Bieterkonferenzen

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Definition Bieterkonferenzen

Ein Auftraggeber kann mit potenziellen Auftragnehmern Bieterkonferenzen durchführen. Hier werden wichtige Aspekte geklärt und in schriftlicher Form festgehalten.

Es kann auch zu Änderungen des Anforderungskatalogs kommen. Die Bieterkonferenz ermöglicht es dem potenziellen Auftragnehmer, ein Angebot zu erstellen. Häufig werden auch die Begriffe Auftragnehmerkonferenzen, Lieferantentreffen oder Vorkonferenzen synonym verwendet.

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Bieterkonferenzen – Gremium, Meeting bzw. Meetingformat des Projektmanagements

Die Bieterkonferenzen sind ein Meetingformat im Projektmanagement. Gremien, Meetings und Workshops sind ein wichtiger Bestandteil von Projekten. In einem Gremium bzw. Meeting werden Themen und Problemstellungen im Rahmen des Projekts besprochen. Ergebnisse bestehen typischerweise in einem Informationsaustausch, Entscheidungen, Lösungen sowie der Festlegung von Aufgaben, Maßnahmen und Endterminen. Nach einem Meeting sollten die Teilnehmer in der Lage sein, bestmögliche ihre vorgesehenen Aufgaben zu erfüllen. In Arbeitsmeeting (Workshops) werden selbst Ergebnisse erarbeitet. Wesentliche Erfolgsfaktoren für Meetings sind ein klares Ziel und eine gute Vorbereitung. Ein gutes Meeting ist häufig dadurch gekennzeichnet, dass die Teilnehmer den Vorteil ihrer Teilnahme erkennen und sich aktiv beteiligen. Die Bieterkonferenzen werden im agilen und klassischen Projektmanagement ausgerichtet. Es gibt wenige Gremien bzw. Meetings, die sowohl in klassisch gesteuerten als auch nach dem agilen Paradigma durchgeführten Projekten stattfinden. Typische Beispiele für derartige „Hybridmeetings“ sind eine Eröffnungs- oder eine Abschlussveranstaltung. Die Anzahl der Meetings in der agilen Welt ist deutlich geringer. Die wesentlichen sind Daily, Planning, Review und Retro. Im klassischen Paradigma gibt es deutlich mehr Meetings. Häufig werden Meetings mit themenspezifischen Zielen ausgerichtet. Ein Beispiel hierfür ist ein Meeting, das über Änderungen (Change Requests) in Bezug auf wesentliche Projekttatbestände entscheidet. Derzeit werden agile Vorgehensweisen, insbesondere in der Software-Entwicklung bei vielen Unternehmen vorrangig ausgewählt. Sie bieten gegenüber dem klassischen Projektmanagement Vorteile hinsichtlich der höheren Flexibilität. Das klassischen Vorgehen hat jedoch nach wie vor seine Berechtigung. Insbesondere bei Projekten mit einer klaren Vorstellung des zu erarbeitenden Ergebnisses zu Projektbeginn ist es zu empfehlen.

Die Bieterkonferenzen werden selten ausgerichtet. Es handelt sich hierbei um ein spezielles Meetingformat, das für die meisten Projekte nicht notwendig und dementsprechend auch nicht zu empfehlen ist. Dieser Glossar erklärt noch weitere Gremien bzw. Meetingformate. Diese sind:

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