Verantwortlichkeiten in Swimlanes kommt es zu einer übersichtlicheren Darstellung der Verantwortlichkeiten. Andererseits besteht die Anforderung, dass die Anzahl der Verantwortlichkeiten begrenzt ist, da ansonsten keine übersichtliche Darstellung möglich ist.

EPK – Darstellungsmethode im Projektmanagement

Ein ereignisgesteuerte Prozesskette ist eine Darstellungsmethode im Projektmanagement. Darstellungsmethoden dienen dazu, auf der Basis von vorliegenden Informationen zentrale Aspekte zu visualisieren oder anschaulich in einem quantitativen Format aufzubereiten. Ein typisches Beispiel für eine Darstellungsmethode ist ein Verlaufsdiagramm von Aktienkursen, das deren zeitliche Entwicklung darstellt. Die Grenze zwischen Darstellungs- und Analysemethoden ist fließend, da sich bereits durch eine anschauliche Aufbereitung zentrale Aspekte zu erkennen geben. So zeigt z.B. das zuvor genannte Aktienkursdiagramm bereits auf den ersten Blick einen eventuellen Trend der Kursentwicklung und vermittelt einen Eindruck von Mittelwert sowie Schwankungsbreite (Volatilität). Dieses Glossar unterscheidet zwischen Analyse- und Darstellungsmethoden nach dem Hauptanwendungszweck. Darstellungsmethoden besitzen im Projektmanagement eine starke Bedeutung, um wesentliche Fakten zu kommunizieren. Auch im Projektmanagement sagt ein Bild eben häufig mehr als eintausend Wörter. Insbesondere zur Verdeutlichung von Projektscope und -ziel sowie zentraler Projektergebnisse sind Darstellungsmethoden empfehlenswert. Darstellungsmethoden eignen sich gleichermaßen für klassische wie auch für agile Projekte. Damit ist eine ereignisgesteuerte Prozesskette unabhängig vom Paradigma (klassisch vs. agil) einsetzbar. In der Reinform des agilen Projektmanagements entfallen umfangreichere Analysen zu Projektbeginn. Damit wird die Darstellungsmethode ereignisgesteuerte Prozesskette typischerweise zur Beurteilung von Projektergebnissen und bei der Durchführung konkreter Bearbeitungsschritte eingesetzt.

Du brauchst weitere Erklärungen und ein vollwertiges Tool für deine Arbeit mit EPKs? Dann schaue mal hier vorbei: Flussdiagramme online erstellen.

Wikipedia-Artikel zur EPK

Hier geht’s zum Artikel EPK im Wikipedia.

FAQ zur EPK