Bedarfsanalyse

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Definition Bedarfsanalyse

Die Bedarfsanalyse wird im klassischen und agilen Projektmanagement angewendet

Die Bedarfsanalyse wird sowohl bei den konventionellen als auch bei den agilen Projektmanagementmethoden eingesetzt. Hierunter ist nichts anderes gemeint, als dass zum Zeitpunkt der Projektplanung alles zur Projektdurchführung Notwendige definiert wird. Also welcher Zeitrahmen ist notwendig, die Höhe der finanziellen Mittel, die personellen Ressourcen. Wird der Bedarf des Projektes exakt definiert und dokumentiert, ergibt sich gleichzeitig ein Rahmen des Ressourcenverbrauchs für die Projektdurchführung. Damit ist zu jedem Zeitpunkt der Projektabwicklung kontrollierbar, ob die Arbeiten am Projekt im Plan liegen oder ob hier Abweichungen zu erkennen sind. Je exakter die Bedarfsanalyse durchgeführt wird, desto besser ist die Planung und hinterher auch die Kontrolle der einzelnen Abschnitte bzw. Teilabschnitte durchzuführen. Eine exakte Bedarfsanalyse ist ein wichtiger Schritt bei einer guten Projektplanung bzw. Projektvorbereitung. Beispiele für Bedarfsanalysen findet man am häufigsten im Zusammenhang mit Verkaufsgesprächen. Es gilt der Rat, den Kunden reden zu lassen, um herauszufinden, was er braucht. Dabei verwendet man offene Fragen, die nicht einfach mit Ja oder Nein zu beantworten sind. Im Projektgeschehen wird die konkrete Bedarfssituation beim Auftraggeber analysiert, die vom Projektergebnis Betroffenen nach ihren Erwartungen und Bedürfnissen gefragt, um sicherzustellen, dass die Akzeptanz am Ende hoch ist und man nicht am tatsächlichen Bedarf vorbei entwickelt hat.

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Im Regelfall führt eine systematische Bedarfsanalyse, die mehrstufig durchgeführt und mit einem konkreten Kunden bzw. Auftraggeber durchlaufen wird, zum Erfolg. Aus dieser Projekterfahrung wird annäherungsweise ein „Prototyp“ als Leistungsangebot für zukünftige Projekte entwickelt, der im Nachgang bei diesem Kunden eingeführt und für weitere Projekte angepasst werden kann. Grundsätzlich wird bei einem neuem Projekt – mit einem neuen Produkt – die Informationssammlung bzw. die Bedarfsanalyse mit zwei Schwerpunkten betrieben:

• Umfeldanalyse: Die Rahmenparameter und Marktgegebenheiten werden mit Perspektive auf die eigene Produktidee umfassend geprüft.
• Bedarfsanalyse beim Kunden: Der Bedarf eines konkreten Auftraggebers wird analysiert, um darauf aufbauend ein passendes Leistungsangebot zu entwickeln. Durch gezielte Analysen und selektive Gespräche mit potenziellen Auftraggebern, z.B. einer Branche oder einer homogenen Kundengruppe, entsteht häufig eine erste Idee für eine Leistung, die einer bestimmten Klientel angeboten werden könnte. Die zielkonforme Analyse kann rechtliche, wirtschaftliche, branchenspezifische und politische Informationen und Rahmenbedingungen zum Inhalt haben. Oftmals erfolgt eine Kombination aus eigenen Analysen und der Einbezug von Spezialisten mit Branchenerfahrung. Typische Schritte sind dabei Gespräche mit Kammern und Verbänden, die Teilnahme an Branchentreffen und Schulungsveranstaltungen, die Kontaktaufnahme zu potenziellen Auftraggebern bzw. Kooperationspartnern, die Auswertung von Sekundärdaten valider Quellen (z.B. Internet) und einschlägiger Publikationen sowie in bestimmten Fällen die eigene Erhebung von Daten wie z. B. schriftliche oder mündliche Befragungen eines angestrebten Kundensegments. Nachdem im Rahmen der allgemeinen Umfeldanalyse potenzielle Auftraggeber ausgemacht wurden, wird bei und mit diesem Kunden zusammen der vorhandene Bedarf an Leistungen erhoben und genau festgelegt. Infolgedessen kann mit der Entwicklung eines konkreten, passgenauen Leistungsangebots gestartet werden. Dieser Schritt ist wesentlich für den Erfolg eines Leistungsangebots. Identifiziert man einen Bedarf für einen Kunden, ist es wesentlich das der potenzielle Kunde den Bedarf auch für sich erkannt hat und diese Einschätzung teilt. Um die abweichende Sichtweise der Projektleitung und eines Kunden abzuwenden, ist es vorteilhaft von Beginn hohe Priorität auf die systematische und umfassende Analyse des Bedarfs zu legen.

Die Bedarfsanalyse und Angebotsentwicklung lassen sich aus Sicht der Projektleitung in vier Phasen unterteilen

In der ersten Phase wird aus der Bedarfshypothese ein grobes Leistungsangebot abgeleitet. Meist ergeben sich aus der Teilphase, der Umfeldanalyse, bestimmte Annahmen hinsichtlich der benötigten Leistungen eines potenziellen Auftraggebers. Bedarfshypothesen haben zum Ziel, vorab aus dem möglichen Projektleistungsangebot eine erste grobe Produktidee abzuleiten, mit dem erste Kunden angesprochen werden. Mit der zweiten Phase und der Aufnahme erster für das Angebot gegebenenfalls geeigneter Kundenkontakte, lassen sich die Bedarfshypothesen eines Leistungsangebots der Projektleitung überprüfen und konkretisieren.

Nach der Phase ist es seitens der Projektleitung notwendig, eine Systematik für eine detailliertere Bedarfsanalyse zu entwickeln. Der Projektleitung sollte es bewusst sein, dass bei den potenziellen Kunden allein durch ihre Unternehmensgröße, differenten Umsätze und ggf. Endkunden ein unterschiedliches Verständnis von einem Projektergebnis bzw. von einem Produkt vorliegen kann. Häufig führt dieser Umstand dazu, dass nach einem Fachgespräch mit den Entscheidern und Führungskräften eines Unternehmens oder eines potenziellen Neukunden der Bedarf nicht passgenau analysiert wurde. Im Ergebnis ist es wichtig, die notwendigen Informationen aktiv mit dem Kunden zu erarbeiten und hieraus den konkreten Bedarf gemeinsam zu bestimmen.

Die dritte Phase wird mit systematischer Bedarfsanalyse mit dem Kunden gemeinsam beschrieben. Diese Phase mit dem Ziel der Generierung relevanter Informationen, sollte zudem als Veranschaulichung der eigenen Kompetenz gegenüber dem potenziellen Kunden genutzt werden. Im Ergebnis kann dies als erste Leistung aus dem Projekt heraus gewertet werden. Um den Aufwand abzurechnen, kann je nach Aufwandshöhe für diese Leistung aus dem Projekt dem Kunden ein Entgelt berechnet werden. Insbesondere dann, falls nach Bedarfsanalyse und Angebotsentwicklung keine weitere Leistung aus dem Projekt von diesem Kunden mehr bezogen wird und das Projekt vorzeitig beendet wird. Die systematische Bedarfsanalyse kann einen oder auch mehrere Tage beim Kunden in Anspruch nehmen. Sie einer strukturierten Planung und Vorbereitung unterliegen.

Dabei sollte insbesondere Folgendes beachtet werden:

• Der Informationsstatus aus den vorherigen Analysen und Gesprächen wurde als valide und ausreichend eingestuft.
• Die Methoden zur Datenerhebung wurden nach ihrer Eignung ausgewählt und auf ihre Anwendbarkeit anhand des konkreten Einzelfalls kontrolliert.
• Der Einfluss äußerer und innerer Faktoren auf die Bedarfsanalyse im konkreten Einzelfall wurde überprüft.

Der ganze Prozess bildet einen Soll-Ist-Vergleich. Im Fokus steht der Kunde. Im Einvernehmen des Kunden werden Ergebnisse daher gemeinsam mit ihm erarbeitet. Um die Ergebnisse systematisch festzuhalten, zu konsolidieren und logisch darzustellen, können verschiedene Methoden herangezogen werden.

Identifizierung der Geschäftsfelder, Kernaufgaben und Kompetenzen von Kunden

Der Ablauf startet mit der Aufspaltung der Unternehmensbereiche in Geschäftsfelder, Kernaufgaben und Kompetenzfelder, in denen die Projektumsetzung erfolgen soll. Diese werden konkret dargestellt und deren relevante Funktionen beschrieben. Die Projektleitung kann davon ausgehen, dass sehr unterschiedliche Bedarfsvorstellungen in Bezug auf gewisse Notwendigkeiten von Bedarfen zwischen ihm und dem Kunden bestehen können. Dieser Prozess wird mit der ersten Führungsebene und unter Einbezug der tatsächlichen, späteren Anwender durchlaufen. Geeignete Methoden hierfür sind Interviews bzw. Workshops mit den Führungskräften sowie Befragungen der Anwender. Die Befragungen können mündlich und schriftlich erfolgen. Je nach Diversität können verschiedene Geschäfts- und Fachbereiche als Anwender in Betracht gezogen werden.

Hierbei lassen sich theoretische Kenntnisse und praktische Kompetenzen der Fachbereiche bzw. Anwender aufnehmen. Darüber hinaus gilt es, den Ist-Zustand in den vorher definierten Geschäftsfeldern, Kernaufgaben bzw. den relevanten Kompetenzfeldern zu erheben. Auf dem Weg der Bedarfserhebung kann es aufgrund verschiedener Umstände zu inkonsistenten Ergebnissen kommen. Beispielsweise kann die Selbsteinschätzung der Leistungsbezieher bzw. Anwender eines Projektergebnisses ein kritischer Punkt sein. Somit kann sich herausstellen, dass ein solides Abfragen im Vorfeld eines Projektes nicht ausreicht. In diesen Fällen sollten weitere Analysemethoden wie z. B. die Analyse des Arbeitsablaufs zur Anwendung kommen.

Nach der Ist-Aufnahme wird im Nachgang das Soll festgelegt. Bei der Auswahl der Methoden, die zur systematischen Bedarfsermittlung angewendet werden, sind stets die genauen Umstände zu berücksichtigen. Gruppendiskussionen, insbesondere bei Gruppen unterschiedlicher Hierarchiestufen (z. B. Führungskraft und Mitarbeiter), können je nach Unternehmenskultur im Ergebnis nicht zielführend sein. Mit der Bedarfsanalysematrix kann ein Analysemethode genutzt werden, bei dem die unterschiedlichen Phasen und Schritte geordnet festgehalten werden können. Dabei stellt die Aufteilung in Kernaufgaben, Geschäfts- und Fachbereiche auf der einen Seite sowie die Soll-Projektergebnisse und Ist-Projektergebnisse auf der anderen Seite die grundlegende Struktur dar. Weiterhin kann mit der Erfassung der relevanten Bedarfsinformationen zur Darstellung der Leistungen aus dem Projekt für Führungskräfte und Anwender fortgefahren werden. Es können je nach Situation verschiedene Anwendergruppen unterschieden werden. Unterschieden werden, zum Beispiel Führungskräfte und sonstige Arbeiter, die unterschiedliche Bedarfe und somit Projektergebnisse haben bzw. beabsichtigen. Schließlich muss ein jeweiliges Anforderungsprofil für die Anwendergruppen festgelegt werden. Die Bewertung lässt sich anhand einer Skala mit drei Abstufungen vornehmen, die auch detaillierter sein kann. Abschließend ist zu sagen, dass eine gründliche Phase der Bedarfsanalyse im Projektmanagement dringend zu empfehlen ist.

Beispiel einer Bedarfsanalyse

Schritt 1. Projektleistungen

Schritt 2. Liste der Projektaufgaben

Listen Sie alle zu erledigenden Projektaufgaben auf, basierend auf den im vorherigen Abschnitt aufgeführten Leistungen. Geben Sie keine Stichpunkte an. Fügen Sie nach Bedarf weitere Erklärungen hinzu. Der Projektstrukturplan kann an die Leistungsbeschreibung angefügt werden.

Schritt 3. Nicht enthalten gemäß der Projektziele

Schritt 4. Projektannahmen

Schritt 5. Rahmen und Limitierungen für das Projekt

Schritt 6. Aufwandsschätzungen

Schritt 7. Zielgruppe/Stakeholder und ihre Bedarfe

Bedarfsanalyse – Analysemethode im Projektmanagement

Eine Bedarfsanalyse ist eine Analysemethode im Projektmanagement. Analysemethoden leiten aus bereits vorhandenen Informationen weiterführende Erkenntnisse, z.B. in Form von Zusammenhängen, Konzentrationen und Ursachen, ab. Analysemethoden kommen typischerweise in einer frühen Phase des Projektmanagements zum Einsatz, wenn naturgemäß noch zu wenige Kenntnisse über die zu erarbeitenden Ergebnisse und zu transformierenden Sachumfänge bestehen. Ein konkretes Beispiel für eine Analyse in einem IT-Projekt ist die Erstellung eines Häufigkeitsdiagramms von im Unternehmen eingesetzter Software. Im späteren Verlauf von Projekten dienen Analysemethoden häufig dazu, die Eigenschaften und Qualitäten von erarbeitenden Ergebnissen zu bestimmen. Auf dieser Grundlage wird dann über Akzeptanz oder Anpassungsbedarf entschieden. Ein Beispiel für eine derartige Analyse ist die Untersuchung der Betriebsstabilität eines neu entwickelten sozialen Netzwerks. Analysemethoden eignen sich gleichermaßen für klassische wie auch für agile Projekte. Damit ist eine Bedarfsanalyse unabhängig vom Paradigma (klassisch vs. agil) einsetzbar. In der Reinform des agilen Projektmanagements entfallen umfangreichere Analysen zu Projektbeginn. Damit wird die Analysemethode Bedarfsanalyse typischerweise zur Beurteilung von Projektergebnissen und bei der Durchführung konkreter Bearbeitungsschritte eingesetzt.

Eine Bedarfsanalyse kommt im Projektmanagement oft zur Anwendung. Jeder, der sich intensiver mit Projekten beschäftigt, sollte diese Analysemethode kennen. Dieses Glossar erklärt noch weitere Analysemethoden im Projektmanagement:

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